¿Qué es el VIES?

El VIES es un sistema europeo gestionado por la Comisión Europea que permite verificar la validez de los números de IVA de empresas que operan dentro de la Unión Europea. Se utiliza para comprobar si una empresa está registrada para realizar operaciones intracomunitarias, mediante una consulta en línea disponible en el portal oficial de la UE. Debe usarse antes de emitir o recibir facturas sin IVA entre Estados miembros. Y es que su función principal es garantizar la legalidad y seguridad de las transacciones intracomunitarias, y evitar errores fiscales y posibles sanciones.

Comprender el funcionamiento del VIES aporta grandes beneficios a las empresas. Y es que evita errores en la facturación, reduce riesgos fiscales y mejora la transparencia en las operaciones internacionales. Además, conocer sus ventajas, limitaciones y los pasos necesarios para darse de alta en este registro resulta fundamental para aprovechar las exenciones de IVA aplicables al comercio intracomunitario. En definitiva, dominar este tema facilita la gestión administrativa y contribuye al cumplimiento normativo y a la competitividad de cualquier negocio dentro del mercado único europeo.

¿Qué es el VIES?

El término VIES proviene del inglés VAT Information Exchange System, es decir, sistema de intercambio de información sobre el IVA. En la práctica, no es propiamente una base de datos independiente, sino un mecanismo o motor de búsqueda gestionado por la Comisión Europea. Gracias a él, podemos consultar si un operador con número de IVA en algún Estado miembro de la Unión Europea está dado de alta para realizar operaciones intracomunitarias.

Cuando haces una consulta, el sistema extrae información de las bases de datos nacionales de cada país para confirmar si ese número de IVA es válido para transacciones dentro de la UE.

En otras palabras: si alguien te dice: “Mi número de IVA es ES12345678Z”, puedes usar el VIES para comprobar si ese número está registrado como activo para comercio dentro de la UE. Si la validación es positiva, indica que ese operador puede operar como agente intracomunitario. Si no aparece como válido, puede deberse a varias causas. Algunas de ellas pueden deberse a que el número no existe, no está activado para transacciones intracomunitarias o el registro nacional no está actualizado.

Cada día más, las empresas españolas realizan operaciones comerciales con clientes y proveedores de distintos países de la Unión Europea. Por lo tanto, conocer qué es el VIES se ha convertido en esencial. Este sistema permite validar los números de IVA intracomunitarios y garantizar que las transacciones entre Estados miembros se realizan dentro del marco legal y fiscal correspondiente. En este artículo, te explicamos en detalle qué es el VIES intracomunitario, para qué sirve y cómo puedes usarlo correctamente en 2025. De hecho, te afecta ya seas autónomo, gestiones una pyme o formes parte de una gran corporación.

¿Qué es el VIES intracomunitario?

Se emplea a menudo para enfatizar que este sistema se refiere específicamente al IVA aplicado en operaciones entre países de la Unión Europea.

De ese modo, preguntar qué es el VIES intracomunitario hace referencia a la herramienta usada para validar números de IVA en el comercio entre Estados miembros.

Así, cuando hablamos de VIES intracomunitario, hacemos hincapié en que el sistema solo funciona dentro del ámbito de la UE. Por tanto, no sirve para validar identificaciones fiscales de países externos.

Por ejemplo, si una empresa española factura bienes o servicios a una empresa en Francia, ambas partes deberían tener número de IVA activo o NIF-IVA. Además, es recomendable validar ese número a través del VIES para asegurarse de que la operación puede acogerse al tratamiento fiscal intracomunitario.

Importancia práctica del VIES en 2025

Examinamos las funciones, ventajas y limitaciones actuales del VIES.

Funciones

Destacamos las siguientes:

1. Comprobación del número de IVA intracomunitario: Antes de emitir una factura exenta de IVA por una operación entre empresas de distintos países de la UE, es habitual verificar que el número de IVA del cliente está activo en el VIES. De este modo, se reduce el riesgo de que la transacción quede fuera del régimen intracomunitario.
2. Prevención del fraude fiscal: Al permitir que los Estados miembros compartan información sobre el estado de los registros de IVA, el sistema VIES ayuda a las autoridades a detectar operaciones dudosas o ficticias. Así, evita que aprovechen exenciones de IVA sin estar correctamente registradas.
3. Transparencia entre empresas: Las empresas pueden comprobar la validez del IVA de sus proveedores o clientes en otros países de la U. Su finalidad es asegurarse de que la operación cumple con los requisitos fiscales para aprovechar los regímenes especiales intracomunitarios.

Ventajas del uso del VIES

Las más relevantes son:

• Facilita operaciones intracomunitarias sin IVA: Cuando se cumplen los requisitos, la factura puede emitirse sin adicionar IVA. Y es que se aplica la fórmula de la inversión del sujeto pasivo, lo que simplifica la tributación.
• Seguridad y fiabilidad: Permite reducir el riesgo de trabajar con entidades que no están debidamente registradas para operar a nivel europeo.
• Gratuito y accesible: Cualquier persona o empresa puede consultar el estado de un número de IVA siempre que el país respectivo lo permita.

Limitaciones y advertencias

Algunas de ellas son:

• No es infalible: Si el VIES no verifica un número, eso no significa automáticamente que sea inválido. Puede que no esté actualizado o que el registro nacional no haya comunicado el estado al sistema. En esos casos, conviene consultar directamente con la administración tributaria nacional.
• Retrasos en sincronización: Los cambios en los registros nacionales pueden tardar en reflejarse en VIES. Por ello, puede suceder que un número legítimo no aparezca como válido temporalmente.
• Solo aplica dentro de la UE: El sistema VIES no está diseñado para validar identificadores fiscales de países no pertenecientes a la Unión Europea.
• Datos limitados por privacidad: El VIES solo indica si el número es válido o no. Esto quiere decir que no proporciona siempre el nombre o la dirección del titular por cuestiones de protección de datos.

Cómo darse de alta y usar el VIES

Para que una empresa española pueda aparecer en el VIES y operar intracomunitariamente, debe seguir estos pasos:

1. Estar dado de alta en el IVA: La empresa debe estar registrada para operar bajo el régimen general del IVA en España.
2. Solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI): Esto se hace mediante la declaración censal, esto es, el modelo 036 o su modificación y marcar las casillas correspondientes, por ejemplo, la casilla 582.
3. Esperar la confirmación administrativa: La Agencia Tributaria dispone de un plazo máximo, usualmente de tres meses, para admitir la solicitud de alta.
4. Aparecer en el censo VIES: Una vez aprobado el alta, el número de IVA intracomunitario de la empresa será visible para quienes lo consulten mediante el VIES o a través de la web de la Agencia Tributaria.
5. Verificar regularmente: Es aconsejable que las empresas consulten el VIES antes de realizar operaciones intracomunitarias, para asegurarse de que su contraparte tiene un número de IVA válido.

Ejemplos

Te proporcionamos algunos de ellos:

• Una empresa A de España vende bienes a una empresa B de Alemania: Si ambas están dadas de alta y visibles en el VIES, la factura se emite sin IVA, por la inversión del sujeto pasivo, y será el comprador quien declare el IVA en su país.
• El cliente no aparece en el VIES: Si el número de IVA del cliente no se valida en el VIES, el vendedor no puede asumir la operación como intracomunitaria y debe aplicar el IVA nacional en la factura, salvo que el cliente regularice su situación.
• Cambios recientes en registros nacionales: Si una empresa acaba de darse de alta, puede que su registro no esté aún sincronizado con el VIES. Por tanto, al hacer una consulta puede que no aparezca como válido, aunque en efecto lo sea. En ese caso, puede justificarse con la documentación interna de la administración tributaria estatal.

Conocer qué es el VIES y qué es el VIES intracomunitario resulta imprescindible para cualquier empresa o profesional que realice operaciones dentro de la Unión Europea. Este sistema no solo garantiza la validez de los números de IVA entre países miembros, sino que también ayuda a prevenir errores fiscales y posibles sanciones. En 2025, contar con herramientas digitales que faciliten la gestión tributaria es clave, y plataformas como Contasimple son imprescindibles. Con su sistema de facturación automatizada y conexión con el VIES, permite verificar números de IVA intracomunitarios de forma rápida y segura. Así, generarás facturas correctas y cumplirás con la normativa vigente. De esta forma, podrás centrarte en tu actividad comercial con la tranquilidad de cumplir con tus obligaciones fiscales europeas.