Cómo adaptar una factura a Verifactu

Todas las empresas y autónomos deberán emitir facturas adaptadas al sistema Verifactu, con código QR visible, firma digital integrada y estructura inalterable. En otras palabras: el formato de factura cambia, y con él, la manera de facturar, registrar y conservar los datos ante Hacienda.

Saber cómo es una factura con Verifactu y cómo hacer una factura adaptada al nuevo sistema será esencial para seguir cumpliendo con la normativa y evitar sanciones. Porque ya no basta con tener un PDF o una plantilla en Excel: las facturas con Verifactu se validan automáticamente, se verifican mediante código QR y se comunican —si el emisor lo decide— directamente a la Agencia Tributaria.

Este cambio no solo busca reforzar el control fiscal, sino impulsar la digitalización contable. Las empresas que aprendan a facturar con Verifactu estarán mejor preparadas para la factura electrónica obligatoria, los nuevos formatos XML (Facturae) y la gestión automatizada de registros.

Dada la importancia de ejecutar este nuevo sistema para autónomos y pymes, es imprescindible conocer todos los detalles de cómo adaptar tus facturas a Verifactu paso a paso, qué elementos técnicos deben incluir (QR, identificador único, frase de verificación), cómo funciona el envío al sistema y por qué este nuevo modelo redefine la seguridad, la trazabilidad y la eficiencia en la facturación digital.

Porque adaptarse a Verifactu no es solo cumplir con la ley: es aprender a facturar en el nuevo lenguaje de la era digital.

Introducción: el nuevo formato de facturas con Verifactu

Todas las facturas con Verifactu deberán seguir un formato técnico común, diseñado para garantizar su trazabilidad y autenticidad. Este nuevo modelo forma parte de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que establece la creación del sistema Verifactu como mecanismo oficial para controlar la integridad de los datos y evitar manipulaciones.

Hasta ahora, una factura podía elaborarse en cualquier formato (PDF, Excel, Word…). A partir de Verifactu, ese margen desaparece: todas las facturas deberán emitirse desde software homologado, con una estructura técnica concreta y elementos obligatorios que las identifiquen como seguras.

Cada documento pasará a incorporar tres componentes clave: un código QR visible, una frase de verificación estándar y una firma digital automática que certifica su origen. Además, toda la información quedará sellada mediante un proceso de hash criptográfico, garantizando que no pueda ser modificada ni eliminada tras su emisión.

Esto responde a una pregunta recurrente entre autónomos y empresas: “cómo es una factura con Verifactu” y “cómo hacer una factura adaptada al nuevo sistema”. La respuesta es clara: es una factura más completa, verificable y legalmente protegida, que no deja margen al error ni a la manipulación.

En los próximos apartados veremos qué cambia exactamente en el contenido, la apariencia y el proceso de facturación, y cómo puedes preparar tus documentos para cumplir con el nuevo estándar digital sin complicaciones.

Cómo es una factura con Verifactu

Las facturas adaptadas a Verifactu representan un nuevo estándar técnico, fiscal y visual. Aunque a simple vista siguen siendo reconocibles, su estructura interna y su validación digital marcan una diferencia absoluta frente a las facturas tradicionales.

El objetivo es que cada factura sea única, verificable y trazable desde el momento en que se emite. Esto se logra gracias a una serie de elementos clave que añaden seguridad y transparencia al proceso de facturación.

Elementos clave de una factura Verifactu

Para cumplir con la normativa, una factura adaptada a Verifactu debe incluir los siguientes elementos técnicos y visibles:

• Código QR obligatorio y visible:
  Este código enlaza con la información registrada del documento, permitiendo a cualquier receptor —cliente o Administración— verificar su autenticidad y los datos esenciales de la factura.
• Frase de verificación Verifactu:
  Todas las facturas incluirán una leyenda visible que confirme que el documento ha sido generado por un sistema conforme a Verifactu.
• Número identificador único:
  Cada factura obtiene un identificador irrepetible, generado automáticamente por el software, que permite rastrear su origen y detectar posibles duplicados.
• Firma digital o hash de verificación:
  No es una firma manual, sino un sello criptográfico interno que garantiza que el contenido no ha sido alterado desde su creación.
• Campos inalterables y trazabilidad total:
  Una vez emitida, la factura no puede modificarse ni eliminarse. Cualquier rectificación debe hacerse mediante una factura rectificativa, lo que asegura un historial contable íntegro.

Estos componentes convierten a Verifactu en un sistema de facturación inteligente, en el que cada factura es una pieza certificada dentro de una cadena digital validada por la Agencia Tributaria.

¿Es necesaria la firma electrónica?

Una de las dudas más habituales al facturar con Verifactu es si será necesario incorporar una firma electrónica manual. La respuesta es no.
Verifactu no exige la intervención humana en este punto, sino que la firma digital se genera automáticamente a través del software homologado.

Esta firma —o hash criptográfico— se calcula con un algoritmo que combina los datos de la factura (importe, fecha, emisor, receptor, etc.) y los convierte en un código único. Cualquier modificación posterior alteraría ese código, invalidando el documento.

De este modo, la firma digital acredita tres cosas esenciales:

• La autenticidad del origen (quién ha emitido la factura).
• La integridad del contenido (que no se ha manipulado).
• La validez legal del documento ante la Agencia Tributaria.

Por lo tanto y para tranquilidad de todos, no tendrás que firmar las facturas manualmente, pero sí asegurarte de que el programa que uses sea capaz de generar y conservar esa firma digital automáticamente.

Diferencias visuales con las facturas tradicionales

Aunque el cambio más importante de Verifactu es técnico, también habrá diferencias visuales evidentes. Las facturas con Verifactu incluirán nuevos campos y símbolos fácilmente identificables, que formarán parte de su diseño estándar:

• El código QR se mostrará en una zona visible (habitualmente en la parte superior derecha o inferior del documento).
• Junto a él aparecerá la frase de verificación Verifactu, que confirma la conformidad del software con la normativa.
• Se añadirá un identificador único visible o referenciado en el pie del documento.
• Los campos tradicionales (emisor, receptor, concepto, impuestos, total) se mantendrán, pero dentro de un formato estructurado e inalterable.

Estas diferencias no alteran el diseño estético de la factura ni tu marca, pero sí su arquitectura técnica. Los programas adaptados permiten personalizar el aspecto visual —colores, logotipo, tipografía—, siempre respetando los campos obligatorios.

En definitiva, hacer una factura con Verifactu implica mucho más que añadir un código QR: significa emitir un documento digital legalmente blindado, diseñado para garantizar trazabilidad, transparencia y cumplimiento total con la Ley Antifraude.

El nuevo proceso de facturar con Verifactu

Facturar con Verifactu no es solo emitir un documento digital, sino entrar a formar parte de un sistema automatizado de verificación y registro. Cada factura generada pasa por un flujo estructurado que garantiza que todos los datos sean auténticos, inalterables y verificables.

El proceso en realidad es más técnico y más complejo que antes, sí, pero también más seguro y transparente. Las empresas que lo adopten no solo cumplirán con la Ley 11/2021 Antifraude, sino que ganarán trazabilidad y control sobre cada operación contable.

A continuación, explicamos con detalle cómo hacer una factura con Verifactu paso a paso y qué opciones de envío ofrece el nuevo sistema.

Cómo hacer una factura con Verifactu paso a paso

El proceso de facturar con Verifactu comienza igual que cualquier otra emisión, pero el software homologado añade de forma automática los nuevos requisitos legales.
En la práctica quedaría así usando como ejemplo un programa adaptado como Contasimple by Cegid.

1. Creación de la factura
Introduces los datos del cliente (nombre, NIF, dirección), el concepto del servicio o producto, las cantidades e impuestos. El software genera el documento con numeración correlativa y formato estructurado (por ejemplo, Facturae XML).

2. Asignación automática del identificador y del código QR

En cuanto la factura se emite, el sistema le asigna un identificador único e irrepetible y genera el código QR Verifactu, visible en el documento. Este código enlaza con los datos registrados y permite verificar la validez de la factura.

3. Firma digital y registro interno
El programa aplica automáticamente una firma digital criptográfica o hash que certifica la integridad del contenido. A partir de ese momento, la factura queda sellada: no puede modificarse ni eliminarse sin dejar rastro.

4. Envío a la Agencia Tributaria
Finalmente, el software puede enviar la factura al sistema Verifactu de dos formas:

• Envío automático, en el momento exacto de la emisión.
• Envío manual diferido, cuando el emisor decide comunicar las facturas en bloque o más adelante, siempre bajo los mismos requisitos técnicos (si se ha elegido Verifactu NO).

Para contextualizarlo mejor, pongamos un ejemplo real:
Una pyme de diseño gráfico emite una factura de 600 € a un cliente. El software genera el documento con el identificador “VFQ-2026-00025”, añade el código QR en la parte inferior y la firma digital interna. En menos de tres segundos, el sistema valida y registra la operación, quedando disponible para consulta en el panel de control y, si se configura, comunicada a la Agencia Tributaria.

Así, hacer una factura con Verifactu se convierte en un proceso automatizado, rápido y seguro, que elimina los errores humanos y garantiza cumplimiento total con la normativa fiscal.

Opciones de envío a Verifactu

El sistema permite dos formas de comunicación entre el software de facturación y la Agencia Tributaria, y elegir una u otra dependerá del tipo de empresa y de su nivel de automatización.

• Envío automático (en tiempo real):
  Es la opción más eficiente y la que mejor asegura trazabilidad. Cada factura se comunica a Verifactu justo en el momento de su emisión. El sistema genera un acuse de recibo y queda registrada con sello de tiempo y confirmación de envío. Ideal para pymes, autónomos o empresas con bajo volumen de facturas que quieren despreocuparse de la gestión manual.
• Envío manual diferido o con “Verifactu NO”:
  Algunas empresas pueden optar por no enviar las facturas automáticamente al sistema Verifactu. En ese caso, el software marca la opción “Verifactu NO”, indicando que la factura ha sido generada conforme al estándar técnico, pero sin comunicación inmediata a la Agencia Tributaria.
  Esto implica conservar todos los registros (hash, QR, identificador y metadatos) en el software hasta que el emisor decida enviarlas, de forma agrupada o posterior.

Ambas modalidades garantizan la integridad y trazabilidad de los datos, pero el envío automático minimiza errores, simplifica auditorías y evita sanciones por omisiones o retrasos.

Además, los programas homologados como los de Cegid incorporan sistemas de verificación y alertas automáticas para confirmar que todas las facturas se han transmitido correctamente. Esto aporta seguridad, confirmaciones de recepción y un registro completo de cada operación.

Facturas adaptadas a Verifactu: qué cambia exactamente

Las facturas adaptadas a Verifactu no son solo una versión digital mejorada: son documentos legalmente protegidos, diseñados para garantizar trazabilidad, integridad y verificación técnica.
Este nuevo modelo transforma tanto el contenido como la forma en que las empresas registran y conservan su información contable.

Cambios en el contenido obligatorio

El contenido de una factura con Verifactu incluye los datos habituales (emisor, receptor, fecha, importe, impuestos), pero incorpora nuevos campos técnicos que garantizan su autenticidad y control que son absolutamente imprescindibles a partir de la entrada en vigor en 2026.

• Identificador único Verifactu, asignado automáticamente.
• Código QR visible, que permite comprobar la validez del documento.
• Frase de verificación, que acredita que el software cumple con la normativa.
• Firma digital o hash criptográfico, que asegura la integridad del contenido.
• Registro automático de metadatos, como fecha y hora de emisión, versión del software, usuario emisor y trazabilidad interna.

Estos elementos convierten cada factura en un registro completo, verificable y auditable. Su diseño permite a Hacienda —y también al propio emisor— comprobar en todo momento la autenticidad y el estado de cualquier documento emitido, y esto, aunque estemos aún un poco reticentes, es realmente positivo para el sistema fiscal y económico a pequeña y gran escala de un país.

Inalterabilidad y control de modificaciones

Uno de los pilares de Verifactu es la inalterabilidad, un elemento imprescindible para evitar el fraude fiscal.
Una vez emitida, la factura no puede modificarse ni eliminarse. Si se detecta un error, debe emitirse una factura rectificativa, que quedará vinculada a la original mediante un identificador de referencia.

Cualquier acción posterior (anulación, corrección o envío) se registra automáticamente en el sistema, de modo que siempre exista un historial completo y rastreable.
Esto supone el fin de las facturas “borradas”, “editadas” o “renumeradas” sin justificación y lo que es peor, “a posteriori” de ser cobrada pero antes de ser enviadas a Hacienda en el trimestre: cada movimiento queda reflejado, generando una contabilidad más segura y coherente.

Este control absoluto no solo refuerza la transparencia, sino que protege a las empresas frente a errores humanos o acusaciones de manipulación documental.

Cómo la adaptación reduce riesgos y sanciones

La adaptación de las facturas a Verifactu es, en esencia, un blindaje legal. Cumplir con los nuevos estándares evita sanciones relacionadas con la emisión de facturas no trazables o modificadas.

Entre los principales beneficios se encuentran:

• Cumplimiento automático de la Ley Antifraude, sin necesidad de comprobaciones manuales.
• Eliminación de errores comunes, como numeraciones duplicadas o datos alterados.
• Protección frente a sanciones fiscales, ya que cada factura conserva un registro técnico que demuestra su validez.
• Reducción de tiempo y costes en inspecciones, gracias a la trazabilidad inmediata.

Ejemplo práctico para contextualizar el caso:
Una empresa que antes emitía facturas en Excel puede, sin saberlo, perder un documento o cambiar una cifra sin registro. Ahora esto será imposible. Bajo Verifactu, cada factura generada queda cifrada, firmada y asociada a un código único. Si Hacienda revisa sus operaciones, bastará con mostrar el registro verificado: ninguna alteración posible, ningún riesgo de sanción.

Lo que cuenta es que hacer una factura adaptada a Verifactu no es solo cumplir con la norma, sino adoptar un modelo que aporta fiabilidad, reduce la carga administrativa y protege legalmente a las empresas ante cualquier revisión o auditoría.

Para qué sirve el QR

El QR de Verifactu tiene una función doble: garantizar la transparencia y facilitar la verificación.
Cada factura emitida con un software homologado genera automáticamente un QR único que:

• Permite validar la factura ante Hacienda, confirmando que fue creada conforme al estándar técnico y que su contenido no ha sido alterado.
• Verifica la autenticidad y trazabilidad de la factura, ya que el código enlaza con los metadatos y la información registrada en el sistema.
• Simplifica auditorías y revisiones, tanto internas como externas, permitiendo que cualquier revisión documental se realice de forma rápida y segura.

En pocas palabras, el QR es la huella digital de cada factura: el sello visible que demuestra que cumple con los requisitos del sistema Verifactu.

Formato y ubicación correctos

Para ser válido, el código QR de Verifactu debe cumplir con los estándares técnicos definidos por la Agencia Tributaria.
Aunque el formato visual puede variar ligeramente según el programa de facturación, todos deben respetar los mismos principios:

• Ubicación visible y accesible. Generalmente se coloca en la parte superior derecha o inferior del documento, de forma que pueda escanearse fácilmente.
• Formato y tamaño legible. Debe imprimirse o generarse en resolución suficiente para permitir la lectura con cualquier dispositivo móvil o lector QR.
• Contenido técnico obligatorio. El código almacena información clave como:

-Número identificador de la factura.

-Fecha y hora de emisión.

-Hash o firma digital del documento.

-Estado de envío (Verifactu SÍ o Verifactu NO).

Enlace directo al registro para validación.

Estos parámetros garantizan que cada factura emitida bajo Verifactu pueda comprobarse con total fiabilidad, tanto en soporte digital como en papel.

Errores comunes con el QR

El uso del QR puede parecer sencillo, pero en la práctica es donde más errores se cometen. Los fallos más habituales son:

• Generar facturas sin código QR. Esto ocurre cuando se utiliza software no adaptado a la Ley Antifraude.
• Formato incorrecto o QR ilegible. Un tamaño o contraste inadecuado puede impedir la lectura y anular la validez del documento.
• Código no verificable. Si el QR no enlaza con el registro correspondiente o el hash no coincide, la factura se considera no conforme.

La forma más eficaz de evitar estos problemas es usar siempre un software homologado. Los programas adaptados generan automáticamente el QR con los parámetros oficiales, verifican su funcionalidad y garantizan que todas las facturas cumplan con el formato técnico exigido por la Agencia Tributaria.

Cómo adaptar tu sistema de facturación al modelo Verifactu

La adaptación de las facturas a Verifactu no es solo un cambio tecnológico, sino una transición estratégica hacia un sistema contable más transparente y automatizado.
Prepararse con antelación garantiza cumplir con la Ley 11/2021 y evitar interrupciones o errores en la emisión de facturas cuando el sistema sea obligatorio. Este checklist puede ser de gran ayuda para seguir los pasos con detalle y facilidad.

Buenas prácticas para la transición

Para que la adaptación a Verifactu sea fluida y sin sobresaltos, conviene aplicar estas buenas prácticas recomendadas por expertos en fiscalidad digital:

• Revisa cada campo obligatorio. Asegúrate de que todas las facturas incluyan los elementos requeridos: QR, firma digital, identificador y metadatos.
• Realiza pruebas antes de la entrada en vigor. Emite facturas de prueba, tanto con Verifactu SÍ como con Verifactu NO, para validar el funcionamiento del sistema.
• Forma al personal administrativo o contable. La formación es clave para evitar errores humanos y aprovechar todas las ventajas del nuevo modelo.
• Conserva los registros técnicos. Guarda siempre copias de los logs de emisión y envío. Serán tu mejor defensa ante inspecciones o auditorías.

La transición hacia Verifactu no debe verse como una carga, sino como una mejora estructural que moderniza la contabilidad y refuerza la seguridad jurídica de las empresas.

Preguntas frecuentes sobre las facturas con Verifactu

¿Cómo es una factura con Verifactu?
Es un documento digital que incorpora nuevos elementos obligatorios: identificador único, código QR, firma digital y frase de verificación. Su estructura es inalterable y permite comprobar la validez de la factura en cualquier momento.

¿Qué diferencia hay entre una factura normal y una adaptada a Verifactu?
Las facturas tradicionales pueden modificarse o eliminarse; las de Verifactu no. Cada documento queda registrado con trazabilidad total, garantizando su integridad y autenticidad.

¿Qué pasa si emito una factura sin código QR?
La factura se considera no conforme con la Ley 11/2021 Antifraude. No tendrá validez ante Hacienda y puede derivar en sanciones. Solo los programas homologados generan QR válidos.

¿Es obligatorio facturar con Verifactu si soy autónomo?
Sí. Todos los autónomos y empresas que emitan facturas deberán adaptarse al sistema Verifactu una vez entre en vigor exceptuando algunas casuísticas como SSI.

¿Puedo seguir usando Word o Excel para facturar?
No. Estos programas no cumplen con los requisitos de integridad, trazabilidad ni comunicación con la Agencia Tributaria. Solo el software homologado garantiza el cumplimiento legal y la validez de las facturas con Verifactu.

Conclusión: adaptarse a Verifactu con garantías y seguridad

La llegada de Verifactu marca el comienzo de una nueva era en la facturación electrónica española. Adaptarse no es una opción, sino una obligación legal que, bien aprovechada, se convierte en una gran oportunidad: modernizar los procesos, reducir errores y reforzar la confianza en la gestión contable.

Las facturas con Verifactu garantizan trazabilidad, seguridad y transparencia, valores esenciales en un entorno empresarial cada vez más digital y fiscalmente exigente. Implementar un software homologado no solo asegura cumplimiento, sino también eficiencia y tranquilidad.

Si aún tienes dudas sobre cómo adaptar tus facturas al nuevo modelo Verifactu, descarga y consulta la guía práctica gratuita de Cegid sobre facturación electrónica y Verifactu para empresas. En ella encontrarás explicaciones visuales, ejemplos de facturas, formatos válidos y todos los pasos necesarios para una transición sin errores.

Cumplir con la ley puede ser también una forma de crecer: más orden, más control y más confianza en cada factura. Y lo más fácil es hacerse ya con un software homologado y optimizado como Contasimple by Cegid. Pruébalo gratis y súmate al cambio.