El gasto reembolsable

Los gastos reembolsables son aquellos en los que una empresa o profesional incurre al realizar una actividad por encargo de un cliente y que este posteriormente reembolsa. Se utilizan para reflejar fielmente los costes asumidos durante la prestación del servicio. Deben facturarse y contabilizarse correctamente, aplicando el IVA e IRPF cuando corresponda, y justificarse con la documentación adecuada. Comprender qué son, quién los gestiona, cuándo se registran, dónde se reflejan y por qué son importantes garantiza una contabilidad transparente y una relación profesional clara entre proveedor y cliente.

En el ámbito empresarial y profesional, gestionar correctamente un gasto reembolsable es fundamental para mantener una contabilidad ordenada, cumplir con las obligaciones fiscales y evitar errores en la facturación. Este artículo ofrece una guía completa y práctica para entender qué es un gasto reembolsable y cómo facturar los gastos reembolsables correctamente. También mostraremos cómo contabilizarlos de forma adecuada y cuáles son las principales diferencias con los suplidos. Además, se incluyen ejemplos contables reales y explicaciones claras para que tanto autónomos como empresas puedan aplicar estos conceptos en su día a día.

Comprender y aplicar correctamente la normativa sobre gastos reembolsables garantiza el cumplimiento legal, mejora la transparencia en las relaciones con los clientes y facilita la toma de decisiones financieras. Una adecuada gestión de estos gastos permite reflejar fielmente la realidad económica de la empresa, evitar incidencias con Hacienda y mantener la confianza entre las partes implicadas. Por otro lado, en operaciones B2B, la facturación de reembolso de gastos entre empresas debe realizarse con especial cuidado para evitar errores fiscales. Por ello, dominar este tema es esencial para cualquier profesional que quiera mantener un control financiero sólido y una contabilidad profesional y precisa.

¿Qué es un gasto reembolsable?

Antes de profundizar, conviene aclarar qué es reembolso de gastos. Se trata de la devolución que realiza el cliente al profesional por los importes asumidos en su nombre. En consecuencia, un gasto reembolsable es aquel en el que un profesional o empresa incurre para llevar a cabo una actividad encargada por un cliente, pero que, en última instancia, será abonado por este último. A diferencia de los gastos propios, los gastos reembolsables se facturan al cliente como un concepto adicional a los honorarios por los servicios prestados. Es importante destacar que estos gastos deben ser justificados mediante la correspondiente documentación, como facturas o recibos, y deben estar directamente relacionados con la prestación del servicio encargado.

¿Cómo facturar los gastos reembolsables?

Facturar los gastos reembolsables correctamente es clave para que tu contabilidad sea transparente y tu cliente comprenda exactamente qué está pagando. Recuerda que los reembolsos de gastos se deben facturar siempre que el profesional haya asumido el pago en nombre del cliente. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

Identificar los gastos reembolsables

Antes de emitir la factura, es importante separar claramente qué gastos corresponden al servicio prestado y cuáles son gastos reembolsables. Por ejemplo, si has comprado material, pagado desplazamientos o cubierto gastos de representación en nombre del cliente, estos se consideran reembolsables siempre que estén directamente relacionados con el servicio contratado.

Desglose detallado en la factura

Cada gasto reembolsable debe aparecer como un concepto independiente dentro de la factura. Es recomendable indicar la fecha, el tipo de gasto y el proveedor. Por ejemplo:

• Material de oficina para proyecto X: 50 €
• Desplazamiento a cliente Y: 30 €

Esto ayuda al cliente a entender qué está pagando y facilita cualquier posible auditoría o revisión contable.

Aplicación del IVA

Es común que surjan dudas sobre si los gastos reembolsables generan IVA. La regla general es que, si el gasto reembolsable incluye IVA, este se refleja en la factura al cliente como parte del reembolso. Es decir, debes trasladar el IVA del gasto al cliente para que el reembolso sea neutro desde el punto de vista contable. Esto responde a la necesidad de que los reembolsos de gastos llevan IVA cuando corresponde.

Incluir la retención de IRPF si aplica

Dependiendo del régimen fiscal del profesional o empresa, puede ser necesario aplicar retenciones de IRPF sobre la parte del servicio, pero no sobre el gasto reembolsable puro. Esto debe reflejarse claramente en la factura.

Cómo facturar los gastos reembolsables en la práctica

Imagina que un autónomo ha pagado 100 € en transporte con IVA incluido para cumplir un servicio. La factura al cliente podría estructurarse así:

• Servicio prestado: 200 €
• Gastos de transporte (reembolsables): 100 €
• IVA sobre el servicio: 42 € (suponiendo el 21 %)
• IVA sobre el transporte: 21 € (21 % del gasto reembolsable)

Total factura: 363 €

De esta forma, tanto tú como tu cliente tenéis claro qué corresponde al servicio y qué corresponde al reembolso de los gastos.

Documentación de soporte

Es fundamental adjuntar o conservar la factura de gastos reembolsables que justifique cada reembolso. Esto sirve para efectos contables y fiscales y evita problemas en caso de inspección.

También es recomendable conservar una factura de reembolso de gastos que respalde la operación ante Hacienda.

Contabilización de los gastos reembolsables

La contabilización de los gastos reembolsables es un punto clave en la gestión económica de cualquier empresa o profesional. Su objetivo es reflejar de manera fiel que se ha realizado un gasto en nombre de un cliente y que posteriormente se recuperará mediante un reembolso. De esta forma, no se genera ni beneficio ni pérdida, pero sí queda constancia del flujo económico.

Cuando un autónomo o empresa incurre en un gasto reembolsable, se producen dos movimientos contables distintos:

• Un gasto porque ha habido una salida de dinero o una obligación de pago.
• Un ingreso porque ese gasto se le repercutirá posteriormente al cliente, que lo reembolsará.

El resultado contable final será neutro, ya que el ingreso y el gasto se compensan entre sí. Sin embargo, ambos deben registrarse para reflejar correctamente la operación y cumplir con las obligaciones fiscales.

Cuentas contables implicadas

Dependiendo del Plan General de Contabilidad (PGC) o del sistema simplificado para autónomos, pueden emplearse las siguientes cuentas:

• (6XX): Cuenta de gasto correspondiente. Por ejemplo, 629 “Otros servicios”, 624 “Transportes”, 623 “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”, etc.
• (430): Clientes.
• (705): Prestación de servicios (para los ingresos facturados al cliente).
• (477): IVA repercutido.
• (472): IVA soportado.
• (57X): Tesorería o bancos.

Ejemplo práctico con asientos contables

Supongamos que un autónomo realiza un servicio profesional para un cliente y, para ejecutarlo, paga un billete de tren de 100 € más 21 € de IVA (total 121 €). Este gasto será reembolsado íntegramente por el cliente.

• Paso 1: Registro del gasto al pagar el billete

Cuando el autónomo paga el billete:

(624) Transportes…………………………… 100 €

(472) IVA soportado…………………………   21 €

a (572) Bancos………………………………… 121 €

• Paso 2: Emisión de la factura al cliente incluyendo el gasto reembolsable

El autónomo emite una factura al cliente con los siguientes conceptos:

• Honorarios por servicios profesionales: 200 €
• Gastos reembolsables (billete de tren): 100 €
• Total base imponible: 300 €
• IVA (21%): 63 €

Total factura: 363 €

El asiento contable de la emisión de la factura sería:

(430) Clientes……………………………………… 363 €

a (705) Prestación de servicios………… 300 €

a (477) IVA repercutido……………………… 63 €

• Paso 3: Registro del ajuste del gasto reembolsable

Para que el reembolso no incremente indebidamente el beneficio, se realiza un asiento que compensa el ingreso derivado del gasto reembolsable:

(705) Prestación de servicios………………… 100 €

a (624) Transportes……………………………… 100 €

Con este ajuste, se deja constancia de que el gasto fue repercutido al cliente y no genera beneficio adicional.

• Paso 4: Cobro de la factura

Cuando el cliente paga la factura:

(572) Bancos……………………………………… 363 €

a (430) Clientes………………………………… 363 €

Aspectos fiscales de los gastos reembolsables

Es importante tener en cuenta que los gastos reembolsables generan IVA, ya que forman parte de la base imponible de la factura emitida al cliente. Por lo tanto, deben aplicarse las tasas de IVA correspondientes a cada tipo de gasto.

En cuanto a la retención de IRPF, esta se aplicará si el profesional o empresa está obligado a ello según su régimen fiscal. Es recomendable consultar con un asesor fiscal para determinar las obligaciones específicas en cada caso.

Diferencias entre gastos reembolsables y suplidos

Es fundamental no confundir los gastos reembolsables con los suplidos. Así, los gastos reembolsables son aquellos en los que el profesional o empresa incurre en nombre del cliente y que posteriormente serán abonados por este. Por su parte, los suplidos son gastos que el cliente paga directamente al proveedor, sin que el profesional o empresa intervenga en el pago.

La principal diferencia radica en quién asume inicialmente el gasto y quién lo factura. Los suplidos no deben incluirse en la base imponible de la factura emitida al cliente, ya que no forman parte de los ingresos del profesional o empresa.

Una correcta gestión, facturación y contabilización de los gastos reembolsables resulta esencial para garantizar la transparencia financiera. También te ayuda a evitar errores fiscales y reflejar fielmente las operaciones económicas de una empresa o profesional. Conocer cómo se deben documentar, qué implicaciones fiscales tienen y cómo diferenciarlos de los suplidos permite optimizar los procesos contables y cumplir con la normativa vigente. En este contexto, herramientas como Contasimple facilitan esta tarea. Y es que permiten facturar gastos reembolsables, contabilizarlos automáticamente y mantener un control exhaustivo de cada operación. Gracias a su sistema intuitivo y automatizado, Contasimple ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores y gestionar los reembolsos de forma profesional. De este modo, te cercioras de que llevas una contabilidad más clara, eficiente y alineada con las obligaciones fiscales actuales.