Cómo cobrar con tarjeta en mi negocio

¿Por qué es importante cobrar con tarjeta en mi negocio?

La Ley General Tributaria establece que, desde el 1 de enero de 2025, los pagos en efectivo no pueden exceder los 1.000 euros cuando una de las partes sea un empresario o profesional. Esta medida busca combatir la economía sumergida y fomentar el uso de medios de pago electrónicos. Esto significa que los negocios que quieran operar de manera legal y eficiente deben adaptarse a nuevas formas de cobro. Y no puedes perder de vista que el pago con tarjeta es una de las opciones más seguras, populares y prácticas.

Además de cumplir con la normativa, ofrecer pagos con tarjeta mejora la experiencia del cliente y puede aumentar tus ventas. Muchos consumidores prefieren pagar con tarjeta porque es rápido, seguro y evita la necesidad de llevar efectivo. Por tanto, cobrar con tarjeta en mi negocio transmite confianza y modernidad. Y, por ende, contribuye a fidelizar clientes y atraer a un público más amplio.

Otra ventaja significativa es la seguridad. Y es que el cobro con tarjeta reduce los riesgos asociados al manejo de efectivo, como pérdidas, robos o errores contables. También facilita la gestión financiera del negocio, ya que los movimientos quedan registrados automáticamente. En consecuencia, simplifica la contabilidad y permite un mejor control de los ingresos.

Por último, aceptar pagos con tarjeta permite aprovechar herramientas digitales avanzadas, como enlaces de pago, códigos QR o aplicaciones de pago móvil. Esto no solo facilita el cobro con tarjeta sin terminal física, sino que abre la posibilidad de expandir tu negocio a canales online y ventas a domicilio. Por tanto, facilita tu adaptación a las nuevas tendencias de consumo en 2025.

Opciones para cobrar con tarjeta en mi negocio

Damos un repaso a las más relevantes.

Terminales de punto de venta (TPV)

Los TPV tradicionales siguen siendo la forma más común de cobrar con tarjeta en mi negocio de manera presencial. Existen diferentes tipos según las necesidades del comercio:

• TPV físico: Es un dispositivo independiente que se conecta a la red telefónica o a internet. Permite realizar el cobro con tarjeta de forma segura y registrar automáticamente todas las transacciones.
• TPV móvil: Se conecta a tu smartphone o tablet mediante Bluetooth o cable. Por tanto, ofrece flexibilidad para negocios que atienden clientes fuera del local o en eventos.

Al elegir un TPV, es fundamental comparar comisiones, costes de adquisición o alquiler, y la compatibilidad con tu sistema de gestión. Algunos proveedores ofrecen TPV sin intermediarios bancarios, lo que reduce costes y simplifica el proceso de cobro con tarjeta en mi negocio.

SoftPOS: cobra con tarjeta sin terminal físico

El SoftPOS es una alternativa moderna que permite realizar cobros con tarjeta sin terminal física, usando únicamente tu smartphone o tablet como TPV. Aplicaciones como myPOS Glass o Square facilitan el cobro con tarjeta mediante tecnología NFC o un código QR.

Estas soluciones son ideales para autónomos, profesionales móviles o negocios que no desean invertir en hardware adicional. Además, permiten ofrecer pagos con tarjeta en cualquier lugar. Por tanto, hacen que la experiencia del cliente sea más ágil y cómoda.

Enlaces de pago y códigos QR

Otra opción para cobrar con tarjeta sin terminal física es mediante enlaces de pago o códigos QR. Puedes generar un enlace personalizado con el importe a cobrar y enviarlo al cliente por WhatsApp, correo electrónico o SMS.

Al acceder al enlace, el cliente introduce los datos de su tarjeta y realiza el pago de manera segura. Esta modalidad es especialmente útil para negocios online, freelancers o servicios a domicilio, ya que permite cobrar con tarjeta en mi negocio sin necesidad de un TPV tradicional.

Aplicaciones de pago móvil

Las aplicaciones de pago móvil, como Bizum, Apple Pay, Google Pay o Samsung Wallet, permiten a los clientes realizar pagos con tarjeta directamente desde su dispositivo móvil. Estas aplicaciones utilizan tecnología NFC y son compatibles con la mayoría de TPV modernos.

Algunas entidades bancarias también han lanzado soluciones como Tap to Pay, que convierten tu smartphone en un TPV sin necesidad de hardware adicional. De este modo, facilitan el cobro con tarjeta sin terminal y permiten adaptarse a las tendencias digitales de 2025.

Requisitos legales y fiscales

Para cobrar con tarjeta en mi negocio en España, no basta con disponer de un TPV o de soluciones digitales. Es imprescindible cumplir con una serie de requisitos legales y fiscales que garantizan tanto la seguridad del cliente como la transparencia del negocio.

Registro como empresario o profesional

Antes de comenzar a aceptar pagos con tarjeta, debes estar correctamente dado de alta en Hacienda y en la Seguridad Social. Esto implica:

• Presentar el modelo 036 en la Agencia Tributaria para comunicar tu inicio de actividad.
• Elegir el régimen fiscal que corresponda: autónomo, sociedad limitada, comunidad de bienes, etc.
• Inscribirte en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) o dar de alta tu sociedad en el registro mercantil.

Emisión de facturas y tickets

Cada cobro con tarjeta debe quedar reflejado mediante un justificante válido. Según el tipo de negocio, podrás emitir:

• Factura completa, en la que figure el importe, el IVA, la descripción del producto o servicio, y los datos fiscales del cliente y del emisor.
• Factura simplificada o ticket, en operaciones minoristas de menor importe, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la normativa de facturación.

Emitir facturas correctamente no solo es una obligación, sino también una herramienta para evitar sanciones y llevar un control ordenado de tus ventas.

Declaración de ingresos

Todos los pagos con tarjeta en mi negocio deben incluirse en las autoliquidaciones de impuestos:

• IVA: A través del modelo 303 trimestral y el resumen anual modelo 390.
• IRPF o impuesto de sociedades: En función de si eres autónomo o sociedad.
  Las entidades financieras y proveedores de TPV suelen emitir un extracto con todas las operaciones de cobro con tarjeta. Esto facilita la conciliación contable y la declaración correcta de los ingresos.

Normativa de protección de datos (RGPD)

Cuando aceptas pagos con tarjeta, manejas datos sensibles como el número de la tarjeta, el nombre del cliente o, incluso, direcciones asociadas a la facturación. Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), debes:

• Usar proveedores de cobro que garanticen un sistema seguro y certificado (norma PCI DSS).
• Informar a tus clientes de cómo se gestionan sus datos en tu política de privacidad.
• Evitar almacenar datos de tarjetas sin autorización expresa ni medidas de seguridad adecuadas.

Seguridad y lucha contra el fraude

La legislación también obliga a cumplir con las medidas de autenticación reforzada (SCA) para prevenir fraudes en operaciones online. Esto implica que, en pagos electrónicos, los clientes deben confirmar la operación mediante un código enviado a su móvil, huella dactilar o reconocimiento facial.

Límites y control del efectivo

Aunque el tema central es el cobro con tarjeta, no hay que olvidar que, desde 2025, el pago en efectivo está limitado a 1.000 euros cuando una de las partes es un empresario o profesional. Esta norma complementa la digitalización de los negocios y hace aún más relevante ofrecer opciones de pago electrónico.

Cobrar con tarjeta en mi negocio es una obligación para cumplir con la normativa y responder a las demandas de los clientes, y una oportunidad para modernizar tu gestión. Y en este punto, contar con herramientas como Contasimple marca la diferencia. Su software te permite emitir facturas de manera automática por cada cobro con tarjeta. Además, puedes llevar un control preciso de tus ingresos y gastos, conciliar fácilmente los movimientos bancarios y cumplir con todas las obligaciones fiscales sin complicaciones. Gracias a esta solución integral, no solo facilitas el cobro con tarjeta en tu día a día. También optimizas la contabilidad de tu negocio, ahorras tiempo y reduces riesgos de errores, ganando en tranquilidad y eficiencia.