¿Cómo es el libro de ingresos y gastos de la AEAT?

El libro de ingresos y gastos AEAT es un registro obligatorio que deben llevar autónomos y profesionales en estimación directa. En él, se reflejan sus operaciones económicas de cada ejercicio fiscal ante la Agencia Tributaria. De esta forma, pueden justificar el IRPF y el IVA. Se compone de libros como el libro registro facturas emitidas AEAT y el libro registro de compras y gastos AEAT. Su correcta cumplimentación asegura transparencia, evita sanciones y facilita la gestión tributaria mediante herramientas como Contasimple.

Llevar correctamente los libros de registro exigidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es una de las principales obligaciones de autónomos y profesionales en estimación directa. Estos documentos no solo recogen la realidad económica de la actividad, sino que además sirven como soporte de las declaraciones de impuestos, especialmente del IRPF y del IVA. En este artículo, encontrarás una explicación clara y actualizada de cómo es el libro de ingresos y gastos AEAT. También veremos qué información debe incluir y cómo se integra con otros registros, como el libro registro facturas emitidas AEAT o el libro registro de compras y gastos AEAT. Por último, mencionaremos las novedades introducidas en 2025.

Contar con estos conocimientos aporta una ventaja decisiva. Y es que ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales de manera más sencilla, evita errores que puedan derivar en sanciones y permite aprovechar la compatibilidad entre los libros del IRPF y del IVA. La correcta llevanza de registros, esto es, el respeto por el formato tipo de libros de registros AEAT, garantiza transparencia ante Hacienda y facilita la gestión interna del negocio. En definitiva, comprender la importancia de estos libros es clave para la seguridad jurídica y el buen control financiero de cualquier actividad económica.

Los libros de ingresos y gastos de la AEAT

Para los empresarios y profesionales que tributan en estimación directa normal o simplificada, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) exige la llevanza de ciertos libros de registro. Estos deben reflejar de forma ordenada las operaciones económicas que se realizan durante el año fiscal. Entre esos libros destacan los siguientes:

• El libro de ingresos y gastos AEAT.
• El libro registro facturas emitidas AEAT.
• El libro registro de compras y gastos AEAT.
• Los libros de IVA complementarios.

Estos libros permiten a Hacienda comprobar que lo declarado corresponde con la actividad real y sirven como soporte de las declaraciones del IRPF e IVA.

La normativa básica que regula esta llevanza incluye la Orden HAC/773/2019, que adaptó los libros del IRPF para compatibilizarlos con los libros del IVA, y el Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992), junto con normas complementarias de la AEAT.

¿Quién está obligado a llevar el libro de ingresos y gastos AEAT?

El libro de ingresos y gastos AEAT es una obligación para los autónomos y profesionales que realizan actividades empresariales o profesionales que tributan en estimación directa.

En particular, para actividades profesionales sujetos al IRPF, la normativa exige:

• Un libro registro de ingresos o ventas e ingresos.
• Un libro registro de gastos o compras y gastos.
• Un libro registro de bienes de inversión para los activos que no se consumen en un solo ejercicio.

Los libros de ingresos y gastos son compatibles con los libros de IVA si cumplen ciertos requisitos técnicos y de contenido. De este modo, no es necesario duplicar información si se diseñan correctamente. La Orden HAC/773/2019 facilita esa compatibilidad.

No obstante, si un profesional está obligado a llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio, por ejemplo, las sociedades mercantiles, los libros contables exigidos pueden ser otros.

¿Qué contiene el libro de ingresos y gastos AEAT?

El libro de ingresos y gastos AEAT o registro de ventas e ingresos y de compras y gastos debe contener una serie de datos mínimos exigidos por la normativa. Nos detenemos en esos requisitos según la Orden HAC/773/2019 y otras disposiciones relativas al IRPF y al IVA.

Libro de ventas / ingresos o libro registro de ventas e ingresos AEAT

Este libro combina lo que en IRPF se denomina libro registro de ingresos con lo que en IVA corresponde al libro registro facturas emitidas AEAT, si se hace en formato integrado. Debe incluir:

• Número y serie de la factura emitida.
• Fecha de expedición de la factura y, en su caso, fecha de realización de la operación si difiere.
• Identificación del destinatario: nombre o razón social y NIF.
• Base imponible, tipo impositivo del IVA y cuota correspondiente.
• Indicaciones especiales como, por ejemplo, si la factura es rectificativa, si se aplica inversión del sujeto, etc.
• Si se opta por resumir facturas cuando haya múltiples facturas de la misma fecha y proveedor bajo condiciones permitidas.
• En el ámbito del IRPF, también se deben reflejar retenciones e ingresos a cuenta cuando correspondan.

Libro de compras / gastos o libro registro de compras y gastos AEAT

Este libro registra los costes y gastos que soporta el profesional o empresario. En su contenido debe constar:

• Número y serie de la factura de gasto o documento equivalente. Cuando no existe factura, se aporta un justificante de recepción.
• Fecha de emisión del documento y fecha de realización de la operación si es distinta.
• Identificación del emisor: Nombre, razón social y NIF.
• Base imponible, tipo impositivo de IVA y cuota soportada.
• Datos de retenciones soportadas o pagos fraccionados aplicables.
• Si se usan asientos resumen que agrupen facturas de la misma fecha y proveedor bajo condiciones permitidas.

Adicionalmente, para cumplir con las obligaciones del IVA, los sujetos pasivos deben llevar el libro registro IVA AEAT. Incluye dos libros esenciales: el libro registro facturas emitidas AEAT y el libro registro facturas recibidas AEAT.

El libro registro de facturas emitidas AEAT exige, por cada factura emitida, registrar de forma individual o bajo resumen cuando la normativa lo permita determinados datos. Estos son fecha, número, destinatario, base imponible, tipo de IVA y cuota.

Por su parte, el libro registro de facturas recibidas AEAT requiere que se registren los documentos de compras, gastos y servicios, numerados correlativamente. Además, hay que adjuntar los datos básicos del emisor, la operación y la cuota de IVA soportado.

En cuanto a los bienes de inversión, también existe un libro específico: el libro registro bienes de inversión. En él se detalla la información de activos duraderos y su amortización o regularización.

Formato tipo de libros de registros AEAT: diseño y presentación electrónica

Uno de los retos prácticos es adaptar estos libros al formato tipo de libros de registros AEAT que permite la AEAT. Esto es especialmente vital cuando se desea importar dichos libros para la confección automática de declaraciones como el modelo 303 (IVA) o el modelo 130 (pago fraccionado de IRPF).

La AEAT pone a disposición de los usuarios unas plantillas normalizadas para libros con soporte electrónico:

• Los libros registro del IVA deben estar en un mismo fichero, como Excel o CSV, con cada libro en una pestaña distinta. Se suele utilizar la terminología: “EXPEDIDAS”, “RECIBIDAS”.
• Los libros del IRPF también pueden estar en un mismo fichero o. incluso, combinarse con los del IVA si se respetan los campos exigidos.
• Las especificaciones técnicas establecen que el fichero debe estar en formato Excel (XLSX) o CSV, con un tamaño máximo. Por ejemplo, para Pre303 es de 4 MB.
• Cada hoja/pestaña contendrá todas las operaciones del año o trimestre cuando se importe, sin fragmentar por trimestres en varios ficheros independientes.
• Las hojas deben denominarse con nombres específicos indicados en la plantilla oficial. Por ejemplo: EXPEDIDAS, RECIBIDAS, INGRESOS, GASTOS, etc.
• Los campos de las columnas deben respetar el orden, formato de fecha, campos alfanuméricos, claves de tipo de operación, etc. Han de ser como se definen en las especificaciones técnicas del Pre303/Pre130 de la AEAT.

En la práctica, esa compatibilidad permite importar directamente el libro registro de ventas e ingresos AEAT y el libro registro de compras y gastos AEAT dentro de las herramientas de la AEAT. Así, puedes completar automáticamente los modelos tributarios.

Por otro lado, la AEAT también habilita la presentación de los libros del IVA por vía electrónica para ciertos colectivos obligados al Suministro Inmediato de Información (SII).

Consideraciones adicionales

Es importante que las tengas en cuenta.

Conservación y legalidad

Los libros deben conservarse al menos durante seis años desde el último asiento y los documentos justificativos correspondientes, según el artículo 30 del Código de Comercio.

Desde la perspectiva tributaria, los plazos de prescripción, generalmente, son de cuatro años, pero es prudente mantener los libros y justificantes durante seis años para cubrir posibles requerimientos adicionales.

Integridad, autenticidad y seguridad

Si los libros se llevan por medios electrónicos o informáticos, deben garantizar la autenticidad de origen, integridad del contenido y legibilidad permanente. También es necesario conservar los programas, bases de datos y formatos que permitan acceder a los datos sin dilaciones injustificadas.

La normativa permite que los libros del IRPF sean compatibles con los del IVA, siempre que se respeten los requisitos del artículo 62.3 del Reglamento del IVA.

Novedades y actualizaciones

La AEAT ha actualizado recientemente los formatos electrónicos de los libros registro del IVA y del IRPF, así como plantillas compatibles con el Pre303 y Pre130 para 2025.

También hay obligación de que los libros registro del IVA se presenten por servicio web en los casos del SI. Esto implica una llevanza casi en tiempo real de los libros de facturas emitidas y recibidas.

El correcto manejo del libro de ingresos y gastos AEAT, junto con el libro registro facturas emitidas AEAT, el libro registro de compras y gastos AEAT y los libros de IVA, es fundamental para cumplir con la normativa tributaria. Así, evitarás problemas con Hacienda. Mantener estos registros al día garantiza seguridad fiscal, facilita la elaboración de declaraciones y aporta una visión clara de la situación económica de la actividad. Para simplificar esta tarea, herramientas como Contasimple resultan de gran ayuda. La razón es que automatizan la generación de los libros en el formato tipo de libros de registros AEAT y reducen el riesgo de errores. Asimismo, permiten a los autónomos centrarse en su negocio con la tranquilidad de tener sus obligaciones fiscales correctamente gestionadas.