Factura proforma: Qué es, para qué sirve y cómo hacerla paso a paso
Publicado el 12 de noviembre, 2025
15 min
Saber qué es una factura proforma y para qué sirve es una de las dudas más habituales entre autónomos y pequeñas empresas que gestionan presupuestos, pedidos o ventas internacionales.
Aunque a simple vista se parece a una factura convencional, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable: su función es anticipar los detalles de una operación comercial antes de que sea definitiva, sirviendo como base para acordar precios, plazos o condiciones entre proveedor y cliente.
En esta guía encontrarás una explicación clara y actualizada sobre cómo elaborar una factura proforma, en qué se diferencia de otros documentos como el presupuesto o la factura definitiva, y cuándo conviene utilizarla. Incluimos ejemplos reales, modelos descargables en PDF y Excel, y una visión práctica de cómo un software como Contasimple puede ayudarte a gestionarlas fácilmente, garantizando seguridad, orden y cumplimiento normativo.
El objetivo es que, al terminar de leer, sepas identificar, crear y aprovechar la factura proforma como una herramienta profesional de comunicación y gestión, evitando errores y ganando eficiencia en tu día a día.
Lo que está claro y queremos mostrar al detalle es que este tipo de documentos no solo te ayudará a responder con precisión a tus clientes, sino que también te permitirá profesionalizar tu gestión administrativa y ganar tiempo en tu día a día.
Qué es una factura proforma y para qué sirve
La factura proforma es un documento comercial que cumple una función muy concreta: informar al cliente sobre los detalles de una operación antes de emitir la factura definitiva. No tiene validez fiscal ni contable, pero sí un valor administrativo y comunicativo esencial. Podríamos decir que actúa como una “factura previa” o “documento proforma”, una especie de modelo de factura no vinculante que anticipa precios, condiciones y conceptos de una venta o prestación de servicios.
Definición de factura proforma según la práctica contable y comercial
Desde el punto de vista contable, la factura proforma no se registra en los libros ni se declara ante la Agencia Tributaria, ya que no genera obligaciones fiscales. Su contenido, sin embargo, a efectos empresariales, es idéntico al de una factura real: incluye los datos del emisor y receptor, la descripción del producto o servicio, los importes y los impuestos aplicables.
Su diferencia clave es que no implica todavía una transacción cerrada, sino una propuesta formal. Por eso se utiliza como anticipo informativo que permite al cliente valorar las condiciones antes de confirmar la compra o el servicio.
En la práctica empresarial, la factura proforma funciona como una herramienta de transparencia y comunicación entre ambas partes. Permite al vendedor emitir y al cliente disponer de un documento claro que resume el coste total estimado y los detalles de la venta. Para el proveedor es súper potente porque le evita malentendidos antes de generar una factura definitiva aún más desde la entrada en vigor de Verifactu evitando anulaciones y creaciones de nuevas de facturas.
Principales usos de la factura proforma en negocios y autónomos
El uso de la factura proforma es muy habitual entre autónomos, pymes y empresas que operan dentro o fuera de España, especialmente en entornos donde la claridad documental es clave. Algunos de los casos más comunes son:
- Trámites aduaneros o de exportación, donde se exige un documento proforma para justificar el valor de la mercancía antes del envío.
- Presupuestos formales o compromisos de venta, cuando el cliente necesita una referencia de precio antes de autorizar la operación o incluso, hacer un pago inicial fraccionado.
- Operaciones de financiación o seguros, en las que se solicita una factura proforma como documento previo que acredite el coste estimado.
- Ventas internacionales, donde la proforma ayuda a detallar condiciones, divisas y gastos adicionales sin que exista todavía una obligación de pago.
En todos los casos, la factura proforma actúa como un instrumento preventivo que aporta seguridad, orden y profesionalidad, tanto para quien la emite como para quien la recibe.
Marco legal y validez de la factura proforma en España
En España, la factura proforma no está regulada expresamente por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), pero su uso está plenamente reconocido en la práctica administrativa y comercial. En la práctica: no tiene validez fiscal ni sirve para declarar el IVA o los ingresos, pero sí tiene validez informativa y documental ante operaciones comerciales.
Ni la Agencia Tributaria ni el Ministerio de Hacienda la consideran una factura a efectos legales, por lo que no puede utilizarse como justificante de pago, deducción de impuestos ni registro contable. Sin embargo, sí puede presentarse como respaldo documental en gestiones con clientes, bancos o aseguradoras, siempre que se indique claramente la palabra “PROFORMA” en el encabezado.
Su valor reside, por tanto, en su carácter no vinculante pero oficialista: permite dejar constancia escrita de una oferta o acuerdo económico sin generar todavía obligaciones fiscales.
Una vez el cliente acepta la operación, la factura proforma se convierte en una factura real al formalizar el servicio o la venta. En ese momento, el documento debe emitirse siguiendo los requisitos del Reglamento de Facturación, con numeración correlativa, fecha de emisión y los impuestos correspondientes.
En resumen, la factura proforma es completamente válida a nivel comercial y administrativo, pero no tiene efectos tributarios hasta que se transforma en una factura definitiva. Es importante entender esta distinción ya que evita errores comunes como declararla indebidamente o incluirla en los libros contables, algo que puede acarrear incidencias con Hacienda.
Diferencias entre factura proforma, factura y presupuesto
Una de las dudas más comunes entre autónomos y pequeñas empresas es en qué se diferencia una factura proforma de una factura real o de un presupuesto comercial. A simple vista los tres documentos pueden parecer similares, pero cada uno tiene un propósito y una validez distinta dentro del proceso de venta. Entender bien sus diferencias evita errores fiscales y mejora la organización contable de cualquier negocio.
Factura proforma vs factura real
La factura proforma y la factura definitiva comparten formato, pero no tienen el mismo valor legal ni fiscal.
- La factura proforma es un documento informativo, sin numeración contable y sin obligación de declarar IVA ni retenciones.
- La factura real, en cambio, sí tiene validez fiscal: debe numerarse de forma correlativa, registrarse en los libros de facturas emitidas y declararse ante la Agencia Tributaria.
En la práctica, la factura proforma se emite antes de cerrar la operación, mientras que la factura real se genera una vez entregado el bien o prestado el servicio.
Documento |
Validez fiscal |
Registro contable |
Momento de emisión |
Obligaciones |
|---|---|---|---|---|
Factura proforma |
No |
No |
Antes de cerrar la venta |
Solo informativa |
Factura definitiva |
Sí |
Sí |
Tras confirmar la venta o servicio |
Declaración IVA / IRPF |
En pocas palabras: una factura proforma nunca sustituye a una factura real, y su función es anticipar los detalles de la operación sin generar obligaciones fiscales.
Factura proforma vs presupuesto comercial
Aunque en ocasiones se usan como sinónimos, la factura proforma y el presupuesto son documentos distintos.
El presupuesto suele ser una propuesta económica abierta, que el cliente puede negociar o modificar. La factura proforma, en cambio, es una oferta formal cerrada, que refleja los precios y condiciones acordadas justo antes de emitir la factura definitiva.
Por ejemplo:
- Un presupuesto se envía al inicio de una negociación.
- Una factura proforma se entrega cuando el cliente ya ha aceptado las condiciones y solo falta ejecutar el servicio o la venta. O incluso para que el cliente abone una parte inicial del total como anticipo del trabajo (y posteriormente, al final, se emite la factura total incluyendo lo abonado y lo pendiente).
En la relación comercial, la proforma aporta mayor formalidad y sirve como referencia para bancos, aduanas o aseguradoras que requieran un documento que anticipe el coste total.
Diferencias con albarán y otros documentos
Además de la factura y el presupuesto, existen otros documentos que pueden confundirse con la proforma, como el albarán o la nota de entrega. Esto es importante porque cada uno cubre una necesidad concreta y diferente:
- El albarán o nota de entrega confirma la entrega del producto o servicio, pero no detalla impuestos ni valores fiscales.
- La factura proforma, en cambio, informa de precios y condiciones antes de la venta, sin servir como justificante de entrega.
- Finalmente, la factura definitiva cierra el ciclo comercial y genera las obligaciones tributarias correspondientes.
La secuencia lógica en una operación comercial sería:
Presupuesto → Factura proforma → Albarán → Factura definitiva.
Comprender esta cadena documental permite mantener un control claro sobre cada etapa del proceso de facturación y evitar confusiones con Hacienda.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Crear una factura proforma correctamente es esencial para mantener la coherencia documental y proyectar una imagen profesional ante tus clientes así como para llevar un control contable perfecto. Aunque no tiene valor fiscal, debe reflejar con precisión los datos de la operación y seguir un formato coherente con el resto de tu facturación.
Datos que debe incluir una factura proforma
El contenido de una factura proforma modelo es muy similar al de una factura ordinaria. Debe incluir todos los elementos informativos necesarios para identificar la operación, aunque no genere efectos tributarios.
Los campos básicos son:
- Datos del emisor: nombre, NIF, dirección y forma de contacto.
- Datos del cliente o receptor: nombre, NIF o CIF, dirección.
- Número de factura proforma y fecha de emisión.
- Descripción detallada de los productos o servicios ofertados.
- Importes unitarios y totales.
- IVA o impuestos estimados (solo a título informativo).
- Condiciones de pago y entrega.
- Observaciones o cláusulas específicas (por ejemplo, validez de la oferta o gastos no incluidos).
Aunque no se trata de una factura legal, debe ir encabezada con el término “FACTURA PROFORMA” en lugar visible para evitar confusiones con facturas reales.
Numeración y formato correcto de una proforma
A diferencia de las facturas ordinarias, las facturas proforma no forman parte de la numeración oficial de facturación. Puedes numerarlas libremente para tu control interno (por ejemplo, PRO-001, PRO-002…), pero no deben mezclarse con las series contables declaradas ante la Agencia Tributaria.
El formato puede ser físico o digital. Hoy en día, muchos autónomos optan por generar sus proformas directamente desde un software de facturación, lo que les permite convertirlas más tarde en facturas reales sin tener que volver a introducir los datos.
Ejemplo y modelo realista de factura proforma
Una factura proforma ejemplo puede ayudarte a visualizar cómo debe presentarse este documento.
Imagina una pequeña empresa de servicios de diseño gráfico que prepara un encargo para un cliente internacional. Antes de emitir la factura definitiva, el proveedor envía una factura proforma personalizada, donde detalla los servicios contratados, el precio, los plazos y el tipo de cambio aplicable. En ella, puede también solicitar el pago por anticipado del 50% del servicio para empezar a trabajar.
Ejemplo:
Factura proforma nº PRO-004 / Fecha: 10 de octubre de 2025
Cliente: Diseño Creativo SL
Concepto: Diseño de identidad visual corporativa
Importe total estimado: 1.200 € + IVA (21%)
Condiciones: pago tras entrega final.
También puedes crearla directamente desde Contasimple, que te permite generar, guardar y convertir facturas proforma en documentos reales con total trazabilidad.
En cualquier caso, lo importante es que el modelo sea claro, ordenado y coherente, y que siempre indique de forma visible su carácter informativo.
Software para hacer facturas proforma de forma sencilla y legal
Elaborar una factura proforma de forma manual en Word o Excel puede ser una solución puntual, pero a medio plazo resulta poco eficiente. Los errores de formato, los cálculos duplicados o las versiones mal guardadas son problemas frecuentes que terminan restando tiempo y fiabilidad al proceso. Por eso, cada vez más autónomos y pequeñas empresas optan por usar software de facturación que automatiza y centraliza toda la gestión documental.
Un buen software completo y actualizado no solo te ayuda a crear facturas proforma con precisión, sino que también te permite convertirlas en facturas reales automáticamente, archivarlas de forma segura y cumplir con las exigencias legales de la Agencia Tributaria. En este sentido, Contasimple ofrece una solución integral que combina facilidad de uso, trazabilidad y cumplimiento de Verifactu, garantizando que todas tus operaciones estén registradas y protegidas.
Ventajas de usar un software frente a plantillas manuales
Usar un software para hacer facturas proforma supone un salto de eficiencia y seguridad frente al uso de plantillas o documentos editables manualmente. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:
- Automatización y trazabilidad: cada factura proforma queda registrada en tu sistema, con un historial de versiones, fechas y cambios, evitando pérdidas de información o duplicados.
- Evita errores de cálculo: el programa aplica automáticamente los importes y los impuestos, minimizando fallos humanos en los totales o porcentajes.
- Cumplimiento legal garantizado: los softwares homologados como Cegid Contasimple están adaptados a la Ley Antifraude, asegurando que las facturas (incluidas las proformas) sean íntegras, trazables e inalterables.
- Ahorro de tiempo y coherencia documental: todo tu flujo de facturación (proformas, presupuestos, albaranes y facturas definitivas) queda unificado y accesible en un mismo entorno digital.
Por lo tanto, queda súper claro que el uso de herramientas digitales no solo simplifica tareas, sino que profesionaliza la gestión administrativa y refuerza la confianza de tus clientes al recibir documentos claros, coherentes y con formato profesional.
Cómo generar una factura proforma con Contasimple by Cegid
Crear una factura proforma modelo con Contasimple es un proceso rápido e intuitivo. Desde tu panel de control puedes introducir los datos del cliente, los conceptos del servicio o producto y el importe total estimado. El sistema genera automáticamente una factura proforma en PDF o Excel, lista para enviar o guardar.
Una vez el cliente confirme la operación, basta con convertir la proforma en factura definitiva con un solo clic, sin volver a introducir la información. De esta manera, se conserva la trazabilidad documental y se cumple con la normativa vigente sin esfuerzo adicional.
Además, todas las facturas creadas (proformas, definitivas o rectificativas) quedan almacenadas en la nube, accesibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto garantiza orden, transparencia y seguridad en tu flujo de facturación.
Usos y ventajas de la factura proforma en la gestión empresarial
Incorporar la factura proforma dentro del proceso contable y administrativo aporta claridad, previsión y profesionalidad. No debemos verlo como una pérdida de tiempo ni como un documento más a generar, sin más. Y es que, aunque no tiene efectos fiscales, sirve como herramienta de control interno y de comunicación comercial, facilitando que ambas partes —cliente y proveedor— trabajen con información clara y acordada desde el principio.
En entornos con operaciones recurrentes o internacionales, las proformas permiten documentar condiciones sin generar obligaciones fiscales, algo muy valorado por gestorías y departamentos financieros.
Ventajas para autónomos y pymes
Para los autónomos y pequeñas empresas, los beneficios de usar facturas proforma son múltiples:
- Claridad en presupuestos y compromisos comerciales: ayudan a formalizar ofertas y precios sin necesidad de emitir una factura real.
- Comunicación transparente con el cliente: evitan malentendidos, mostrando de forma anticipada el coste total y los detalles de la operación.
- Facilita trámites bancarios o aduaneros: muchas entidades financieras y organismos de comercio exterior solicitan una proforma como respaldo de la transacción antes de aprobar operaciones.
- Mejora el control documental y la imagen profesional: mantener un registro ordenado de todas las proformas refuerza la credibilidad del negocio y simplifica la gestión contable.
En definitiva, este documento ayuda a anticiparse, organizar y negociar con mayor seguridad, algo esencial en la gestión diaria de cualquier pyme.
Cuándo conviene emitir una factura proforma
La factura proforma se recomienda en todas aquellas situaciones donde es necesario formalizar una oferta sin generar obligaciones fiscales. Algunos escenarios habituales son:
- Antes de cerrar una venta o confirmar un pedido.
- En operaciones internacionales que requieren documentación previa para aduanas.
- Al solicitar financiación o seguros comerciales.
- Cuando un cliente solicita una estimación oficial de precios o servicios antes de aprobar un presupuesto.
- Cuando el proveedor solicita un anticipo de pago de parte del total.
Emitir una proforma en estos casos no solo da confianza al cliente, sino también al proveedor que agiliza la transición hacia la factura definitiva, permitiendo mantener una trazabilidad completa del proceso.
Errores comunes al hacer una factura proforma y cómo evitarlos
Aunque la factura proforma parece un documento sencillo, muchos autónomos y pequeñas empresas cometen errores que pueden generar confusión contable o incluso problemas con el cliente o Hacienda (si la confundimos con la factura final y es la que contabilizamos). A continuación, repasamos los fallos más habituales y cómo evitarlos.
No indicar que es una proforma o usar numeración fiscal errónea
El error más frecuente es emitir una factura proforma sin identificarla claramente como tal. Si el documento no incluye de forma visible la palabra “PROFORMA”, puede confundirse con una factura real, especialmente cuando el formato es similar.
También es importante no utilizar numeraciones fiscales oficiales en las proformas. Estas no deben formar parte de la serie contable declarada ante la Agencia Tributaria. Lo recomendable es emplear una numeración independiente (por ejemplo, PRO-001, PRO-002, etc.) para mantener el control interno sin mezclarlas con facturas reales.
Declararla por error en el IVA o en los libros contables
Otro fallo común es registrar la factura proforma en los libros de IVA o contabilidad, creyendo que es obligatoria su declaración. Sin embargo, las proformas no generan devengo de impuestos ni derechos de cobro, ya que no representan una transacción real.
Incluirlas en los modelos tributarios o en la contabilidad puede alterar el resultado de las declaraciones y generar inconsistencias ante Hacienda. Para evitarlo, lo ideal es archivarlas de forma separada, como documentos informativos, hasta que se conviertan en facturas definitivas.
No actualizar precios o datos antes de convertirla en factura definitiva
Un descuido frecuente es emitir una factura proforma y, al convertirla en factura real, no revisar los datos. Esto puede provocar errores de importe, tipos impositivos o fechas de entrega.
La recomendación es actualizar siempre la información antes de convertir una proforma en factura, especialmente si ha pasado tiempo entre su emisión y la confirmación del cliente.
Todos estos problemas y riesgos se evitan fácilmente con el uso de un software de facturación digital como Cegid Contasimple. Gracias a estas herramientas puedes editar los datos de forma sencilla y genera la factura definitiva sin duplicaciones ni fallos de cálculo.
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿Una factura proforma tiene validez legal o fiscal?
No. La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable, ya que no se considera un documento oficial de facturación según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Su valor es puramente informativo y comercial: sirve para detallar los precios y condiciones antes de cerrar una operación, pero no puede usarse para deducir IVA ni declarar ingresos.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto?
El presupuesto es una estimación que puede modificarse, mientras que la factura proforma es una oferta formal cerrada, que refleja los importes y condiciones finales antes de emitir la factura definitiva.
En resumen: el presupuesto se negocia; la proforma se confirma y anticipa el acuerdo.
¿Cuándo se debe usar una factura proforma?
Conviene emitir una factura proforma cuando el cliente necesita conocer de manera oficial el importe o las condiciones de una venta antes de formalizarla. Es habitual en operaciones internacionales, trámites aduaneros, solicitudes de financiación o seguros, y en contextos donde se requiere una cotización firmada antes de ejecutar el servicio.
¿Cómo convertir una proforma en una factura definitiva?
Una vez el cliente confirma el pedido o la prestación del servicio, basta con emitir una factura real basada en la información contenida en la proforma.
Si utilizas un software como Cegid Contasimple, puedes hacerlo automáticamente con un solo clic, manteniendo la trazabilidad y cumpliendo con todos los requisitos legales y fiscales.
¿Se puede modificar una factura proforma ya emitida?
Sí. Al no tener validez fiscal, la factura proforma puede modificarse o sustituirse tantas veces como sea necesario hasta que se emita la factura definitiva.
Lo importante es conservar una versión actualizada y evitar enviar varias versiones contradictorias al cliente. Con herramientas digitales como Contasimple, todas las versiones quedan registradas, lo que aporta transparencia y evita confusiones.
Conclusión: la factura proforma como herramienta de gestión y claridad empresarial
La factura proforma es mucho más que un simple documento informativo: es una herramienta de gestión y comunicación que permite a los autónomos y empresas anticipar operaciones, ofrecer transparencia a los clientes y mantener el control de su flujo comercial.
Usarla correctamente mejora la organización interna, evita errores y refuerza la profesionalidad del negocio. Además, en un contexto donde la digitalización y la trazabilidad son esenciales, contar con un sistema que gestione tus proformas de forma automática marca la diferencia.
Si estás habituado a usarlas o quieres incluirlas en tu día a día, te recomendamos utilizar un software de facturación como Contasimple. Con ellos puedes crear, guardar y transformar tus facturas proforma en facturas reales con total seguridad, cumpliendo con la normativa vigente y sin pérdida de tiempo. Una forma sencilla, legal y eficaz de mantener tu facturación bajo control y centrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio.
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