Proyecto ViDA: factura electrónica e IVA en la era digital en la UE

El Proyecto ViDA (VAT in the Digital Age) es la reforma con la que la Unión Europea está modernizando las reglas del IVA para adaptarlas a una economía cada vez más digital y con más operaciones entre países.

Es, además, uno de los grandes desconocidos de todos los cambios que están transformando la facturación de empresas y autónomos. Entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria en España, ViDA puede parecer más lejano, pero no conviene perderlo de vista: en julio de 2030 llegará uno de sus principales hitos, con nuevas reglas de factura electrónica y reporting digital para determinadas operaciones B2B intracomunitarias. El calendario de adaptación se extenderá hasta 2035.

ViDA va más allá de la forma de emisión de una factura. También afecta a la información que se comunica a las administraciones tributarias, las operaciones entre países de la UE, las plataformas digitales y el registro del IVA. Conocer su calendario y sus principales medidas permite entender hacia dónde avanza la fiscalidad europea y qué tendrán que ir preparando las empresas.

Qué es el Proyecto ViDA o VAT in the Digital Age

ViDA responde a las siglas de VAT in the Digital Age, IVA en la era digital. Es un paquete de medidas de la Unión Europea que actualiza las normas del IVA para adaptarlas al comercio electrónico, las plataformas digitales y, sobre todo, a un mercado en el que es habitual que una empresa venda bienes o preste servicios en varios países.

La reforma fue adoptada definitivamente en marzo de 2025 y su aplicación se reparte en distintas fases hasta 2035. El Proyecto ViDA no crea un nuevo impuesto: cambia determinadas reglas y, especialmente, la forma de gestionar, facturar y comunicar algunas operaciones sujetas a IVA.

Por qué la Unión Europea quiere modernizar el sistema del IVA

El sistema europeo del IVA nació para dar respuesta a una realidad comercial muy distinta a la actual. Hoy una pyme española puede vender a un cliente alemán, contratar servicios de una empresa francesa o comercializar sus productos a través de una plataforma sin necesidad de tener presencia física en esos y otros países.

Esta evolución ha hecho más compleja la gestión del IVA y también ha dejado margen para el fraude, especialmente en las operaciones transfronterizas. Con el Proyecto ViDA, la UE busca disponer de información más rápida y homogénea sobre determinadas operaciones, reducir cargas administrativas para las empresas que trabajan en varios Estados miembros y aprovechar la digitalización para mejorar el control del impuesto.

De ahí que la factura electrónica intracomunitaria y el reporting digital tengan tanto peso dentro de la reforma: la información podrá circular de una forma más estructurada y rápida entre empresas y administraciones tributarias.

Los tres grandes pilares del Proyecto ViDA

La normativa ViDA se basa en la factura electrónica pero no se limita sólo a ella. La reforma se articula alrededor de tres grandes cambios que se irán aplicando en diferentes momentos:

• Factura electrónica y reporting digital: se introducen requisitos digitales comunes para determinadas operaciones B2B intracomunitarias. El gran salto llegará en julio de 2030, cuando comenzará a aplicarse el nuevo sistema europeo de reporting digital basado en factura electrónica.
• Nuevas reglas para las plataformas digitales: ViDA modifica el tratamiento del IVA en determinados servicios de alojamiento de corta duración y transporte de pasajeros contratados mediante plataformas. Estas medidas comenzarán a aplicarse de forma progresiva a partir de julio de 2028.
• Un único registro de IVA: se amplían mecanismos que permitirán a las empresas cumplir determinadas obligaciones de IVA en otros Estados miembros sin tener que registrarse fiscalmente en cada uno de ellos. El objetivo es facilitar las operaciones dentro del mercado único y reducir trámites cuando una empresa vende en varios países de la UE.

Estos tres pilares explican por qué hablar de IVA en la era digital es hablar de bastante más que de sustituir una factura en papel o PDF por una electrónica. ViDA modifica distintas piezas del sistema europeo del IVA y lo hace con un calendario que obliga a mirar varios años por delante.

Calendario del Proyecto ViDA: principales fechas y cambios

El Proyecto ViDA no entra en vigor de golpe. Aunque el paquete se adoptó en marzo de 2025, la Unión Europea ha establecido un calendario progresivo que llega hasta 2035. Para empresas y autónomos, las fechas que más interesa tener localizadas son 2028, 2030 y 2035, porque concentran buena parte de los cambios de mayor alcance.

H3. 2028: plataformas digitales y registro único del IVA

El 1 de julio de 2028 entrará en aplicación una parte importante de ViDA. Por un lado, llegarán nuevas reglas para las plataformas que intermedian en alojamientos de corta duración y transporte de pasajeros por carretera. En determinados casos, la plataforma pasará a ser considerada responsable de recaudar e ingresar el IVA cuando el proveedor del servicio no lo haga. Los Estados miembros podrán retrasar esta medida hasta el 1 de enero de 2030.

Ese mismo día comenzarán también las principales medidas del Single VAT Registration (SVR) o registro único del IVA. La reforma amplía la ventanilla única —OSS— y busca reducir los casos en los que una empresa necesita darse de alta a efectos de IVA en distintos países simplemente porque realiza determinadas operaciones allí.

Para una pyme que vende en varios mercados europeos, este punto es especialmente interesante: ViDA pretende que una mayor parte de las obligaciones de IVA puedan gestionarse desde un único Estado miembro, reduciendo registros y trámites en otros países de la UE.

2030: nuevas obligaciones de facturación y reporting intracomunitario

El 1 de julio de 2030 llegará uno de los cambios con mayor impacto directo sobre la facturación. Las operaciones B2B transfronterizas que deban comunicarse estarán sujetas a nuevos requisitos de reporting digital basados en la factura electrónica.

La información de estas operaciones tendrá que comunicarse de forma digital y estructurada a las administraciones tributarias. Esto permitirá sustituir el actual sistema de declaraciones recapitulativas por operación por un modelo en el que los datos estén disponibles mucho antes.

Para las empresas que trabajan con clientes o proveedores de otros Estados miembros, factura electrónica intracomunitaria y reporting digital pasarán así a estar directamente conectados. Más adelante veremos qué información habrá que comunicar y cómo cambia el proceso respecto al sistema actual.

2035: adaptación de los sistemas nacionales al modelo europeo

El último gran hito del calendario está fijado para el 1 de enero de 2035. Para entonces, los Estados miembros que cuenten con sistemas nacionales de reporting digital de operaciones en tiempo real deberán haberlos adaptado al modelo y a los estándares establecidos a nivel europeo.

El objetivo es que los diferentes sistemas nacionales no avancen cada uno por su cuenta, sino que sean compatibles con el marco europeo. Para las empresas, esta armonización busca que facturar y comunicar información fiscal en distintos países de la UE sea más homogéneo, especialmente cuando existen operaciones transfronterizas.

Quizás 2035 pueda parecer una fecha lejana pero no perdamos de vista ques el punto final de un proceso que ya está en marcha y que irá cambiando progresivamente la forma en que las empresas gestionan el IVA y la facturación dentro de la Unión Europea.

Qué cambia en factura electrónica y reporting digital

Uno de los cambios más importantes de ViDA está en cómo se documentan y comunican determinadas operaciones entre empresas de distintos países de la UE. A partir del 1 de julio de 2030, la factura electrónica será la base del nuevo sistema de reporting digital para estas operaciones intracomunitarias.

El objetivo es acortar mucho los tiempos con los que las administraciones tributarias reciben la información. Frente a declaraciones periódicas que agrupan operaciones ya realizadas, el nuevo modelo permitirá disponer de datos de cada transacción pocos días después de emitir o recibir la factura.

La factura electrónica intracomunitaria en el nuevo modelo europeo

Con ViDA, la factura electrónica intracomunitaria tendrá que emitirse en un formato electrónico estructurado, es decir, con datos que puedan ser procesados automáticamente por los sistemas informáticos. No bastará, por tanto, con generar un PDF y enviarlo por correo electrónico.

Para las operaciones sujetas al nuevo sistema, la factura deberá emitirse, con carácter general, en un plazo máximo de 10 días desde que se produzca el hecho imponible. Sus datos servirán después para cumplir con la obligación de reporting digital, de modo que facturación y comunicación fiscal quedarán directamente conectadas.

Esto afecta especialmente a empresas y autónomos que venden bienes o prestan servicios a otras empresas establecidas en distintos Estados miembros. Si un negocio español trabaja habitualmente con clientes empresariales de Francia, Alemania o Italia, por ejemplo, tendrá que tener en el radar estas nuevas reglas aunque hoy todavía facture esas operaciones con el sistema actual.

Del Modelo 349 al reporting digital de las operaciones

En España, el Modelo 349 permite informar a la AEAT de determinadas entregas, adquisiciones y prestaciones de servicios intracomunitarias. Es una declaración recapitulativa: reúne las operaciones correspondientes a un determinado periodo y se presenta posteriormente.

ViDA cambia este planteamiento para las operaciones incluidas en el nuevo sistema. Desde julio de 2030 (cuidado, parece lejos pero está ahí al lado) los actuales estados recapitulativos serán sustituidos por un reporting digital operación por operación para las transacciones intracomunitarias afectadas. Los datos deberán comunicarse a la Administración tributaria en un plazo mucho más corto, generalmente cinco días desde la emisión de la factura o desde la fecha en la que debería haberse emitido.

El salto es importante: se pasa de recopilar y declarar periódicamente determinadas operaciones a generar una factura electrónica estructurada cuyos datos pueden comunicarse prácticamente en tiempo real. Para las empresas, esto hará todavía más importante contar con un software de facturación capaz de trabajar con información estructurada, mantener los registros ordenados y adaptarse a una gestión del IVA cada vez más digital.

Diferencias entre ViDA y Verifactu

ViDA y Verifactu forman parte del mismo movimiento hacia una fiscalidad más digital, pero no son dos versiones de una misma obligación. Tienen distinto ámbito, calendario y finalidad. Y, sobre todo, que una empresa esté preparada para Verifactu no significa automáticamente que ya lo esté para los cambios que traerá ViDA.

La diferencia más fácil de entender está en el punto de partida: Verifactu pone el foco en el sistema con el que se generan las facturas y sus registros en España; ViDA reforma determinadas reglas del IVA a escala europea, entre ellas la factura electrónica y el reporting digital de las operaciones intracomunitarias.

Qué regula ViDA y qué regula Verifactu

ViDA (VAT in the Digital Age) es un paquete de medidas de la Unión Europea. Su alcance es amplio y afecta a diferentes piezas del sistema del IVA:

• Factura electrónica intracomunitaria: establece la factura electrónica estructurada como elemento central para determinadas operaciones B2B entre empresas de distintos Estados miembros.
• Reporting digital: introduce la comunicación electrónica de datos de determinadas operaciones intracomunitarias con plazos mucho más cortos que los actuales.
• IVA en las plataformas digitales: incorpora nuevas reglas para determinados servicios de alojamiento de corta duración y transporte de pasajeros intermediados por plataformas.
• Registro único del IVA: amplía los mecanismos que permiten gestionar determinadas obligaciones en otros Estados miembros sin tener que registrarse a efectos de IVA en cada país.

Verifactu, en cambio, nace de la normativa española contra el fraude fiscal y afecta a los sistemas informáticos de facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales dentro de su ámbito de aplicación. Entre sus requisitos encontramos:

• Generar un registro de facturación por cada factura emitida y, cuando corresponda, un registro de anulación.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Incorporar un código QR en las facturas dentro de su ámbito de aplicación.
• Permitir que el sistema funcione en modalidad Verifactu, enviando los registros de facturación a la AEAT de forma continuada, o en modalidad no Verifactu, cumpliendo los requisitos adicionales establecidos para conservarlos sin ese envío inmediato.

Por tanto, tampoco debemos confundir Verifactu con la factura electrónica. Verifactu regula cómo debe funcionar el software que genera los registros de facturación; ViDA, entre otras medidas, sí introduce la factura electrónica estructurada como base del futuro reporting de determinadas operaciones intracomunitarias.

Cómo convivirán ambos sistemas

Es clave tener en cuenta que una empresa española o un autónomo puede terminar teniendo que cumplir con Verifactu y ViDA al mismo tiempo, porque cada norma actúa sobre una parte diferente de su facturación.

Pensemos en una pyme española que factura tanto a clientes nacionales como a empresas de otros países de la UE. Su escenario puede ser este:

• Para su sistema de facturación en España, deberá utilizar un software adaptado a los requisitos que le correspondan de la normativa española y de Verifactu.
• Si realiza determinadas operaciones B2B intracomunitarias, a partir de julio de 2030 entrarán en juego los requisitos europeos de factura electrónica y reporting digital establecidos por ViDA.
• Si también está afectada por la factura electrónica B2B española, tendrá que atender igualmente a esa normativa, que es otra obligación diferente.
• Una misma factura puede quedar relacionada con distintas exigencias, por lo que será cada vez más importante que el software pueda gestionar correctamente los datos que necesita cada sistema.

Aquí está una de las claves para no perderse entre tanta normativa: Verifactu, factura electrónica B2B española y Proyecto ViDA no son sinónimos ni sustituyen unos a otros. Pueden convivir y afectar al mismo negocio desde ángulos diferentes.

Para una empresa, esto implica mirar más allá de la próxima fecha de entrada en vigor. La facturación avanza hacia un modelo en el que generar la factura, conservar un registro fiable y comunicar determinados datos a Hacienda o a las administraciones europeas estarán cada vez más conectados. Elegir herramientas de facturación preparadas para evolucionar con estos cambios evitará tener que rehacer procesos cada vez que llegue una nueva obligación.

Cómo afecta a operaciones intracomunitarias

Las empresas que compran o venden en otros países de la Unión Europea son las que más directamente notarán los cambios de ViDA en facturación y reporting. El objetivo es que la información sobre determinadas operaciones intracomunitarias llegue antes a las administraciones tributarias y con un formato común, reduciendo las diferencias que existen actualmente entre los sistemas de cada país.

Esto supone un cambio importante para negocios / autónomos que ya realizan entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes o prestan servicios a empresas de otros Estados miembros. A partir de 2030, en las operaciones afectadas ya no bastará con aplicar correctamente las reglas del IVA: la forma de facturar y comunicar los datos también cambiará.

Qué cambia al vender bienes o servicios a empresas de otros países de la UE

Pongamos un caso sencillo: una empresa española presta un servicio a otra empresa establecida en Francia. Hoy debe comprobar dónde se localiza la operación a efectos de IVA, verificar la situación fiscal de su cliente, emitir correctamente la factura y cumplir, cuando corresponda, con sus obligaciones de información.

Con ViDA, determinadas operaciones B2B intracomunitarias se incorporarán al nuevo sistema de factura electrónica y reporting digital. En la práctica, habrá que prestar especial atención a:

• Quién es el cliente y dónde está establecido. No todas las ventas realizadas a otro país de la UE reciben el mismo tratamiento. Hay que distinguir, entre otros aspectos, si el destinatario es una empresa o un particular y si dispone de un número de IVA válido.
• Cómo se aplica el IVA. En muchas operaciones B2B intracomunitarias puede aplicarse la inversión del sujeto pasivo, de forma que es el cliente quien declara el impuesto en su país. El tratamiento concreto dependerá del tipo de operación.
• Cómo se emite la factura. En las operaciones afectadas por ViDA, la factura electrónica intracomunitaria deberá ajustarse a un formato estructurado que permita procesar sus datos automáticamente.
• Cuándo se emite. El nuevo marco establece plazos específicos para determinadas operaciones intracomunitarias, por lo que será todavía más importante generar la factura en tiempo y forma.
• Cuándo se comunican los datos. El reporting digital reducirá considerablemente el tiempo entre la operación y su comunicación a la Administración tributaria.
• Qué información se conserva. Los datos fiscales de clientes y proveedores, facturas y registros de las operaciones tendrán que estar correctamente identificados y organizados.

Para un pequeño negocio que solo trabaja en España, esta parte de ViDA puede quedar todavía lejos de su día a día. Para una pyme que vende servicios, productos o trabaja habitualmente con proveedores de otros países de la UE, sí merece la pena empezar a seguir su evolución.

IVA, VIES y factura electrónica intracomunitaria

ViDA cambia la forma de intercambiar y comunicar información, pero no hace desaparecer las reglas del IVA intracomunitario. Saber quién participa en la operación y dónde está establecido seguirá siendo necesario para determinar cómo debe tratarse fiscalmente.

Aquí entra en juego VIES (VAT Information Exchange System), el sistema europeo que permite comprobar si un número de identificación a efectos de IVA está registrado para realizar operaciones intracomunitarias. Antes de facturar a una empresa de otro Estado miembro, verificar este dato puede ser determinante para aplicar correctamente el tratamiento fiscal de la operación.

Por ejemplo, si una empresa española presta un servicio B2B a una empresa francesa identificada correctamente a efectos de IVA, con carácter general la factura se emite sin IVA español y el cliente aplica la inversión del sujeto pasivo en Francia. No ocurre necesariamente lo mismo si el destinatario es un particular o si estamos ante una operación sujeta a reglas especiales.

Con el nuevo modelo, estas comprobaciones seguirán siendo necesarias, pero se conectarán con una facturación electrónica intracomunitaria mucho más estructurada y un reporting digital más rápido. La calidad de los datos cobra así todavía más importancia: un NIF-IVA incorrecto, una operación mal clasificada o una factura con información errónea pueden trasladarse directamente al sistema de comunicación fiscal.

Por eso ViDA no cambia únicamente el soporte de la factura. Para las empresas que operan dentro de la UE, supone avanzar hacia un proceso en el que identificar correctamente la operación, aplicar el IVA, facturar y comunicar los datos forman parte de una misma cadena digital.

Otros cambios de ViDA para empresas y autónomos

La factura electrónica y el reporting digital son la parte más visible de ViDA, pero la reforma europea toca otros puntos que pueden tener un efecto muy práctico. Uno de ellos busca evitar que una empresa tenga que registrarse a efectos de IVA en varios países de la UE por determinadas operaciones. Otro actualiza las reglas para una parte de la economía de plataformas.

Son cambios distintos, pero responden a dos problemas que han crecido con el mercado digital: empresas que venden cada vez más fuera de su país y servicios que se prestan a través de plataformas que conectan directamente a proveedores y clientes.

Un único registro de IVA para operar en varios países de la UE

Vender en varios países de la Unión Europea puede implicar actualmente que una empresa tenga que registrarse a efectos de IVA en más de un Estado miembro, presentar declaraciones allí y gestionar obligaciones fiscales diferentes. ViDA quiere reducir estos casos mediante el denominado Single VAT Registration (SVR) o registro único del IVA.

Para ello, la reforma amplía mecanismos que ya existen, como la ventanilla única del IVA (OSS), para que más operaciones puedan declararse desde un único Estado miembro. No significa que una empresa vaya a utilizar un único número de IVA para absolutamente todas sus operaciones en Europa, sino que se reducirán las situaciones en las que necesita registrarse en otro país.

Entre los cambios previstos se encuentran:

• Ampliación de la ventanilla única (OSS) a nuevas operaciones para que puedan declararse desde el país en el que la empresa ya está identificada.
• Nuevo régimen para determinadas transferencias de bienes propios entre Estados miembros, evitando en ciertos casos tener que registrarse a efectos de IVA en el país al que se desplaza el stock.
• Mayor uso de la inversión del sujeto pasivo en determinadas operaciones B2B cuando el proveedor no está establecido en el país en el que debe tributarse la operación.
• Menos registros fiscales múltiples, con la consiguiente reducción de declaraciones y trámites administrativos en distintos Estados miembros.

Pensemos, por ejemplo, en una empresa española que almacena mercancía en otro país de la UE para vender desde allí. Dependiendo de cómo organice actualmente esas operaciones, puede verse obligada a identificarse a efectos de IVA en ese Estado. Las nuevas reglas buscan que determinadas situaciones de este tipo puedan gestionarse de una forma más sencilla.

Nuevas reglas para determinadas plataformas digitales

ViDA también pone el foco en las plataformas que intermedian en alojamientos de corta duración y transporte de pasajeros por carretera. No afecta, por tanto, a cualquier marketplace o plataforma digital por el simple hecho de operar online.

El principal cambio es la figura del proveedor asimilado (deemed supplier). En determinados supuestos, cuando quien presta el servicio a través de la plataforma no repercute IVA, será la propia plataforma la que se considere prestadora a efectos del impuesto y tenga que recaudar e ingresar el IVA correspondiente.

Por ejemplo, puede ocurrir cuando una persona ofrece un alojamiento de corta duración a través de una plataforma y no está obligada a repercutir IVA por su situación fiscal. Si se cumplen las condiciones previstas por ViDA, la plataforma asumirá esa función a efectos del impuesto.

Con esta medida, la UE busca que servicios similares reciban un tratamiento del IVA más homogéneo, independientemente de que los preste directamente una empresa o se contraten a través de una plataforma digital. Estas nuevas reglas comenzarán a aplicarse a partir del 1 de julio de 2028, aunque los Estados miembros disponen de cierto margen en su implantación.

Qué debería ir preparando una empresa

Aunque los grandes hitos del Proyecto ViDA están fijados para los próximos años, su calendario no significa que las empresas tengan que esperar hasta 2030 para empezar a prepararse. La transición hacia una fiscalidad más digital ya está en marcha y afecta directamente a la manera en que se generan las facturas, se registran las operaciones y se comparten los datos con las administraciones tributarias.

Para las empresas que operan en varios países de la UE, este margen de tiempo puede servir para revisar procesos que hoy funcionan, pero que difícilmente encajarán en un escenario de factura electrónica estructurada y reporting digital con plazos mucho más cortos. Tener bien identificadas las operaciones intracomunitarias, ordenar los datos de facturación y reducir tareas manuales son pasos que pueden darse desde ahora y que también facilitan el cumplimiento de otras obligaciones más próximas.

Revisar cómo factura y registra sus operaciones

El primer paso no requiere hacer grandes cambios, sino saber exactamente cómo se está facturando hoy. Una empresa que opera dentro de la UE debería tener bien identificadas sus ventas y compras intracomunitarias y diferenciarlas correctamente del resto de operaciones.

Conviene revisar especialmente:

• Los datos fiscales de clientes y proveedores: razón social, país, NIF-IVA y otra información necesaria para emitir correctamente las facturas.
• La validación de operadores intracomunitarios: comprobar cuando corresponda el NIF-IVA a través de VIES y conservar correctamente la información de la operación.
• La clasificación de las operaciones: distinguir entre ventas nacionales, entregas y adquisiciones intracomunitarias, prestaciones de servicios y operaciones con países de fuera de la UE.
• El tratamiento del IVA: comprobar qué operaciones llevan IVA español, cuáles pueden quedar exentas y en cuáles se aplica la inversión del sujeto pasivo.
• Las facturas y registros: mantener la información completa, ordenada y accesible para poder cumplir con las obligaciones fiscales y detectar errores antes de presentar declaraciones.
• Los procesos manuales: localizar aquellos puntos en los que todavía se copian datos entre facturas, hojas de cálculo, programas o declaraciones. Son precisamente los procesos que peor encajan con un reporting cada vez más automatizado.

No se trata de aplicar antes de tiempo una normativa ViDA que todavía no es exigible, sino de detectar ahora qué partes del proceso pueden convertirse en un problema cuando la información tenga que viajar de forma estructurada y en plazos mucho más cortos.

Preparar sus herramientas de facturación para los próximos cambios

La dirección que está tomando la normativa es bastante clara: menos procesos manuales, más datos estructurados y una mayor conexión entre la factura y la información fiscal que recibe la Administración. ViDA sigue esa línea a escala europea, mientras España avanza con sus propias obligaciones de facturación.

Por eso, al elegir o revisar un programa de facturación conviene valorar que permita:

• Centralizar facturas, clientes, proveedores e información fiscal, evitando tener los datos repartidos entre distintas herramientas.
• Identificar y registrar correctamente las operaciones internacionales, algo especialmente relevante para negocios que trabajan dentro de la UE.
• Trabajar con formatos electrónicos y procesos automatizados, en lugar de depender exclusivamente de documentos creados y gestionados de forma manual.
• Mantener los registros ordenados y trazables, para facilitar tanto las obligaciones actuales como las que vayan incorporándose.
• Actualizarse ante cambios normativos, sin obligar al negocio a rehacer todo su sistema de facturación cada vez que aparece una nueva exigencia.

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