Despido improcedente: qué es, causas y cómo actuar en tu empresa

Introducción: cuando el despido se convierte en un problema legal

Despedir a un trabajador nunca es una decisión sencilla, pero hacerlo sin respetar el procedimiento correcto puede convertirse en un problema serio para cualquier empresa o autónomo. En el ámbito laboral español, un despido mal ejecutado puede transformarse en un despido improcedente, con consecuencias económicas, legales y reputacionales que muchas pymes no están preparadas para asumir.

La preocupación es lógica: ¿qué ocurre si mi empresa despide mal?, ¿cómo saber si el despido que he comunicado puede declararse improcedente?, ¿qué documentación debo conservar para evitar sanciones? Estas son preguntas habituales en los departamentos de administración o en las asesorías laborales que gestionan plantillas pequeñas.

En términos legales, un despido improcedente es aquel que no puede justificarse de manera objetiva o formal según lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores. La ley protege al trabajador, y cualquier error de forma, de fondo o de procedimiento puede dar la razón al empleado en un juicio laboral.

Con este artículo queremos dar luz, de forma clara y actualizada, a qué es un despido improcedente, cuáles son sus causas más frecuentes, qué tipos existen y cómo debe actuar una empresa o asesoría ante esta situación. También veremos cómo evitar que un despido se considere improcedente y qué pasos seguir para documentarlo correctamente. Porque prevenirlo no solo es una cuestión legal, sino una herramienta de gestión que puede ahorrar tiempo, dinero y conflictos futuros.

Qué es un despido improcedente según la ley española

Entender qué se considera un despido improcedente es esencial para cualquier empresa o asesoría que gestione personal. No se trata solo de una cuestión jurídica, sino también de una decisión empresarial que puede tener un coste elevado si no se ejecuta con rigor. En España, el despido improcedente está regulado por el artículo 56 del Estatuto de los Trabajadores, y su interpretación práctica ha evolucionado con la jurisprudencia y las sentencias de los tribunales laborales.

En términos sencillos, un despido improcedente se produce cuando el empresario extingue la relación laboral sin acreditar una causa justificada o incumpliendo los requisitos formales exigidos por la ley. Es decir, puede existir una razón de fondo, pero si no se demuestra adecuadamente o se comunica de forma incorrecta, el despido se considera improcedente.

Esta situación tiene consecuencias claras: la empresa debe elegir entre readmitir al trabajador en su puesto o pagar una indemnización económica. Además, el trabajador conserva el derecho a solicitar la prestación por desempleo (paro) siempre que cumpla los requisitos legales.

En la práctica, el despido improcedente no solo es un error jurídico, sino también dejar patente una señal de desorganización interna. Ocurre con frecuencia en pymes que actúan sin asesoramiento previo o que aplican modelos de carta de despido genéricos sin adecuarlos al caso concreto.

Definición legal y significado práctico

El Estatuto de los Trabajadores establece que un despido será improcedente cuando no se acredite la causa alegada o no se cumplan las exigencias formales del procedimiento. Es decir, el juez laboral no encuentra motivos suficientes para justificar la extinción del contrato o detecta errores en la forma en que se ha realizado.

En palabras más cercanas y aterrizándolo a situaciones reales, esto significa que la empresa pierde la presunción de buena fe si no puede demostrar, con documentos o hechos concretos, que la decisión estaba motivada. La carga de la prueba recae sobre el empleador, no sobre el trabajador.

Por ejemplo, si una empresa despide a un empleado por “bajo rendimiento” pero no ha realizado evaluaciones previas, no ha emitido advertencias formales ni tiene un histórico de incidencias, el juez puede declarar el despido improcedente. La falta de evidencia convierte la causa en insuficiente, incluso aunque existan problemas reales de desempeño.

En ese caso, la empresa deberá indemnizar al trabajador con 33 días por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades, salvo que opte por su reincorporación.

Concluyendo, un despido improcedente no siempre se debe a mala intención, sino al desconocimiento o a la falta de documentación que acredite el motivo.

Causas habituales del despido improcedente

Las causas más comunes que llevan a la calificación de improcedente son perfectamente evitables si se gestionan con orden y transparencia. En la mayoría de los casos, la improcedencia se declara por una de estas tres razones principales:

1. Falta de causa justificada o insuficiente documentación.
La empresa alega un motivo genérico (“bajo rendimiento”, “falta de adaptación”, “mal comportamiento”) sin pruebas ni informes que lo respalden. Los jueces no valoran las percepciones subjetivas: exigen hechos contrastables.

2. Incumplimiento de los requisitos formales.
La ley exige que el despido se comunique por escrito, con una carta firmada que detalle los hechos, la fecha de efectos y la causa concreta. Si no se entrega o se redacta de forma imprecisa, el despido se declara improcedente aunque la causa fuera legítima.

3. Causas mal aplicadas o no acreditadas.
En los despidos objetivos, por ejemplo, se suelen alegar causas económicas, organizativas o técnicas sin informes contables o memorias justificativas. En los disciplinarios, se sancionan faltas menores como si fueran graves. Ambos errores invalidan el despido.

También son frecuentes los casos en los que no se respeta el preaviso legal de 15 días, se omite la puesta a disposición de la indemnización en los despidos objetivos o no se entrega la documentación final al trabajador.

Tipos de despido improcedente

El término “improcedente” engloba varios supuestos distintos según el tipo de despido y las causas alegadas. En la práctica, los más comunes son los siguientes:

1. Despido disciplinario improcedente.
Se produce cuando la empresa alega un comportamiento grave o reiterado del trabajador (falta de asistencia, bajo rendimiento, desobediencia) pero no lo acredita adecuadamente. Si no hay pruebas suficientes, el despido pierde validez.

2. Despido objetivo improcedente.
Tiene lugar cuando la empresa justifica la extinción del contrato por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, pero no demuestra la realidad de esas causas o no entrega la documentación correspondiente al trabajador.

3. Despido sin preaviso o con defectos formales.
Incluso si la causa es válida, el despido puede declararse improcedente por no respetar el plazo de preaviso, no comunicarlo por escrito o no ofrecer la indemnización legal en el momento adecuado.

4. Casos mixtos o especiales.
Existen situaciones especialmente sensibles, como los despidos durante una baja médica, embarazo, permiso de maternidad/paternidad o en representantes sindicales, que pueden pasar de improcedentes a nulos si vulneran derechos fundamentales.

En todos los casos, el resultado es el mismo: la empresa asume las consecuencias económicas o debe reincorporar al trabajador. Por eso, conocer y aplicar correctamente los procedimientos legales no es solo una obligación, sino una forma de proteger el equilibrio y la seguridad jurídica dentro de la organización.

Cómo identificar un despido improcedente paso a paso

Detectar a tiempo cuándo un despido puede ser considerado improcedente permite a las empresas evitar sanciones, conflictos judiciales y pérdidas económicas. En la mayoría de los casos, la improcedencia se declara no por mala fe, sino por una gestión inadecuada del proceso: falta de pruebas, errores de comunicación o incumplimiento de plazos.
Con este contenido nuestro objetivo es ayudar a las pymes, asesorías y responsables de RRHH a reconocer los signos de riesgo, reforzar la documentación y actuar de forma preventiva antes de ejecutar un despido.

Indicadores de improcedencia en la empresa

Existen varios indicios que pueden anticipar que un despido será considerado improcedente. Identificarlos a tiempo es fundamental para corregirlos o detener el proceso antes de que se formalice:

• Falta de causa objetiva o de documentación acreditativa.
  Si el despido se basa en una causa genérica (“falta de confianza”, “bajo rendimiento”, “problemas de actitud”) sin informes o pruebas que lo sustenten, se considera un despido sin fundamento objetivo.
• Incumplimiento de plazos y procedimientos.
  No respetar el preaviso mínimo, omitir la puesta a disposición de la indemnización en despidos objetivos o no entregar la carta formalmente son errores que convierten un despido válido en improcedente.
• Comunicación deficiente al trabajador.
  Un despido verbal, ambiguo o mal comunicado carece de validez. La ley exige una carta escrita detallando los hechos, la fecha y las consecuencias de la decisión. Sin esa comunicación, el despido no tiene respaldo legal.

Estos tres indicadores son los más frecuentes en pymes y microempresas, donde los procesos suelen realizarse sin asesoramiento legal o con plantillas de documentos no adaptadas al caso.

Documentación que debe conservar la empresa

Para acreditar la validez de un despido, la empresa debe disponer de una documentación sólida, fechada y verificable. La carga de la prueba siempre recae en el empleador, por lo que conservar estos documentos es clave para defender la procedencia del despido:

• Carta de despido y justificantes de entrega.
  Debe incluir los hechos concretos, la causa legal y la fecha de efectos. Es recomendable conservar una copia firmada por el trabajador o un justificante de recepción por burofax o correo certificado.
• Expedientes disciplinarios o informes previos.
  En los despidos disciplinarios, deben conservarse los registros de incidencias, advertencias o evaluaciones que acrediten las faltas.
• Justificación económica o técnica.
  En los despidos objetivos, se requiere documentación contable (balances, informes de pérdidas, organigramas) que demuestre la necesidad real de amortizar el puesto.
• Correspondencia interna o comunicaciones con el trabajador.
  Correos, avisos o actas de reuniones pueden servir como respaldo en caso de reclamación judicial.

Disponer de esta trazabilidad documental no solo protege ante posibles demandas, sino que demuestra buena fe y profesionalidad ante la Inspección de Trabajo o los tribunales.

Cómo evitar que un despido se considere improcedente

Prevenir un despido improcedente es posible si la empresa aplica una política de rigor documental y comunicación transparente. No se trata de judicializar cada decisión, sino de actuar con método y previsión. Antes de iniciar cualquier proceso, es fundamental conocer cómo despedir a un trabajador correctamente desde el punto de vista legal y formal. Un error en la comunicación, la forma o los plazos puede ser suficiente para que el despido sea declarado improcedente.

1. Solicitar asesoramiento previo.
Antes de iniciar cualquier despido, conviene consultar con un asesor laboral o jurídico que valide la causa, la forma y la documentación.

2. Usar modelos de carta verificados.
Evitar plantillas genéricas descargadas de internet. Cada despido debe adaptarse a la situación concreta, mencionando los hechos y las pruebas específicas.

3. Respetar los plazos de preaviso.
En los despidos objetivos, el preaviso mínimo es de 15 días. En los disciplinarios, debe aplicarse de inmediato pero cumpliendo las formalidades.

4. Registrar todas las comunicaciones.
Toda advertencia, aviso o notificación debe quedar por escrito. Esa trazabilidad será la mejor defensa ante cualquier impugnación.

Además, los tribunales suelen considerar despido improcedente sin preaviso aquellos casos en los que el trabajador no ha recibido la notificación en el tiempo legal establecido o no se ha documentado adecuadamente la entrega de la carta de despido. Aplicar estas buenas prácticas reduce el riesgo de errores formales y garantiza que cada despido se ajuste al marco legal. Recordar también que el despido improcedente sin respetar el preaviso puede agravar las consecuencias económicas para la empresa. El incumplimiento de los plazos o la falta de comunicación previa son causas habituales que convierten un despido válido en despido improcedente con preaviso defectuoso.

Consecuencias del despido improcedente para la empresa

A pesar de todas las pesquisas y cuidados, puede darse la situación de ejecutar un despido improcedente por parte de la empresa. En estos casos, Cuando un despido se declara improcedente, las consecuencias van más allá de la simple indemnización. Afectan al equilibrio financiero, al clima laboral y a la reputación de la empresa. Conocer de antemano los efectos legales, económicos y contables permite prepararse mejor y tomar decisiones estratégicas con criterio.

Indemnización por despido improcedente

La principal consecuencia del despido improcedente es la obligación de indemnizar al trabajador o readmitirlo en su puesto. El cálculo se realiza según el artículo 56 del Estatuto de los Trabajadores: 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.

Por ejemplo, si una pyme despide a un empleado con cinco años de antigüedad y un salario mensual de 1.800 €, la indemnización sería:
33 días × 5 años × 1.800 € / 30 ≈ 9.900 €.

La empresa puede elegir entre pagar esta indemnización o reincorporar al trabajador en las mismas condiciones que tenía antes del despido. En el caso de los contratos anteriores a 2012, parte del cálculo puede incluir los 45 días por año según el régimen transitorio. Además, la indemnización por despido improcedente está exenta de IRPF dentro de los límites legales, pero debe contabilizarse como gasto en la contabilidad de la empresa.

Reincorporación del trabajador

Si la empresa opta o se ve obligada a readmitir al trabajador, debe hacerlo en un plazo máximo de diez días desde la notificación de la sentencia. En ese caso:

• El trabajador recupera su antigüedad, salario y condiciones previas.
• La empresa debe pagar los salarios de tramitación (los sueldos que el empleado dejó de percibir desde el despido hasta la readmisión).
• Cualquier intento de modificar el puesto, el horario o las condiciones puede considerarse una represalia y derivar en sanciones adicionales.

La reincorporación suele generar tensiones internas, especialmente en equipos pequeños. Por eso, en la práctica, la mayoría de las empresas opta por pagar la indemnización y cerrar el vínculo laboral de forma definitiva.

Efectos fiscales y contables del despido improcedente

Desde el punto de vista contable, la indemnización se registra como un gasto extraordinario en la cuenta de resultados.
En la práctica, la empresa debe:

• Reflejar el importe de la indemnización en la cuenta de personal (subgrupo 64 del Plan General Contable).
• Guardar la sentencia o el acuerdo de conciliación como justificante ante Hacienda.
• En caso de inspección, acreditar que el pago se corresponde con un despido calificado como improcedente y que no supera los límites legales de exención fiscal.

La correcta contabilización y justificación documental son esenciales para evitar discrepancias en auditorías o revisiones tributarias.
En definitiva, un despido improcedente mal gestionado puede costar mucho más que una indemnización: puede afectar a la imagen de la empresa, a su clima laboral y a su confianza frente a empleados, clientes y organismos públicos.

Despido improcedente y paro del trabajador

Uno de los aspectos más relevantes tras la declaración de un despido improcedente es cómo afecta al derecho del trabajador a cobrar el paro. Aunque este tipo de extinción laboral se produce por un error o irregularidad en la actuación de la empresa, el trabajador conserva su derecho a la prestación por desempleo, siempre que cumpla los requisitos generales establecidos por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Comprender esta relación entre despido improcedente y paro es clave tanto para las empresas, que deben entregar correctamente la documentación, como para los empleados, que deben acreditar la situación legal de desempleo ante el SEPE.

Diferencia entre el paro tras un despido procedente e improcedente

A efectos de la prestación, no existe diferencia práctica entre un despido procedente y uno improcedente: en ambos casos el trabajador tiene derecho a solicitar el paro si cumple los requisitos de cotización.

La diferencia radica en el motivo y las consecuencias legales del despido, no en la cobertura por desempleo:

• En un despido procedente, el trabajador pierde el empleo de forma justificada, y la empresa no asume más obligación que el pago del finiquito y, en su caso, la indemnización correspondiente.
• En un despido improcedente, el despido se declara irregular, pero la extinción del contrato sigue siendo válida si la empresa elige indemnizar en lugar de readmitir. En este supuesto, el trabajador pasa automáticamente a estar en situación legal de desempleo y puede solicitar el paro.

Lo importante, por tanto, es que el despido no sea considerado nulo (por vulneración de derechos fundamentales), ya que en ese caso el trabajador debe ser readmitido y no puede acceder al paro hasta que el contrato se extinga definitivamente.

Requisitos para acceder al paro tras un despido improcedente

El trabajador despedido de forma improcedente tiene derecho al paro si:

1. Ha cotizado al menos 360 días en los seis años anteriores al despido.
2. Está inscrito como demandante de empleo en el SEPE.
3. No ha rechazado una oferta de reincorporación si la empresa opta por readmitirlo tras la sentencia.
4. No ha solicitado la baja voluntaria antes del despido (ya que en ese caso no existe derecho a prestación).

El importe y la duración del paro dependen de las bases de cotización previas del trabajador, como en cualquier otro despido. En la mayoría de los casos, la prestación se inicia tras agotar los salarios de tramitación —si los hubiera— y una vez que la empresa comunica al SEPE la fecha efectiva de baja.

Documentación que debe entregar la empresa y presentar el trabajador

La gestión documental es fundamental para que el trabajador pueda acceder sin retrasos a la prestación. La empresa tiene la obligación de entregar los siguientes documentos al finalizar la relación laboral:

• Certificado de empresa, donde constan las bases de cotización y la causa de la extinción. Es el documento que permite al SEPE calcular la cuantía del paro.
• Carta de despido o resolución judicial, en la que se indica que el despido ha sido declarado improcedente (en caso de sentencia).
• Finiquito, con el detalle de los conceptos pendientes de pago: salario, vacaciones no disfrutadas, pagas proporcionales, etc.
• Recibo de indemnización, si la empresa ha optado por compensar al trabajador en lugar de readmitirlo.

Por su parte, el trabajador deberá presentar ante el SEPE:

Documento de identificación (DNI o NIE).

Solicitud de prestación por desempleo.

Certificado de empresa (si no ha sido enviado telemáticamente).

Resolución judicial o acta de conciliación, en caso de que el despido haya sido impugnado.

El plazo para solicitar el paro es de 15 días hábiles desde la fecha del despido o desde la resolución judicial que lo declare improcedente. Si se presenta fuera de plazo, se pierde parte de los días de prestación.

En definitiva, el despido improcedente no impide el acceso al paro, pero sí exige una tramitación formal y correcta por parte de la empresa y del trabajador. Cumplir con los plazos y entregar toda la documentación evita retrasos en el cobro y demuestra una gestión laboral responsable y transparente.

Preguntas frecuentes sobre el despido improcedente

¿Cómo debe actuar un autónomo o empresa ante un despido improcedente?
Cuando un despido se declara improcedente, la pyme tiene dos opciones legales: readmitir al trabajador en su puesto con las mismas condiciones o indemnizarlo con 33 días de salario por año trabajado (con un máximo de 24 mensualidades).
Lo más recomendable es actuar con rapidez y criterio económico: si la reincorporación genera conflicto interno o el puesto ya no es necesario, la indemnización suele ser la opción más eficiente.
Además, la empresa debe cumplir con todas las obligaciones administrativas: pagar el finiquito, entregar la documentación correspondiente y registrar correctamente el gasto contable. No hacerlo podría derivar en sanciones o en la reapertura del proceso judicial.

¿Qué documentación debe conservar una asesoría si un cliente despide de forma improcedente?
Las asesorías y gestorías que gestionan despidos para sus clientes deben mantener un expediente completo y trazable con todos los documentos relacionados con el proceso:

• Carta de despido firmada y entregada.
• Justificantes de notificación (burofax, correo certificado o firma digital).
• Pruebas o informes que acrediten la causa alegada.
• Recibo de indemnización y justificante del pago.

Resolución judicial o acta de conciliación, si el despido ha sido impugnado.
Conservar esta documentación protege tanto a la asesoría como a la empresa cliente frente a futuras reclamaciones o inspecciones laborales. También refuerza la transparencia y la seguridad jurídica de su gestión.

¿Cómo evitar que un despido se considere improcedente?
La prevención es la clave. Para evitar que un despido sea declarado improcedente, la empresa debe actuar con rigor documental y asesoramiento previo. Algunas buenas prácticas incluyen:

• Definir con precisión la causa del despido (disciplinaria u objetiva).
• Documentar los hechos o las circunstancias económicas que lo justifican.
• Redactar una carta de despido clara, fechada y con detalle suficiente.
• Cumplir los plazos de preaviso y las obligaciones formales.
• Contar con el aval de una asesoría laboral o un software de gestión que automatice la documentación y los plazos.
  En definitiva, un despido justificado y correctamente comunicado rara vez se declara improcedente.

¿Qué implica para una empresa que se declare el despido como improcedente?
Las implicaciones pueden ser tanto económicas como reputacionales.
Económicamente, la empresa debe pagar la indemnización legal o readmitir al trabajador. Además, puede enfrentarse a salarios de tramitación y costes judiciales si el proceso ha sido impugnado.
A nivel interno, un despido mal gestionado puede afectar al clima laboral y generar desconfianza en el equipo. Por eso, más allá del coste económico, la improcedencia supone un recordatorio de la importancia de aplicar procedimientos laborales claros y bien documentados.
Una gestión correcta de los despidos protege a la empresa, fortalece su reputación y reduce el riesgo de litigios.

¿Cuándo un despido disciplinario puede acabar siendo improcedente?
El despido disciplinario se declara improcedente cuando la empresa no logra acreditar las faltas graves o reiteradas que justifican la decisión.
Esto suele ocurrir por tres motivos principales:

1. Falta de pruebas. No existen registros, advertencias o informes que respalden las conductas sancionadas.
2. Errores en la forma. La carta de despido no describe los hechos con precisión o no se entrega al trabajador por los canales adecuados.
3. Desproporción de la sanción. La falta cometida no justifica la medida más grave —el despido—, según la jurisprudencia laboral. En todos estos casos, el juez entiende que la empresa no ha acreditado adecuadamente el motivo y, por tanto, declara el despido improcedente.

En ocasiones, los trabajadores se preguntan cómo conseguir un despido improcedente para acceder a la indemnización máxima o a determinadas condiciones del paro. En realidad, este tipo de despido no depende del trabajador, sino del incumplimiento por parte de la empresa de los requisitos legales o formales que regulan el cese laboral

Conclusión: prevenir el despido improcedente y proteger tu empresa

Prevenir un despido improcedente no se trata solo de cumplir con la ley, sino de proteger la estabilidad y la reputación de tu empresa. Cada decisión laboral debe estar respaldada por pruebas, procedimientos claros y una comunicación transparente con el trabajador.

Conocer la normativa, planificar cada paso y documentar correctamente el proceso es la mejor forma de evitar conflictos costosos y litigios innecesarios. La diferencia entre un despido procedente y uno improcedente suele estar en los detalles: una carta mal redactada, un plazo incumplido o una causa mal justificada pueden tener consecuencias económicas relevantes.

El asesoramiento previo y el uso de herramientas de gestión laboral que garanticen la trazabilidad documental son hoy una necesidad, no una opción. La prevención jurídica empieza en los procesos internos.

Anticiparse siempre es más rentable que reparar.
Si tienes dudas sobre cómo aplicar correctamente la normativa o documentar un despido, consulta con tu asesoría laboral o revisa tus procedimientos internos desde tu software de gestión. Una revisión a tiempo puede ahorrarte miles de euros y reforzar la confianza dentro de tu empresa.