¿Qué es el criterio de caja?

¿Qué es el criterio de caja? 

El criterio de caja es un régimen especial y voluntario del IVA que permite retrasar tanto el ingreso del IVA repercutido como la deducción del soportado. A él, pueden acogerse autónomos y pymes si cumplen con los requisitos y, gracias a él, mejoran su liquidez operativa. 

El criterio de caja de IVA es una herramienta fiscal cada vez más relevante para autónomos y pequeñas empresas en España que buscan una gestión más eficiente de su tesorería. Este régimen especial del IVA permite ajustar el devengo del impuesto al momento real de cobro o pago de las facturas. Así, no lo hace en el momento de su emisión o recepción, como ocurre en el régimen general.  

En un contexto económico donde los retrasos en los pagos son frecuentes, el criterio de caja se presenta como una solución práctica para mejorar la liquidez empresarial. En este artículo, te explicamos en detalle qué es el criterio de caja, cómo funciona e, incluso, te mencionamos un ejemplo de criterio de caja para aplicarlo bien y evitar sanciones. 

¿Qué es el criterio de caja? 

El criterio de caja es un régimen especial y voluntario de IVA. Gracias a él, los autónomos y pequeñas empresas pueden retrasar tanto el ingreso del IVA repercutido como la deducción del IVA soportado hasta el momento en que efectivamente se cobra o paga la factura. Esto supone una ventaja en términos de liquidez, especialmente, en negocios con plazos de cobro largos. 

Requisitos para acogerse al criterio de caja para IVA en 2025 

Para poder aplicar el régimen especial de criterio de caja, se deben cumplir dos condiciones: 

1. Volumen de operaciones anual igual o inferior a 2 millones de euros. 

1. Cobros en efectivo por cliente igual o inferior a 100.000 euros anuales. 

La solicitud debe hacerse mediante el modelo 036 en el momento del alta. Sin embargo, también puedes solicitar el criterio de caja en diciembre del año anterior al ejercicio en el que deseas que se aplique. 

Funcionamiento del criterio de caja 

El régimen especial de criterio de caja modifica el momento en el que se devenga el IVA respecto al régimen general. Su funcionamiento se basa en los siguientes principios: 

• Devengo del IVA repercutido: El IVA correspondiente a las facturas emitidas no debe ingresarse hasta el momento en que el cliente realiza el pago total o parcial. Si el pago no se ha producido, el devengo se retrasa como máximo hasta el 31 de diciembre del año siguiente al de la emisión de la factura. 

• Deducción del IVA soportado: El IVA de las facturas recibidas solo puede deducirse en el momento en que se efectúa el pago al proveedor, ya sea total o parcial. Si no se ha abonado, la deducción deberá practicarse igualmente como límite el 31 de diciembre del año siguiente a la fecha de recepción de la factura. 

Este sistema busca adaptar el flujo del IVA a la tesorería real de la empresa, aunque requiere una gestión más rigurosa del control de cobros y pagos. 

Operaciones excluidas del criterio de caja de IVA 

A pesar de sus ventajas, el criterio de caja no puede aplicarse a todas las operaciones. Existen ciertos supuestos excluidos por la normativa tributaria, en los cuales se deberá aplicar el régimen general del IVA, aunque el contribuyente esté acogido al criterio especial de caja. 

Las operaciones excluidas expresamente son las siguientes:  

• Importaciones y exportaciones: Las entregas de bienes fuera del territorio nacional y las adquisiciones en terceros países quedan fuera del ámbito del IVA de caja. 

• Operaciones intracomunitarias: Las adquisiciones y entregas de bienes entre países miembros de la UE tampoco pueden acogerse al criterio especial de caja. Estas operaciones se rigen por las normas comunitarias del IVA. 

• Regímenes especiales del IVA: No se aplica el criterio de caja para IVA en operaciones sujetas a regímenes especiales. Es el caso del régimen de recargo de equivalencia, el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca o el régimen simplificado. 

• Inversión del sujeto pasivo: En aquellas operaciones en las que el sujeto pasivo del impuesto es el destinatario, el criterio de caja de IVA no es aplicable. Por ejemplo, ciertos servicios de construcción, oro de inversión o residuos. 

Estas exclusiones deben identificarse correctamente para no incurrir en errores de aplicación del criterio de caja para IVA. Y es que podría generar sanciones o rectificaciones tributarias. 

Duración mínima y renuncia 

Una vez acogido al criterio de caja para IVA, hay que permanecer en él, al menos, tres años, salvo cese de actividad. La renuncia también se realiza mediante el modelo 036 en diciembre para el ejercicio siguiente. 

Obligaciones formales 

Los contribuyentes que optan por acogerse al criterio de caja están sujetos a una serie de obligaciones adicionales respecto al régimen general. De esta forma, se garantiza el adecuado control de los flujos de efectivo. Estas obligaciones son: 

• Libros de registro adaptados: Deben llevarse de forma separada el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas. En el primero, se incluye la fecha de emisión de la factura, su importe, la fecha y medio de cobro. Por su parte, en el segundo, se debe incluir la fecha de recepción, el importe, la fecha y el medio de pago. En ambos casos, se ha de incluir una referencia expresa sobre el momento de cobro o pago, parcial o total, y al medio utilizado, esto es, si es por transferencia, cheque, etc. 

• Requisitos en la factura: Todas las facturas emitidas bajo el criterio de caja para IVA deben incluir obligatoriamente la leyenda: “Régimen especial del criterio de caja”. Así, indicas al cliente que el devengo del IVA no se produce con la emisión, sino con el cobro. 

Sanciones por incumplimiento 

El incumplimiento de las obligaciones formales del criterio de caja puede acarrear consecuencias tributarias relevantes. La Agencia Tributaria vigila especialmente este régimen debido a su estrecha relación con el control de caja y los posibles desfases temporales en la declaración del IVA. 

Las principales sanciones y riesgos son: 

• No incluir la mención “Régimen especial del criterio de caja” en la factura: Conlleva la pérdida del derecho a aplicar el régimen sobre esa operación. Por tanto, se considerará devengado el IVA en la fecha de emisión. Esto puede implicar regularizaciones y sanciones por ingresos indebidos o retrasos. 

• Falta de anotación de cobros o pagos en los correspondientes libros registro: Si no se documentan correctamente los cobros y pagos, la AEAT puede considerar que no se cumplen los requisitos del régimen. De este modo, te fuerza a la aplicación del criterio general. 

• Declaraciones incorrectas o incompletas en el modelo 303: Omitir o declarar erróneamente cuotas repercutidas o soportadas en función de cobros o pagos reales puede derivar en requerimientos, liquidaciones paralelas e imposición de sanciones. Generalmente, supone del 50 al 150 % de la cuota dejada de ingresar. 

• Falta de coherencia contable: Discrepancias entre libros contables y registros de IVA pueden ser objeto de inspección y cuestionamiento del régimen aplicado. 

Declaraciones trimestrales y modelo 303 

Los contribuyentes que han optado por acogerse al criterio de caja deben presentar el modelo 303 de autoliquidación del IVA de forma trimestral, igual que en el régimen general. Sin embargo, la diferencia clave radica en qué operaciones deben incluirse y cuándo: 

• IVA repercutido: Solo puedes incluir aquellas facturas emitidas y efectivamente cobradas dentro del trimestre correspondiente. 

• IVA soportado: Solo puedes deducirte el IVA de las facturas recibidas y efectivamente pagadas durante ese mismo período. 

Excepción temporal del IVA de caja: el 31 de diciembre 

Si una factura no ha sido cobrada o pagada en el ejercicio en que se emitió o recibió, el IVA se devenga obligatoriamente el 31 de diciembre del año siguiente. Deberá incluirse en el modelo 303 correspondiente al cuarto trimestre de ese año. 

Un ejemplo de criterio de caja en este sentido sería el de una factura emitida el 15 de abril de 2024 y no cobrada hasta el 20 de febrero de 2026. En este caso, deberás declararla en el modelo 303 del cuarto trimestre de 2025, aunque el cobro se haya producido más tarde. 

El criterio de caja de IVA no modifica los plazos ni la obligación de presentación del modelo 303, pero sí condiciona el contenido declarado. Por tanto, es imprescindible llevar un control riguroso de los cobros y pagos para evitar errores, omisiones o sanciones. 

El régimen especial del criterio de caja en el IVA representa una oportunidad importante para autónomos y pequeñas empresas que desean alinear sus obligaciones fiscales con su realidad financiera. Al permitir que el IVA se declare cuando realmente se cobra o paga una factura, este sistema puede mejorar la liquidez y evitar tensiones de tesorería derivadas de facturas impagadas. Sin embargo, también implica una mayor responsabilidad contable y documental, con registros más precisos y un control estricto de cobros y pagos. Antes de optar por este régimen, es recomendable analizar su viabilidad con asesoramiento profesional, asegurando que su aplicación sea correcta y beneficiosa a largo plazo.  

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