¿En qué consiste la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es el conjunto de prácticas que empresas y gestores de proveedores aplican para seleccionar, evaluar y coordinar suministradores. Se dirige a pymes, autónomos y grandes compañías que buscan optimizar compras y relaciones. En España, especialmente desde 2024–2025, la digitalización y la factura electrónica han impulsado su adopción. Se aplica en cualquier sector que dependa de suministros o servicios. Su importancia radica en reducir riesgos, mejorar eficiencia, garantizar cumplimiento normativo y convertir a los proveedores en aliados estratégicos.

En un entorno cada vez más competitivo y digitalizado, la gestión de proveedores se ha consolidado como una de las áreas estratégicas clave para las empresas. No se trata solo de comprar al mejor precio. También es fundamental estructurar procesos que aseguren calidad, cumplimiento normativo, eficiencia en costes y una relación sólida con los suministradores. Este post ofrece una guía completa sobre qué es la gestión de proveedores y cuáles son sus funciones principales. Asimismo, veremos qué procesos operativos conviene implantar, qué herramientas tecnológicas están disponibles en 2025 y qué buenas prácticas puedes aplicar de manera inmediata.

Contar con un enfoque claro en la gestión de los proveedores reduce riesgos y aporta valor añadido a la organización. Y es que mejora la eficiencia interna, fortalece la relación con los socios estratégicos y genera ventajas competitivas sostenibles.

¿Qué es la gestión de proveedores y por qué importa?

Si te preguntas qué es la gestión de proveedores, piensa en un conjunto de prácticas que abarcan la selección, evaluación, negociación, seguimiento y desarrollo de proveedores. No se trata únicamente de controlar compras. También incluye la gestión de la relación con los proveedores para alinear objetivos, innovar conjuntamente y reducir la probabilidad de interrupciones.

La digitalización en España durante 2024–2025 ha acelerado la adopción de herramientas que permiten visibilidad y control en tiempo real.

Funciones clave

Un gestor de proveedores moderno actúa como puente entre compras, finanzas, calidad y operativa. Sus responsabilidades pasan por:

• Mapear el ecosistema de suministradores y priorizar riesgos.
• Diseñar contratos y acuerdos de nivel de servicio o SLA que incentiven el rendimiento.
• Coordinar procesos de cumplimiento (certificaciones, fiscalidad, sostenibilidad).

En organizaciones medianas y grandes es habitual encontrar equipos dedicados a la gestión de compras y proveedores, donde el gestor de proveedores lidera programas de mejora continua.

Procesos operativos esenciales

Para gestionar proveedores con eficacia conviene estructurar al menos cinco procesos críticos.

Identificación y homologación

Es el primer paso para gestionar proveedores con garantías y se divide en dos fases:

• Identificación: Se analizan las necesidades de la empresa y se buscan posibles proveedores. Puede ser para adquirir materias primas, servicios, TIC, logística, etc.
• Homologación: Consiste en verificar que cumplen requisitos legales, financieros, técnicos y de sostenibilidad.

Así, por ejemplo, en España, para trabajar con la administración pública, los proveedores deben estar inscritos en el ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas).

Contratación y negociación

Una vez seleccionado el proveedor, se pasa a definir las condiciones de la relación:

• Contratos marco que fijan precios, plazos y responsabilidades.
• Inclusión de SLA para garantizar calidad y tiempos de entrega.
• Negociación de cláusulas de continuidad o penalizaciones por incumplimiento.

En sectores como el energético o las telecomunicaciones, esta fase es crítica porque asegura estabilidad de costes y suministro.

Evaluación continua

Un proveedor homologado no equivale a un proveedor perfecto para siempre. Se necesita un seguimiento. Por tanto, es importante que implementes las siguientes tareas:

• Uso de KPI: Algunos de ellos pueden ser tiempo de entrega, tasa de defectos, cumplimiento de SLA, coste total, etc.
• Auditorías periódicas para comprobar estándares de calidad, seguridad o medioambiente.
• Scorecards de proveedores: Puntúan y comparan su desempeño de forma objetiva.

Con todo ello, podrás decidir si mantenerlos, mejorarlos o sustituirlos por otros proveedores.

Gestión de la información y facturación

En este paso, se conecta la parte operativa con la financiera:

• Gestión de facturas de proveedores: Consiste en recibir, validar y contabilizar las facturas en tiempo y forma.
• Cumplimiento normativo en España: En la actualidad, es necesario implementar la facturación electrónica (FACe) y el SII (Suministro Inmediato de Información).
• Integración con ERP o sistemas de compras para conciliar pedidos, albaranes y facturas automáticamente.

Una buena gestión evita retrasos de pago y mejora la relación con los proveedores.

Desarrollo y colaboración

La relación con un proveedor puede ir más allá de la transacción:

• Programas de innovación conjunta: Por ejemplo, existen empresas automotrices en España que codesarrollan piezas con sus proveedores.
• Formación compartida y transferencia tecnológica.
• Estrategias de sostenibilidad y economía circular donde cliente y proveedor cooperan.

Este proceso convierte la gestión de los proveedores en una ventaja competitiva en lugar de un mero coste.

Herramientas y tecnología: del ERP al sistema de gestión de proveedores

Un sistema de gestión de proveedores centraliza información de contactos, contratos, documentación técnica, certificaciones y rendimiento. Integrarlo con el ERP y con la plataforma de facturación electrónica mejora la trazabilidad y reduce errores manuales. Los programas de digitalización públicos y privados en España, como el plan España Digital o el Kit Digital, incentivan a pymes, autónomos y grandes empresas. De esta forma, pueden adoptar soluciones que facilitan la gestión de compras y proveedores y la trazabilidad fiscal.

Administración, cumplimiento y facturación

La administración de proveedores exige procesos rigurosos de registro, verificación de impuestos y control de pagos. En España, plataformas como FACe facilitan la presentación de facturas a las administraciones públicas. Además, el SII obliga a ciertos contribuyentes a suministrar registros de IVA casi en tiempo real. Por ello, la gestión de los proveedores no puede estar aislada, sino coordinada con finanzas, compras y TI para garantizar su cumplimiento y eficiencia.

Cómo medir y mejorar la relación con tus proveedores

Medir el rendimiento es imprescindible. Para hacerlo, define indicadores como tiempo de entrega, calidad, coste total de propiedad y cumplimiento contractual. Por otro lado, la gestión de los proveedores de una empresa debe incluir un plan de acción para proveedores críticos. Esto debe incluir revisiones periódicas, planes de mejora y acuerdos de colaboración. Por tanto, tener un gestor de proveedores focalizado en relaciones ayuda a pasar de transacciones a alianzas estratégicas.

Buenas prácticas rápidas

Te comentamos algunos de los consejos que puedes implementar.

Digitaliza registros y facturas para reducir errores y costes

La digitalización evita duplicidades y pérdidas de documentos, facilita auditorías y asegura el cumplimiento normativo. De hecho, implantar un sistema de facturación electrónica integrado con el ERP agiliza la conciliación entre pedido, albarán y factura.

Por otro lado, en España, el uso de plataformas como FACe es obligatorio en contratos con la administración pública. Además, desde 2025, se impulsa la factura electrónica también en el sector privado. Y es que el beneficio es directo, ya que consigues un buen ahorro de tiempo en contabilidad y menos riesgo de sanciones tributarias.

Segmenta proveedores con criterio y por gasto

No todos los proveedores tienen el mismo impacto ni requieren la misma atención. Por tanto, segmenta por criterios como volumen de gasto, riesgo de suministro, impacto estratégico o facilidad de sustitución. Para ello, una matriz de Kraljic, por ejemplo, permite distinguir proveedores estratégicos de proveedores transaccionales. El beneficio es claro. Te permite asignar recursos de gestión según la importancia de cada proveedor, evitando dedicar el mismo esfuerzo a todos.

Establece scorecards y revisiones trimestrales

Los indicadores deben medirse y revisarse de forma periódica. Lo mejor es que diseñes una scorecard de proveedor con KPI, como calidad, cumplimiento de plazos, costes totales, sostenibilidad y cumplimiento normativo. Así, reúnete al menos una vez al trimestre con proveedores críticos para analizar resultados, resolver incidencias y fijar mejoras. De este modo, obtendrás una visibilidad continua del desempeño y capacidad de tomar decisiones basadas en datos.

Forma al equipo en negociación, sostenibilidad y compliance

La gestión no depende solo de procesos y tecnología, sino de las capacidades del equipo. Por esta razón, es tan importante que capacites a los responsables en técnicas de negociación para obtener mejores acuerdos sin dañar la relación. También es vital que introduzcas formación en sostenibilidad y compliance, dado que cada vez más licitaciones y contratos privados exigen certificaciones medioambientales y sociales. De esta forma, tendrás un equipo preparado que puede anticipar riesgos y generar relaciones más sólidas y responsables.

Usa contratos marco y cláusulas de continuidad de suministro

Los contratos no solo fijan precios, también protegen frente a interrupciones. Así, un contrato marco permite regular la relación con varios pedidos bajo un mismo paraguas legal y financiero. Por otro lado, incluir cláusulas de continuidad garantiza que el proveedor debe mantener el suministro, incluso, en situaciones de crisis, con acuerdos de contingencia o segundos proveedores. De esta manera, obtienes una mayor seguridad jurídica, estabilidad de costes y reducción de riesgos operativos.

Una gestión de proveedores eficaz requiere procesos claros, herramientas digitales y una coordinación fluida entre compras, finanzas y operaciones. En este camino, soluciones como Contasimple pueden marcar la diferencia. Y es que permiten automatizar la gestión de facturas de proveedores, llevar un control riguroso de los pagos y cumplir con las obligaciones legales de facturación electrónica y SII en España. Gracias a su integración contable y fiscal, las empresas pueden ahorrar tiempo administrativo, reducir errores y mejorar la visibilidad financiera. Así, Contasimple no solo simplifica la administración de proveedores, sino que también ayuda a transformar la relación con ellos en un proceso más ágil, transparente y eficiente.