Las obligaciones contables si dejas de ser empresa en funcionamiento

Las obligaciones contables si dejas de ser empresa en funcionamiento 

 Si cesas tu actividad es obligatorio cerrar la contabilidad con un balance final.  Deben conservarse los libros y documentos contables durante al menos seis años y también es necesario presentar las cuentas anuales hasta el momento del cese. En este post, te explicamos paso a paso todo lo que debes hacer para no dejar nada pendiente. 

La Resolución del ICAC publicada el 25 de octubre de 2013 establece el marco contable aplicable cuando no procede usar el principio de empresa en funcionamiento, como en casos de liquidación o cese de actividad. Son obligaciones contables para todas las entidades sujetas al Plan General de Contabilidad o su versión para pymes. Su objetivo es garantizar una información financiera coherente y adecuada en contextos de no continuidad empresarial.  

Toda empresa, independientemente de su tamaño o forma jurídica, está sujeta a una serie de obligaciones contables. Estas garantizan la transparencia, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento normativo. Sin embargo, no solo afectan a las entidades en funcionamiento. También se mantienen, incluso se intensifican, cuando la empresa entra en un proceso de liquidación o cese de su actividad.  

De hecho, dejar de operar no exime del deber de llevar una contabilidad ordenada, formular cuentas anuales, legalizar libros ni conservar documentación. Este artículo revisa las principales obligaciones contables en empresas a lo largo del ciclo de vida de la organización. Prestamos especial atención a las exigencias aplicables cuando ya no resulta adecuado aplicar el principio de empresa en funcionamiento.  

¿Qué son los derechos contables? 

En el ámbito de la contabilidad, en realidad, la categoría de derechos contables no existe. Lo que sí existe son derechos relacionados con la información financiera y su acceso, uso y veracidad de los datos contables. Esto es especialmente relevante, sobre todo, desde la perspectiva de los distintos stakeholders. Aun así, se pueden mencionar algunos derechos clave vinculados al marco contable. 

Principales derechos contables 

1. Derecho de los socios a la información contable. Según el artículo 196 de la Ley de Sociedades de Capital, todo socio tiene derecho a examinar en el domicilio social, por sí mismo o asistido por un experto, los documentos que sirven de base a las cuentas anuales. Este derecho garantiza la transparencia y el control sobre la gestión. 

1. Derecho a recibir las cuentas anuales. En las sociedades de capital, los socios tienen derecho a recibir gratuitamente los documentos que serán sometidos a la junta: cuentas anuales, informe de gestión, informe del auditor, etc. Además, los recibirán con antelación a la convocatoria de la junta general. 

1. Derecho a impugnar las cuentas anuales. Si un socio o tercero con interés legítimo considera que las cuentas no reflejan una imagen fiel de la realidad contable, puede impugnarlas judicialmente. 

1. Derecho de los trabajadores a ser informados. La legislación laboral, entre ella, el Estatuto de los Trabajadores establece que los representantes legales de los trabajadores deben recibir información sobre la situación económica y contable de la empresa. 

1. Derecho de acceso de la Administración Tributaria. Aunque no es un derecho para la empresa, sí lo es para la Administración. Hacienda tiene derecho a examinar los libros y documentos contables durante un procedimiento de inspección, lo que impone una obligación correlativa a la empresa. 

1. Derecho del auditor a obtener información contable veraz. En caso de auditoría, los auditores tienen derecho a acceder a toda la documentación contable necesaria para desarrollar su trabajo de forma objetiva y rigurosa. 

Obligaciones contables generales 

Las empresas tienen derechos y obligaciones en contabilidad establecidos por el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y el Plan General de Contabilidad (PGC). Toca ahora repasar lo concerniente a las obligaciones. Algunas de ellas son las siguientes. 

Llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad 

Así reza en el artículo 25 del Código de Comercio. El empresario deberá llevar la contabilidad de tal modo que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones. Además, deberá elaborar periódicamente los balances e inventarios pertinentes. Así, independientemente de lo establecido en otras normas, es obligatorio que lleve un libro de inventarios y de Cuentas Anuales, y un libro Diario. 

Es una de esas obligaciones en contabilidad que recuerdan que el empresario, a pesar de haber solicitado los servicios de un asesor o consultor, continúa siendo el responsable último de la gestión. 

Guardar las facturas y recibos 

Es el artículo 30 del Código de Comercio y es una de las obligaciones en contabilidad más conocidas. Es la que señala la obligatoriedad de conservar los justificantes, esto es, recibos y facturas, ordenados durante seis años. Además, señala que si el empresario cesa o fallece, serán sus herederos o sus liquidadores los obligados a cumplir ese precepto. 

Presentación de las cuentas anuales 

El artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital obliga a la presentación de las cuentas anuales antes de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. También indica que deben estar firmadas por todos los administradores. Si faltara alguna, se ha de indicar la causa. 

Aprobación de las cuentas 

El artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital regula la aprobación de las cuentas del ejercicio anterior por parte de la junta general. Esta, con carácter ordinario, se convocará dentro de los seis meses siguientes a la finalización del año fiscal, aunque será igualmente válida si ha sido convocada fuera de plazo. 

Obligaciones contables en caso de cese de actividad o liquidación 

Cuando una empresa deja de ser viable o los responsables deciden el cese de la actividad, entra en juego la Resolución de 18 de octubre de 2013 del ICAC. Es el Instituto de Contabilidad y de Auditorías de Cuentas del Estado. Entre los preceptos de esa resolución, destacamos los siguientes: 

• La presentación de cuentas se realiza bajo el principio de liquidación. Quiere decir que se ha ver la intención de liquidar la empresa. 

• Valoración de activos y pasivos. Se debe ajustar la valoración de los activos según el importe que se espera obtener de su venta. Por su parte, los pasivos deben reflejar el importe que se va a pagar. 

• Reflejo contable de todas las operaciones realizadas en el proceso de liquidación. Nos referimos a la venta de activos, pago a acreedores, devoluciones, gastos, etc. Todo ello ha de quedar debidamente reflejado y por orden durante el proceso de liquidación. 

• Presentación de las cuentas anuales. Mientras la sociedad no esté extinguida oficialmente, se han de presentar. 

Consecuencias del incumplimiento 

El incumplimiento de las obligaciones contables en empresas puede tener graves consecuencias para la empresa y sus administradores: 

• Sanciones económicas: Estas pueden proceder, o bien, del ICAC, o bien, de la Agencia Tributaria. 

• Responsabilidad personal de los administradores: Sobre todo, si la falta de contabilidad impide conocer la situación real de la empresa. 

• Dificultades legales ante determinados procesos judiciales, concursales o mercantiles. 

Obligaciones contables en caso de cese de actividad o liquidación 

Además de los derechos y obligaciones contables, el cese o liquidación de una empresa conlleva importantes obligaciones fiscales: 

• Comunicación del cese de actividad a la Agencia Tributaria. Se debe presentar el modelo 036 para comunicar el cese de actividad. Esta notificación es obligatoria y debe hacerse dentro del plazo legal desde que se produzca el cese efectivo. 

• Declaración de IVA (modelo 303 y 390). La empresa debe seguir presentando las autoliquidaciones periódicas de IVA hasta la fecha de cese. Además, deberá presentar el modelo 390 (resumen anual de IVA) correspondiente al último ejercicio. 

• Declaraciones de IRPF y retenciones. En caso de tener trabajadores o haber practicado retenciones, deben presentarse las declaraciones periódicas (modelos 111 y 190, entre otros) hasta el momento del cese. 

• Impuesto sobre Sociedades (modelo 200). Aunque la empresa cese su actividad, deberá presentar el impuesto sobre sociedades correspondiente al ejercicio completo, incluyendo los ingresos y gastos derivados del proceso de liquidación. 

• Presentación del balance final de liquidación. Una vez finalizada la liquidación, es obligatorio elaborar un balance final y, si corresponde, realizar el reparto del haber social. Este documento debe ser aprobado por la junta y puede tener implicaciones fiscales. 

• Cancelación del NIF y baja en el censo de empresarios. Tras la liquidación, se debe solicitar la baja definitiva en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. 

Las obligaciones contables son un pilar fundamental del buen gobierno empresarial. No solo permiten evaluar la salud económica de la entidad, sino que también garantiza la transparencia ante socios, acreedores, inversores y la administración pública. Incluso cuando una empresa cesa su actividad, su compromiso con la información financiera no desaparece. Cumplir con estas exigencias es una obligación legal y una práctica de responsabilidad y buena gestión.