¿Es posible seguir haciendo facturas en papel?

¿Te preguntas si puedes seguir haciendo facturas en papel? La respuesta es DEPENDE. La realidad es que la factura tradicional en papel está perdiendo terreno por motivos legales como Verifactu, pero también porque cada vez son menos emprendedores los que se la juegan al papel. Con la llegada de Verifactu vas a tener que adaptar tu forma de facturar para evitar dolores de cabeza, posibles sanciones y perder el control de tu gestión.

Vamos a ver juntos si puedes seguir utilizando facturas en papel, qué dice exactamente la normativa que te afecta, qué tipos de factura existen y, sobre todo, cómo puedes dar el paso hacia la facturación digital de forma sencilla y sin complicarte la vida.

Porque al final, se trata de que puedas dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio, no perderte en papeleo innecesario.

¿Qué ha cambiado en 2025 para las facturas en papel?

Con la implementación del sistema Verifactu y las exigencias de la Ley Antifraude, facturar en papel ya solo es posible para unas pocas excepciones. Pero esto es solo un primer paso, porque a partir de aquí nos acercamos a otro cambio importante: la transición obligatoria hacia la facturación electrónica.

Así que aunque las facturas en papel no han desaparecido todavía, su uso se irá extinguiendo. La digitalización no es solo una tendencia: es una obligación que llegará en los próximos años, pero que puede traerte importantes beneficios si te adelantas al cambio.

Según estudios recientes del sector, más del 85% de los autónomos que han adoptado la facturación digital reportan mayor eficiencia en su día a día y menos tiempo perdido en tareas administrativas.

Cómo afecta Verifactu y la Ley Antifraude a las facturas en papel

La Ley Antifraude (Ley 11/2021) y su desarrollo reglamentario a través del sistema Verifactu han cambiado radicalmente las reglas del juego para la facturación en España. Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, estos cambios te afectan directamente y es fundamental que entiendas qué puedes hacer y qué no a partir de ahora.

¿Qué establece exactamente la normativa sobre las facturas en papel?

El Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude, establece que todos los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con requisitos estrictos de integridad, trazabilidad y conservación. Esto significa que:

• Los programas que no cumplan con estos requisitos quedan fuera de la legalidad, para impedir las contabilidades en B.
• Con Verifactu, los programas de facturación deben poder enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real.
• Los software de facturación deben incorporar nuevos requisitos como códigos QR, hashes encadenados y firma electrónica

Importante: La norma permite tanto la emisión de facturas en papel como electrónicas, pero con una condición clave: si utilizas cualquier medio informático para crear, gestionar o almacenar tus facturas, ese software debe cumplir con los nuevos requisitos antifraude.

Es decir, prácticamente, a no ser que uses únicamente papel y boli, toca adaptarse a Verifactu. Porque en el momento en que tu excel tenga un macro o tengas cualquier atajo, conexión, etc, ya se considera un sistema de facturación, por tanto, debes adaptarlo.

¿Quién puede seguir usando facturas en papel y con qué condiciones?

Según la normativa actual, puedes seguir emitiendo facturas en papel únicamente si:

1. Las escribes completamente a mano sin usar ningún sistema informático
2. No utilizas word o excel para crear, enviar o gestionar las facturas. Es decir, solo si lo usas como un cuaderno de papel.
3. No estás obligado a la facturación electrónica por otras normativas (como contratos con administraciones públicas)

¿Es lo mismo la factura electrónica que una factura en PDF?

• Factura electrónica estructurada (formato XML o Facturae): Es lo que ya usan las empresas que trabajan con administraciones públicas desde 2015. Permite integración automática con sistemas oficiales.
• Factura digital simple (PDF firmado digitalmente): Válida si se ha emitido con un software adaptado a Verifactu.
  A diferencia de escanear una factura en papel (que se considera factura digitalizada), una verdadera factura electrónica nace digital, tiene trazabilidad automática y, con sistemas como Verifactu, se envía directamente a la Agencia Tributaria desde tu programa de facturación.

¿Por qué es mejor dejar atrás el papel?

Seguro que has usado durante años las facturas tradicionales en papel: documentos impresos o escritos a mano que contienen todos los datos fiscales obligatorios. Este método ha funcionado bien para muchos profesionales y pequeños comercios, especialmente en sectores como la hostelería, servicios locales o comercio al por menor.
Pero más allá del cumplimiento de Verifactu, existen razones de peso para abandonar definitivamente las facturas en papel.
En primer lugar, los costes operativos se disparan: papel, tinta, envío postal, almacenamiento físico y el tiempo invertido en gestión manual suponen un gasto continuo que se multiplica mes tras mes.
Además, la eficiencia operativa se ve gravemente comprometida, ya que los errores humanos en cálculos, numeración o datos del cliente son mucho más frecuentes, y localizar una factura específica entre montañas de documentos físicos puede llevarte horas. El formato estructurado digital te permite automatizar pagos, generar informes instantáneos y tener validez legal garantizada sin depender del estado físico del documento. Por último, el impacto ambiental del consumo de papel y la sostenibilidad de tu negocio son factores cada vez más valorados por clientes y partners comerciales.

Entonces, ¿se pueden seguir enviando facturas en papel en España?

La factura debe ser emitida con un software adaptado a Verifactu y si quieres la imprimes. Saldrá con su QR en el que el destinatario puede comprobar si la has enviado a Hacienda.

¿Cuándo es obligatorio usar la factura electrónica?

La factura electrónica será obligatoria en los siguientes casos:

• Desde 2015, en toda contratación con la Administración Pública.
• A partir de 2027 (aproximadamente), en todas las operaciones entre autónomos, pymes y empresas (B2B).

Por tanto, aunque ahora no te adaptes a Verifactu porque encuentres un huequito legal, en un par de años estarás obligado a adaptarte a la factura electrónica. Mejor adelantarse con calma.

¿Puedo guardar una factura en papel escaneada como válida?

No siempre. Escanear una factura emitida en papel no convierte ese documento en una factura electrónica válida a efectos legales.

La factura escaneada se considera una factura digitalizada, pero para que tenga validez ante Hacienda debe cumplir lo siguiente:

• Ser una copia fiel y legible del original.

• Estar custodiada digitalmente durante al menos 4 años.

• Haber sido digitalizada mediante proceso certificado (esquema de digitalización homologado por la AEAT, artículo 7 del RD 1619/2012) si se desea destruir el original.

En resumen: solo una factura generada originalmente en digital puede considerarse electrónica, con todas las garantías exigidas por la normativa.
Una factura en papel escaneada puede ser útil para consulta interna, pero no sustituye a la obligación legal de conservación del original, salvo que se utilice un sistema homologado como Contasimple by Cegid 😀

Ventajas de digitalizar tu facturación como autónomo o pyme

La facturación digital no solo permite cumplir con la ley, sino que libera tiempo, reduce errores y aporta calma en la gestión. Para autónomos y pequeños negocios, dar este paso es más fácil que nunca, y los beneficios se notan desde el primer día.

1. Control, orden y acceso inmediato desde cualquier dispositivo

Uno de los beneficios más valorados de la factura en formato digital es la posibilidad de consultar el estado de la facturación en cualquier momento y lugar.

• Acceso desde móvil, tablet u ordenador.

• Paneles de control con facturas emitidas, pendientes y cobradas.

• Alertas automáticas para vencimientos o cobros.

• Conservación segura en la nube durante los años exigidos por ley.

Esto permite tener una visión completa y actualizada del negocio, algo imposible de lograr con carpetas físicas llenas de facturas en papel, que nos ocupan mucho espacio y son un lastre.

2. Reducción de errores y cumplimiento normativo automático

Emitir una factura digital con herramientas como Cegid Contasimple garantiza que:

• Todos los campos obligatorios estén presentes.

• El cálculo de impuestos sea correcto.

• El número de factura sea correlativo y sin saltos.

• Se aplique la normativa vigente (modelo Verifactu, firma electrónica, etc.).

Así se evita el error humano y se asegura el cumplimiento automático con la Agencia Tributaria, incluso ante cambios normativos.

3. Ahorro de tiempo y tranquilidad en la gestión

Los autónomos y empresas pueden emitir facturas de forma automática y en segundos mediante un programa de facturación electrónica, lo que puede suponer un ahorro de varias horas al mes. Este tiempo que no se invierte en elaborar las facturas se traduce en varias horas que los autónomos pueden dedicar a otras tareas productivas para el negocio, como conseguir nuevos clientes o mejorar sus servicios.

Al automatizar la facturación y la comunicación con la AEAT, podrás reducir el tiempo destinado a gestiones administrativas y centrarte en tu negocio con la tranquilidad de cumplir automáticamente con todas las obligaciones fiscales sin errores ni reglamento incumplido.

Cómo dar el salto de la factura tradicional a la factura digitalizada sin complicaciones

Cambiar de la facturación tradicional a una factura digitalizada es más sencillo de lo que parece. No se trata solo de cumplir con la ley, sino de transformar la forma de gestionar el negocio, ahorrar tiempo y evitar errores que pueden costar dinero y tranquilidad.

Pasos sencillos para digitalizar tu facturación

Digitalizar la facturación en papel implica adoptar un sistema que permita emitir, recibir, almacenar y consultar facturas en formato digital. Los pasos clave para hacerlo sin complicaciones son:

• Revisar los tipos de factura que se emiten (completas, simplificadas, rectificativas) y comprobar qué formato es obligatorio.

• Seleccionar una herramienta – software homologada que permita crear y gestionar facturas digitales.

• Configurar correctamente los datos fiscales, series numéricas y condiciones de envío.

• Formar al equipo o familiarizarse con la interfaz del software (en el caso de autónomos).

• Establecer un sistema de archivo digital legal, cumpliendo los requisitos de conservación durante 4 años.

• Automatizar los procesos de envío y registro, en especial para cumplir con normativas como Verifactu.

Con estos pasos, es posible pasar de la factura en papel a una gestión 100 % digital sin parones ni riesgos.