¿Cuáles son los plazos para emitir una factura?

Los plazos para emitir factura establecen el tiempo en que debe documentarse una operación, garantizan el cumplimiento de la normativa y evitan sanciones. Determinan en qué momento deben expedirse las facturas por servicios, ventas o rectificaciones, afectan tanto a autónomos como a sociedades y se encuentran regulados en el Reglamento de Facturación, la Ley del IVA y el Código de Comercio. Conocerlos permite a los negocios actuar con seguridad jurídica, responder correctamente ante Hacienda y mantener una gestión administrativa más eficiente en 2025.

Emitir una factura no es solo una formalidad administrativa. Implica cumplir con obligaciones legales y fiscales que afectan directamente a la liquidez de un negocio, al control contable y a la relación con Hacienda. Conocer los distintos plazos para emitir una factura, ya sea en operaciones habituales, en servicios, en el sistema SII o en situaciones más complejas como un concurso de acreedores, es esencial para evitar sanciones, intereses o problemas de gestión interna. Este artículo explica de forma clara y actualizada cuáles son esos plazos y qué normativa los respalda.

Además, entender cuánto tiempo se deben conservar las facturas y la diferencia entre la obligación tributaria (4 años) y la mercantil (6 años) permite a autónomos y empresas gestionar su documentación de manera correcta y segura. La importancia del tema radica en que una correcta facturación no solo evita multas, sino que también facilita el acceso a financiación, auditorías o reclamaciones judiciales. En definitiva, este contenido te proporciona una guía práctica para cumplir con la ley y mejorar la organización administrativa de tu actividad.

Plazo general para emitir factura

El plazo para la emisión de factura se regula principalmente en el Reglamento de Facturación y en la normativa del IVA. Según la Agencia Tributaria:

• Si el destinatario es un empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se produjo el devengo del impuesto. En otras palabras, al día en el que se realizó la operación o prestación.
• Si el destinatario no es empresario o profesional, la factura debe emitirse en el momento de la operación.
• Para facturas recapitulativas o agrupaciones mensuales, si el destinatario es empresario o profesional, se aplica también el día 16 del mes siguiente. Si el destinatario es particular, la factura recapitulativa debe emitirse como máximo el último día del mes en que se realizaron las operaciones.

Así pues, en la mayoría de los casos para operaciones entre empresas o profesionales, el plazo para emitir factura es hasta el día 16 del mes siguiente al devengo.

Por ejemplo, si prestas un servicio el 10 de marzo, el plazo para emitir factura es hasta el 16 de abril.

Plazo para emitir factura por servicios

Cuando la operación es la prestación de un servicio, se aplica la misma regla general. Por tanto, el plazo para emitir factura por servicios es hasta el 16 del mes siguiente al mes en que se generó el devengo del IVA si el destinatario es empresario o profesional.

Si el cliente no es profesional, la factura por servicios debe emitirse de inmediato al realizar el servicio.

Por tanto:

• En relaciones B2B: El plazo para emitir factura por servicios es hasta el día 16 del mes siguiente.
• En relaciones con particulares: La factura se hace en el momento de la operación.

Este plazo para emitir factura por servicios es coherente con lo previsto en el Reglamento de Facturación vigente.

Plazo para emitir facturas del mes anterior o facturas tardías

En ocasiones puede surgir la necesidad de emitir una factura correspondiente al mes anterior. En ese caso, la regla sigue siendo la misma: aunque la operación haya ocurrido en el mes previo, el plazo para emitir facturas del mes anterior es el día 16 del mes siguiente al devengo. Por ejemplo, si una operación fue en enero y no facturaste, puedes hacerlo hasta el 16 de febrero.

No existe un plazo adicional especial para facturas tardías; se aplica la regla general.

Plazo para emitir factura rectificativa

Las facturas rectificativas son aquellas que corrigen errores, omisiones o ajustes en facturas ya emitidas. El plazo para emitir factura rectificativa se divide en dos momentos distintos: emisión y envío/comunicación.

• Plazo para emitir factura rectificativa: Debe hacerse tan pronto como el obligado tenga constancia de las circunstancias que obligan a su emisión.
• Plazo para remitir la factura rectificativa al destinatario: Antes del día 16 del mes siguiente al mes en que se emitió la rectificativa.

Adicionalmente, la normativa de modificación de la base imponible del IVA exige que la comunicación de la factura rectificativa a la Agencia Tributaria se efectúe en el plazo de un mes desde la fecha de emisión de la rectificativa.

Por lo tanto, el plazo para emitir factura rectificativa es inmediato al conocimiento del error y el envío debe cumplir con esa fecha límite del día 16 del mes siguiente. La comunicación adicional a Hacienda tiene un plazo de un mes.

En todo caso, no se puede emitir una factura rectificativa si han pasado más de cuatro años desde el devengo del impuesto.

Plazo para emitir factura SII

El sistema SII (Suministro Inmediato de Información) impone obligaciones adicionales de comunicación:

• Las facturas expedidas deben ser registradas en el SII en un plazo de cuatro días naturales desde su expedición.
• En casos donde la factura es emitida por el destinatario o por un tercero, ese plazo se amplía a ocho días naturales.
• En todo caso, este suministro debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del impuesto.

Por tanto, el plazo para emitir factura SII no solo se refiere a expedirla, sino también a registrarla conforme al sistema.

Plazo para emitir factura rectificativa en concurso de acreedores

Cuando el deudor se encuentra en concurso de acreedores, el procedimiento especial para recuperar el IVA implica un plazo específico:

• La factura rectificativa debe emitirse en el plazo de tres meses desde la publicación en el BOE del auto de declaración de concurso.
• Esa factura rectificativa debe remitirse al cliente y al administrador concursal.
• Además, la comunicación de dicha rectificativa a la Agencia Tributaria debe realizarse en el plazo de un mes desde su emisión.

Por lo tanto, el plazo para emitir factura rectificativa en concurso de acreedores es de 3 meses desde el auto de concurso, con comunicación a Hacienda en un mes desde la emisión.

Plazo hasta cuándo se puede emitir factura manual

El concepto de factura manual se refiere a facturas en papel, acciones tradicionales frente a facturación electrónica. No existe un plazo legal específico que limite hasta cuándo puedes emitir una factura manual, salvo que reglamentos futuros obliguen a la facturación digital. En 2025, hay normativa en trámite que obligará progresivamente a la facturación electrónica. Sin embargo, mientras no esté plenamente en vigor, es posible continuar con facturas manuales dentro de los plazos generales normales de emisión.

Cuánto tiempo se deben conservar las facturas

Respecto a la obligación de conservación, la normativa vigente señala que los empresarios y profesionales deben conservar las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el plazo de 4 años.

Este plazo de prescripción de 4 años proviene de los artículos 66 y 70 de la Ley General Tributaria y del artículo 165 de la Ley del IVA.

Por su parte, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios están obligados a conservar sus libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años a partir del último asiento efectuado.

Por tanto, desde el punto de vista fiscal son 4 años y desde el punto de vista mercantil son 6 años. Desde la práctica, los autónomos guardan sus facturas durante 4 años aunque la prudencia hace que la mayoría las preserven un tiempo mayor. Y, por su parte, las sociedades las guardan 6 años.

Conocer y respetar cada plazo para emitir factura es clave para mantener la seguridad jurídica y fiscal de cualquier negocio, ya seas autónomo o empresa. Cumplir con estos tiempos no solo evita sanciones, sino que también aporta orden en la gestión administrativa y claridad frente a clientes y proveedores. Herramientas como Contasimple pueden ayudarte a automatizar este proceso, Y es que permiten generar facturas con los formatos legales correctos, controlar los vencimientos y llevar un registro que facilita tanto el cumplimiento tributario como la organización contable. De esta forma, se reduce el riesgo de errores y se gana tiempo para enfocarse en el crecimiento de la actividad.