¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?

La diferencia entre albarán y factura radica en su función dentro del proceso comercial. El albarán acredita la entrega de bienes o servicios, mientras que la factura documenta la operación con validez fiscal ante Hacienda.

La diferencia entre albarán y factura es uno de los temas más importantes en la gestión administrativa y contable de cualquier empresa o autónomo. Comprender qué función cumple cada documento evita errores fiscales, mejora el control de inventario y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales con la Agencia Tributaria.

Este artículo ofrece una explicación clara, actualizada a 2025 y basada en la normativa española vigente. Trataremos qué es un albarán, qué es una factura y cuáles son sus principales diferencias según la Ley del IVA y los nuevos sistemas de facturación electrónica como Verifactu.

Además, conocer la diferencia entre albarán y factura ayuda a optimizar los procesos internos, reducir riesgos en auditorías y fortalecer la trazabilidad de las operaciones comerciales. Entender cómo se relacionan también con el pedido permite a las empresas mantener un control más eficiente sobre la documentación y las entregas. En definitiva, dominar estos conceptos es clave para garantizar la transparencia, la legalidad y la eficiencia en la gestión empresarial moderna.

¿Qué es un albarán?

Un albarán o nota de entrega es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de mercancías o la realización de un servicio en un momento concreto. Su finalidad principal es constatar la conformidad entre emisor y receptor sobre lo entregado. Por ejemplo, coherencia entre las cantidades pactadas, referencias, fecha, incidencias, etc. Así, sirve de soporte interno para inventarios y control de expediciones.

Normalmente, se firma en el punto de entrega como prueba de recepción. Aunque es un documento útil y con valor probatorio en reclamaciones comerciales, el albarán no es un documento fiscal. Por tanto, no justifica la deducción de IVA ni sustituye la factura cuando esta es obligatoria.

¿Qué es una factura?

La factura es el documento fiscal y contable que recoge una operación económica. Por tanto, identifica al emisor y al receptor, detalla bienes o servicios, desglose del IVA y el importe total. Además, incorpora los requisitos formales exigidos por la Ley del IVA y su Reglamento.

Su expedición y conservación están reguladas por la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido y normas complementarias. Y es que es la pieza que legitima la deducción del IVA soportado y sirve como justificante para la administración tributaria. Las facturas deben conservarse durante los plazos previstos por la normativa tributaria y estar accesibles ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria.

Diferencia entre albarán y factura

Algunas de las distinciones más relevantes y aplicables en la gestión diaria son las siguientes:

• Función: El albarán acredita la entrega del pedido. Por su parte, la factura documenta la obligación de pago y el hecho imponible para Hacienda según la Ley 37/1992.
• Valor fiscal: La factura tiene validez fiscal. Sin embargo, el albarán no la sustituye, salvo que se emita como albarán valorado y se cumplan los requisitos legales. No obstante, en la práctica, la factura sigue siendo necesaria.
• Contenido obligatorio: La factura exige ciertos requisitos formales, como los datos identificativos, numeración correlativa y desgloses. En cambio, el albarán es más simple y se centra únicamente en cantidades y recepción.
• Conservación: Es oportuno que se conserven ambos documentos por motivos contables y de control, pero la factura tiene obligaciones estrictas de conservación y trazabilidad ante la AEAT.

Esta comparación contesta de forma directa la diferencia entre albarán y factura desde la perspectiva práctica y normativa.

¿Y la factura electrónica?

España ha impulsado en los últimos años la digitalización de la facturación. Normativas y proyectos como la obligación progresiva de utilizar sistemas homologados condicionan cómo se generan, registran y conservan las facturas a partir de 2025–2026. Así lo vemos en el Reglamento sobre Sistemas Informáticos de Facturación y el proyecto de verificación Verifactu impulsado por Hacienda.

Estas medidas no eliminan la diferencia entre albarán y factura, pero sí afectan el formato, trazabilidad y exigencia de registros inmutables para las facturas expedidas entre empresas. En otras palabras, la factura electrónica homologada gana protagonismo y se exigirá software compatible para garantizar el control tributario.

Diferencia entre albarán y factura de pedido

La diferencia entre albarán y factura de pedido es meramente conceptual. Así, un pedido o pedido de compra o de servicio es la instrucción previa de un cliente para adquirir bienes o servicios. Por su lado, un albarán documenta la entrega de lo pedido. En cambio, la factura confirma y cuantifica esa operación. Por tanto, el pedido no es un justificante de entrega ni un documento fiscal. Solo sirve como origen contractual de la operación.

En la práctica, conocer la diferencia entre pedido y albarán evita errores. Por tanto, el pedido obliga contractualmente, mientras que el albarán acredita que lo pedido fue entregado realmente. Por su parte, la factura formaliza la exigencia de pago y tiene efectos fiscales.

Consejos prácticos para empresas

Conocer la diferencia entre albarán y factura ayuda a optimizar los procesos internos, reducir riesgos en auditorías y fortalecer la trazabilidad de las operaciones comerciales. Entender cómo se relacionan también con el pedido permite a las empresas mantener un control más eficiente sobre la documentación y las entregas. En definitiva, dominar estos conceptos es clave para garantizar la transparencia, la legalidad y la eficiencia en la gestión empresarial moderna.

Algunos de los que puedes seguir son los siguientes:

1. Emitir factura siempre que la ley lo exija. No confíes en un albarán como sustituto fiscal. Registrar correctamente las facturas y, si procede, las facturas simplificadas según los límites establecidos.
2. Conservar el albarán firmado por el receptor: Facilita la gestión de incidencias y sirve como comprobante interno y prueba en reclamaciones comerciales.
3. Adaptarse a Verifactu y programas homologados: Revisa el calendario de implantación y exige a tus proveedores software compatible para evitar sanciones y problemas de trazabilidad.
4. Conservación y accesibilidad: Almacena facturas y albaranes durante los plazos legales y asegúrate de que puedan ser entregados a la AEAT sin demora, preferentemente, en soporte electrónico.

Comprender la diferencia entre albarán y factura es fundamental para llevar una gestión administrativa correcta. Podrás cumplir con la normativa tributaria española vigente en 2025 y evitar errores que puedan derivar en sanciones. Distinguir claramente entre ambos documentos permite a empresas y autónomos mantener un control riguroso sobre sus operaciones, entregas y obligaciones fiscales. En este sentido, herramientas como Contasimple facilitan enormemente. Y es que permiten generar, gestionar y conservar albaranes y facturas electrónicas de forma automatizada y conforme a la ley. Además, incluye la integración con el sistema Verifactu. Gracias a su plataforma intuitiva y segura, Contasimple ayuda a ahorrar tiempo, minimiza errores contables y asegura que toda la documentación cumpla los requisitos legales y fiscales exigidos por la Agencia Tributaria.