Gestión de impuestos para autónomos: es posible sin estrés

La ruta fiscal de las empresas frente a los impuestos

Las sociedades mercantiles, independientemente de su tamaño, tienen obligaciones fiscales más complejas que los autónomos. Además de declarar IVA y retenciones, deben tributar por beneficios a través del Impuesto de Sociedades. Según el Ministerio de Hacienda, en España existen más de 1,3 millones de sociedades activas, y todas ellas están obligadas a presentar modelos periódicos que requieren un control exhaustivo de ingresos, gastos y balances. No cumplir con estos plazos no solo genera sanciones económicas, sino también riesgos reputacionales y de gestión.

Qué impuestos deben presentar las sociedades

Una empresa debe enfrentarse a varias declaraciones periódicas y anuales:

• Impuesto de Sociedades (Modelo 200):
  Declaración anual que grava los beneficios de la sociedad. Se presenta generalmente en julio respecto al ejercicio anterior.
• IVA (Modelos 303 y 390):
  • Modelo 303: declaración trimestral del IVA, igual que en los autónomos.
  • Modelo 390: resumen anual de todas las operaciones sujetas a IVA.
• Retenciones de IRPF a empleados y profesionales (Modelos 111 y 190):
  • Modelo 111: retenciones trimestrales practicadas a trabajadores y profesionales externos.
  • Modelo 190: resumen anual de dichas retenciones.
• Retenciones por alquileres (Modelos 115 y 180):
  • Modelo 115: declaración trimestral de las retenciones aplicadas en arrendamientos de locales u oficinas.
  • Modelo 180: resumen anual de dichas retenciones.

En función de su actividad, las sociedades también pueden tener que presentar otros modelos (como el 349, de operaciones intracomunitarias), pero los anteriores son los más comunes.

Fechas clave del calendario fiscal para empresas

El calendario fiscal de una sociedad marca el ritmo administrativo del año. Estos son los principales plazos establecidos por la Agencia Tributaria:

• Trimestrales (Modelos 303, 111, 115):
  • 1 al 20 de abril (primer trimestre)
  • 1 al 20 de julio (segundo trimestre)
  • 1 al 20 de octubre (tercer trimestre)
  • 1 al 30 de enero (cuarto trimestre)
• Anuales:
  • Modelo 200 (Impuesto de Sociedades): hasta el 25 de julio del año siguiente al ejercicio fiscal.
  • Modelos 390, 180 y 190: durante el mes de enero.

Las sociedades, a diferencia de muchos autónomos, suelen tener mayor volumen de operaciones y más modelos que presentar. Por eso, una gestión manual multiplica el riesgo de errores y de sanciones. La digitalización permite llevar un control continuo y evitar que el cierre fiscal se convierta en una carrera contrarreloj.

Los tres grandes obstáculos en la gestión de impuestos

Gestionar los impuestos como autónomo o empresa no es solo cuestión de cumplir con Hacienda. El verdadero reto está en la forma en que se organiza la información, se registran los movimientos y se presentan los modelos. Diversos estudios, como el Informe Doing Business del Banco Mundial, señalan que en España se dedican más de 130 horas al año a trámites fiscales, una cifra que refleja la complejidad del sistema. En este contexto, tres obstáculos se repiten con frecuencia y son los que más estrés generan.

La falta de organización previa

El primer problema es no anticiparse. Muchas empresas y autónomos dejan para el final la recopilación de facturas, tickets y justificantes, lo que provoca errores y retrasos. Cuando la información está dispersa en carpetas, hojas de cálculo o incluso en papel, la probabilidad de olvidar un gasto deducible o una factura emitida aumenta de forma considerable.

Principales consecuencias de la falta de organización:

• Declaraciones incompletas o inexactas.
• Riesgo de sanciones por omitir ingresos o deducciones.
• Estrés añadido en los días previos a la fecha límite.

Los errores en cálculos y deducciones

El segundo obstáculo está en los números. Calcular manualmente el IVA soportado y repercutido o el importe de los pagos fraccionados de IRPF multiplica las opciones de equivocarse. Además, no siempre queda claro qué gastos son deducibles, lo que lleva a dos extremos: o bien no aprovechar todas las deducciones posibles, o bien aplicarlas de forma incorrecta y enfrentarse a una inspección.

Según la Agencia Tributaria, los errores más frecuentes en las declaraciones de autónomos y pymes son:

• Confundir la base imponible con el importe total de las facturas.
• Declarar gastos personales como profesionales.
• Olvidar ingresos puntuales o extraordinarios.
• No aplicar correctamente los tipos de retención.

La pérdida de tiempo con procesos manuales

El tercer obstáculo es el tiempo invertido en tareas administrativas que podrían automatizarse. Cada trimestre, muchos profesionales vuelven a empezar de cero: recopilan facturas, las pasan a un Excel, revisan los totales y después vuelven a introducirlos en los modelos de Hacienda.

Este proceso manual no solo consume horas que podrían dedicarse al negocio, sino que también aumenta el riesgo de duplicar datos o cometer fallos de transcripción. La Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) estima que un autónomo puede dedicar entre 6 y 10 horas por trimestre solo a la preparación de impuestos si lo hace de forma manual.

El aliado inesperado: la digitalización de tus impuestos

Durante años, la gestión de impuestos se ha basado en carpetas de papel, hojas de cálculo y procesos manuales que consumen tiempo y generan inseguridad. Sin embargo, la transformación digital también llegó, hace algún tiempo, al terreno fiscal. Hoy, herramientas como los softwares de facturación permiten automatizar gran parte de las obligaciones con Hacienda, reduciendo errores y ofreciendo tranquilidad. Según la Encuesta sobre el uso de TIC en las empresas del INE (2023), más del 60 % de las pymes ya utilizan aplicaciones digitales para su gestión administrativa, y el porcentaje crece cada año.

De las hojas de cálculo al control automático

El paso de Excel o de los cálculos manuales a un software especializado es más que una cuestión de comodidad: es una garantía de fiabilidad. Las hojas de cálculo no detectan errores de forma automática ni avisan de plazos. En cambio, un sistema digital integra facturación, gastos y modelos fiscales en un mismo lugar, de modo que los cálculos se generan de manera inmediata y con menor margen de error.

Ventajas frente a la gestión manual:

• Datos actualizados en tiempo real.
• Alertas automáticas de vencimientos.
• Integración de ingresos, gastos y deducciones sin duplicar información.

Cómo evitar sanciones gracias a la automatización

Uno de los mayores temores de autónomos y empresas son las sanciones de Hacienda. Presentar tarde un modelo puede suponer recargos de entre el 5 % y el 20 %, y un error en una declaración puede acabar en inspección. Con un software automatizado, los cálculos se ajustan a la normativa vigente y los modelos se generan en formato oficial listo para enviar a la Agencia Tributaria.

Según la propia AEAT, los errores más comunes en declaraciones de IVA e IRPF están relacionados con la introducción manual de datos. La automatización minimiza este riesgo al eliminar duplicidades y asegurar que todos los importes están correctamente imputados.

El ahorro invisible: horas ganadas para tu negocio

Más allá de los números, la digitalización devuelve tiempo. Cada hora invertida en cuadrar facturas o comprobar retenciones es una hora que no se dedica a clientes, ventas o crecimiento.

Ese “ahorro invisible” no solo se traduce en productividad, sino también en calma: saber que los impuestos están bajo control permite a autónomos y empresarios centrarse en lo que realmente importa, su negocio.

El viaje con Contasimple: del caos a la calma

Después de recorrer un camino marcado por plazos, cálculos manuales y estrés, llega el momento de descubrir que existe otra forma de gestionar los impuestos. Muchos autónomos y empresas ya han hecho esta transición: pasar de vivir el cierre trimestral como una pesadilla a convertirlo en un trámite sencillo, seguro y rápido. El punto de inflexión está en elegir una herramienta que no solo organice, sino que también actúe como puente directo con Hacienda.

Centraliza tu facturación, gastos e impuestos en un único lugar

Con Contasimple, toda la información relevante para tu negocio se concentra en un mismo espacio. Facturas emitidas y recibidas, gastos deducibles, nóminas y retenciones se integran de forma automática, lo que evita tener que trabajar con múltiples hojas de cálculo o carpetas físicas. Esta centralización no solo ahorra tiempo, también reduce errores y permite tener siempre una visión global del estado de tu actividad económica.

Genera y presenta tus modelos en segundos

El verdadero salto está en la presentación de impuestos. Con la versión de pago de Contasimple puedes generar y enviar directamente a la Agencia Tributaria los modelos más habituales, tanto para autónomos como para empresas:

• IRPF: Modelos 130 y 131.
• IVA: Modelos 303 y 390.
• Retenciones: Modelos 111, 115, 180 y 190.
• Informativos: Modelos 347 y 349.

Cada modelo se rellena con los datos de tus facturas y gastos ya registrados en el sistema, lo que elimina errores manuales y acelera el proceso. Lo que antes suponía horas de trabajo y riesgo de sanción, ahora se convierte en un trámite seguro que puedes completar en cuestión de segundos.

Visualiza en tiempo real lo que debes pagar (y lo que puedes deducir)

Uno de los grandes beneficios de la digitalización es la visibilidad inmediata. Con Contasimple puedes consultar en cualquier momento tu carga fiscal acumulada, saber cuánto tendrás que pagar al finalizar el trimestre y conocer qué gastos son deducibles. Este control en tiempo real permite planificar con antelación, tomar decisiones financieras más acertadas y evitar sorpresas de última hora.

Además, lo aún más relevante es que con el plan Ultimate, no sólo visualizas tus impuestos: también puedes presentarlos directamente a la Agencia Tributaria desde la propia plataforma. Todo el trabajo previo de facturación y registro de gastos se transforma en modelos oficiales listos para enviar en cuestión de segundos. De este modo, pasas de reaccionar a cada plazo con prisas a anticiparte con estrategia, seguridad y tranquilidad.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de impuestos

¿Qué pasa si me retraso en la presentación de un modelo?

Si presentas un modelo fuera de plazo, Hacienda aplicará recargos automáticos. Estos van desde el 5 % hasta el 20 % del importe a ingresar, en función del tiempo de retraso. Si además te requiere la Agencia Tributaria, se pueden sumar sanciones adicionales y recargos por intereses de demora. En casos graves, incluso aunque presentes el modelo sin cantidad a ingresar, las sanciones son inevitables. La mejor forma de evitarlo es anticiparse con alertas automáticas y centralizar todos los modelos en un software que te recuerde los plazos clave.

¿Cómo sé si puedo deducirme un gasto como autónomo o empresa?

La regla general de la Agencia Tributaria es clara: solo son deducibles los gastos directamente relacionados con la actividad económica. En el caso de los autónomos, esto incluye facturas de proveedores, material de oficina, alquiler de local, suministros y determinados gastos de vehículo o teléfono si están afectos a la actividad. Las empresas pueden deducir también gastos de personal, amortizaciones e inversiones. El error más habitual es intentar deducir gastos personales, lo que puede derivar en sanciones. Con una herramienta digital como Contasimple, cada gasto queda clasificado desde el inicio, evitando confusiones y generando automáticamente los cálculos correctos en cada modelo.

¿Qué impuestos tienen que presentar los autónomos con empleados?

Un autónomo con trabajadores a su cargo asume además la obligación de practicar y declarar retenciones de IRPF sobre las nóminas de sus empleados. Esto se hace de forma trimestral mediante el Modelo 111, y de forma anual con el Modelo 190, que resume todas las retenciones aplicadas durante el ejercicio. Si, además, contrata servicios a profesionales externos (como diseñadores o asesores), también debe incluir esas retenciones en los mismos modelos. No cumplir con estas declaraciones implica sanciones tanto económicas como administrativas.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas?

La normativa española establece que las facturas deben conservarse durante un mínimo de 4 años, coincidiendo con el plazo de prescripción de los impuestos. Sin embargo, en algunos casos (por ejemplo, bienes de inversión o deducciones específicas), Hacienda puede requerir documentación durante un periodo mayor, de hasta 10 años. Conservar las facturas en papel supone espacio y riesgo de pérdida, por lo que cada vez más autónomos y empresas optan por soluciones digitales que almacenan de forma segura todos los documentos, listos para consulta en cualquier momento.

¿Por qué es mejor presentar impuestos online con un software especializado?

Presentar impuestos directamente en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria es posible, pero requiere preparar manualmente todos los cálculos y rellenar los modelos uno a uno. Un software especializado como Contasimple ofrece varias ventajas:

• Cálculo automático de IVA, IRPF y retenciones.
• Relleno de modelos oficiales con los datos ya registrados en la facturación.
• Presentación telemática en un clic desde la propia plataforma.
• Historial digital con todos los modelos presentados, accesibles en cualquier momento.

Esto no solo evita errores, sino que garantiza que cada presentación se haga dentro del plazo y conforme a la normativa vigente.

¿Cómo pasarse del plan gratis al de pago en Contasimple?

Muchos autónomos y empresas comienzan utilizando la versión gratuita de Contasimple para gestionar su facturación y controlar ingresos y gastos. Sin embargo, cuando llega el momento de presentar impuestos directamente desde la plataforma, es necesario dar el salto a un plan de pago. El proceso es sencillo:

1. Accede a tu cuenta en Contasimple.
2. Dirígete al apartado de Planes y precios dentro del menú de configuración.
3. Selecciona el plan que mejor se adapte a tu negocio (Básico, Profesional o Ultimate).
4. Realiza el pago online de forma segura y la actualización será inmediata.

A partir de ese momento, tendrás acceso a funcionalidades avanzadas como la generación y presentación telemática de modelos tributarios (303, 130, 111, 115, 180, 190, 390, 347, 349 o 100), además de informes detallados y almacenamiento ampliado. La migración no supone ninguna pérdida de datos: toda tu facturación y registros anteriores permanecen intactos y listos para usarse en la nueva versión.