Facturas rectificativas por impago

Las facturas rectificativas por impago son documentos que permiten a autónomos y empresas en España recuperar el IVA de facturas no cobradas. Se aplican cuando un cliente no paga y, tras reclamar el importe, transcurre el plazo legal de seis meses o un año, según el caso. Pueden emitirse en cualquier punto de España siempre que se respeten los requisitos de la Ley del IVA y el Reglamento de facturación. Su importancia radica en que evitan pérdidas económicas y ayudan a mantener una contabilidad fiel a la realidad del negocio.

La gestión de facturas impagadas es uno de los mayores retos a los que se enfrentan autónomos y empresas en España. Cuando un cliente no paga, no solo se sufre la pérdida económica directa, sino que además se ha adelantado a Hacienda un IVA que no se ha cobrado. En este contexto, conocer qué son las facturas rectificativas por impago, cómo se regulan y qué requisitos deben cumplirse para emitirlas resulta esencial. Este artículo explica de manera práctica y actualizada a 2025 todo lo que necesitas saber sobre su normativa, plazos, requisitos formales y ejemplos reales.

Contar con esta información te permitirá recuperar el IVA de facturas incobrables y mantener una contabilidad saneada sin asumir pérdidas indebidas. Además, descubrirás la aplicación práctica en supuestos concretos, como en el modelo de factura rectificativa por impago de alquiler. Por otro lado, aprenderás a elaborar un ejemplo de factura rectificativa por impago que cumpla con la legalidad vigente. En definitiva, este contenido aporta claridad sobre un tema complejo y supone una herramienta de prevención y control financiero fundamental para proteger la liquidez de tu negocio.

¿Qué es una factura rectificativa por impago?

Una factura rectificativa por impago es un documento que corrige una factura previamente emitida. Su propósito es anular total o parcialmente la cuota de IVA repercutida que no se ha cobrado, siempre que concurran determinados requisitos legales. Y es que la normativa española permite recuperar el IVA correspondiente a operaciones impagadas mediante la emisión de esta factura rectificativa.

En España, las facturas rectificativas se regulan en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las obligaciones de facturación. También afectan determinados preceptos de la Ley 37/1992 del IVA, en especial, el artículo 80 sobre modificación de la base imponible.

Fundamentos legales sobre los que se asientan

Damos un repaso a los fundamentos sobre los que se asientan las facturas rectificativas por impago.

Obligación de rectificar y casos aplicables

La normativa exige expedir facturas rectificativas en los supuestos en que la factura original no cumpla los requisitos establecidos en los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación. También es obligatorio cuando se produzcan causas que modifiquen la base imponible del IVA. Algunas de las más frecuentes son los descuentos, la resolución de operaciones, las alteraciones de precio o los impagos.

En particular, el impago de una factura permite demandar esa rectificación. Eso sí, solo es posible si se consideran incobrables los créditos y se cumplen ciertas condiciones y plazos fijados legalmente, como la reclamación fehaciente del cobro.

Respecto a esto último, el Tribunal Supremo ha confirmado que el medio de reclamación no tiene que ser necesariamente un burofax. Así, abre la puerta a que se admitan otros medios posibles que acrediten la reclamación antes de emitir la factura rectificativa.

Plazos para emitir una factura rectificativa por impago

Para que la factura rectificativa por impago sea válida y permita recuperar el IVA repercutido, se ha de cumplir una serie de requisitos:

• Se debe esperar un mínimo de seis meses desde la fecha de la operación para considerar que la deuda es incobrable.
• En empresas que exceden determinados volúmenes, ese plazo puede extenderse a un año.
• Una vez cumplido ese período, se dispone de un máximo de tres meses para emitir la factura rectificativa que dará lugar a la recuperación del IVA.
• En casos excepcionales, si el cliente está en concurso de acreedores, la normativa establece un plazo específico. Lo habitual es que sean dos meses desde el conocimiento del concurso para emitir la rectificativa correspondiente.
• Como regla general para las facturas rectificativas, la normativa del Reglamento de facturación y la Agencia Tributaria establecen que la rectificación debe emitirse dentro de los cuatro años siguientes al devengo del impuesto. También se puede considerar como punto de partida la fecha en la que ocurrieron las circunstancias que motivaron la modificación de la base imponible.

Numeración, contenido y requisitos formales

La factura rectificativa han de tener las siguientes características:

• Llevar claramente la leyenda Factura rectificativa o similar para distinguirla de una factura ordinaria.
• Usar una serie de numeración propia, distinta de la usada para facturas normales. Por ejemplo: R-001, R-002, etc.
• Debe constar la causa de la rectificación. Por ejemplo: crédito incobrable o impago, así como el número y fecha de la factura original.
• Indicar los importes rectificados: Puede consignarse directamente el importe de la rectificación, ya sea positivo o negativo, o los nuevos importes resultantes tras la rectificación, y señalar la diferencia.
• Cumplir los requisitos generales de una factura, esto es, datos del emisor y receptor, NIF, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA, etc.
• Remitirla al destinatario antes del día 16 del mes siguiente al que se emita la factura rectificativa, según los requisitos formales del Reglamento de facturación.

En el caso específico del impago, algunas fuentes especializadas señalan que la factura rectificativa debe reflejar:

• Base imponible = 0
• La cuota de IVA de la factura original con signo negativo
• Total del documento igual al importe del IVA a recuperar en negativo
• Una nota que diga “Conforme al artículo 80 de la Ley del IVA, se anula la cuota de IVA de la factura original …” e indicar la fecha de emisión del original.

Es importante tener en cuenta que estas indicaciones prácticas deben acomodarse al Reglamento de facturación. Además, deben compatibilizarse con las exigencias de la Agencia Tributaria en cada caso concreto.

Pasos a seguir para emitir facturas rectificativas por impago

Para que tu factura rectificativa por impago sea aceptada por Hacienda y puedas recuperar el IVA, sigue este procedimiento:

1. Registra la deuda impagada en tu contabilidad como crédito de dudoso cobro.
2. Reclama de forma fehaciente el cobro, mediante medios que permitan probarlo. Puede ser por notario, burofax, demanda, carta certificada, etc.
3. Espera el plazo legal aplicable. El mínimo son seis meses, pero en algunos casos, puede corresponder un año.
4. Dentro de los plazos establecidos, emite la factura rectificativa por impago.
5. Inclúyela en el modelo 303 de IVA del período en que se emite la rectificativa o del siguiente si no cabe en ese trimestre. Además, ajusta la base imponible y la cuota negativa correspondiente.
6. Conservar toda la documentación justificativa. Nos referimos a factura original, factura rectificativa, comprobantes de reclamación del cobro, actos judiciales si los hay, baja contable del crédito, etc. En caso de tratamientos de alquileres impagados, puede ser necesario conservar documentos relativos al contrato, desalojo o resolución de la relación locativa.
7. Si el cliente está en concurso de acreedores, comunica la factura rectificativa a la administración concursal y cumple el plazo especial previsto para esos casos.

Mención especial a alquileres e impagos de rentas

Cuando se trata de impagos de alquileres, hay algunas particularidades a tener en cuenta:

• Es posible emitir un modelo de factura rectificativa por impago de alquiler para corregir la cuota de IVA repercutida que no se ha cobrado si se cumplen los requisitos legales.
• En muchos casos, Hacienda exige que la factura rectificativa identifique la factura original y detalle claramente la minoración de la base imponible y del impuesto.
• En contratos de arrendamiento, puede requerirse documentación adicional, como resolución de contrato, desalojo, notificaciones, baja contable del crédito, etc.
• Como en cualquier caso de impago, el plazo general para emitir la factura rectificativa del alquiler y recuperar el IVA no debe exceder del límite de 4 años desde el devengo.

Ejemplos de facturas rectificativas por impago

Veamos tres ejemplos de factura rectificativa por impago adaptados al contexto actual.

Ejemplo 1: rectificativa total por impago

Factura original:

• nº 2024-100
• Fecha 15/05/2024
• Base imponible: 1.000 €
• IVA 21 %: 210 €
• Total: 1.210 €

Pasan 7 meses sin haberla cobrado a pesar de haberla reclamado por burofax

• Emisión de factura rectificativa por impago serie R-001 con fecha 20/12/2024
  • Base imponible: 0 €
  • IVA: –210 €
  • Total factura: –210 €
  • Nota: “Conforme al artículo 80 de la ley del IVA, se anula la cuota de IVA de la factura original nº 2024-100, fecha 15/05/2024”
  • Referencia: Factura original 2024-100, fecha 15/05/2024

Este documento permite recuperar esos 210 € de IVA que ya ingresaste.

Ejemplo 2: rectificativa parcial por impago parcial

Factura original:

• nº 2024-200
• Fecha 01/06/2024
• Base imponible: 2.000 €
• IVA 420 €
• Total 2.420 €

Sólo la mitad del total de la factura ha quedado impagada. Por tanto, se emite una factura rectificativa por impago parcial.

• Serie R-003
• Fecha: 01/01/2025
• Base imponible de rectificación: –1.000 €
• IVA de rectificación: –210 €
• Total rectificativo: –1.210 €
• Nota: “Conforme al artículo 80 LIVA, se minoran los importes impagados de la factura original nº 2024-200, fecha 01/06/2024”
• Referencia factura original

Ejemplo 3: rectificativa de alquiler impagado

Imagina un contrato de arrendamiento con factura original:

• Factura original: nº ALQ-2024-05
• Fecha 01/05/2024
• Base imponible: 1.000 €
• IVA 21 %: 210 €
• Total: 1.210 €

Transcurren 8 meses sin cobrar, se reclama y no hay respuesta. En consecuencia, se emite un modelo de factura rectificativa por impago de alquiler.

• Serie AR-001
• Fecha: 01/01/2025
• Base imponible: 0 €
• IVA: –210 €
• Total: –210 €
• Nota: “Anulación de la cuota de IVA conforme al artículo 80 LIVA de la factura original ALQ-2024-05 de fecha 01/05/2024”.

Ventajas y riesgos de emitir facturas rectificativas por impago

Algunos de sus beneficios son:

• Permite recuperar el IVA repercutido que no has cobrado si cumples los requisitos.
• Mejora la fiabilidad de tu contabilidad y evita que los créditos incobrables distorsionen tu base imponible.
• Evita tener que asumir el IVA como pérdida si no se hace la rectificación.

Riesgos o aspectos a vigilar

También conlleva ciertos riesgos. Entre los más frecuentes:

• Si no se respetan los plazos, Hacienda podría rechazar la deducción del IVA.
• Si no existe prueba fehaciente de la reclamación del cobro, la Agencia Tributaria podría cuestionar la rectificación.
• Es importante conservar toda la documentación relacionada, como la factura original, rectificativa, reclamaciones, resoluciones judiciales, etc.
• En casos complejos, como impagos masivos o concursos de acreedores, puede requerirse un asesoramiento profesional para cumplir con todos los requisitos formales.

Las facturas rectificativas por impago son una herramienta clave para que autónomos y empresas recuperen el IVA repercutido de facturas que finalmente no se han cobrado. Conocer los plazos, requisitos formales y supuestos en los que procede su emisión resulta fundamental para evitar pérdidas fiscales innecesarias. Para simplificar este proceso, plataformas como Contasimple ofrecen plantillas, recordatorios automáticos y un modelo de factura rectificativa por impago. De este modo, te ayuda a cumplir con la normativa y ahorrar tiempo en la gestión administrativa. En consecuencia, además de mejorar la liquidez, puedes centrarte en hacer crecer tu negocio con la tran