¿Qué es el número VAT y cómo se tramita?

¿Qué es el número VAT?

VAT es un acrónimo, y proviene del inglés (value added tax), lo que en castellano conocemos como el Impuesto sobre el Valor Añadido. No obstante, debido a la internacionalización del inglés en las transacciones comerciales, es mucho más conocido en Europa como VAT number. Pero, en cualquier caso, en España la Agencia Tributaria le otorga el nombre de número de IVA o NIF-IVA.

Qué es el VAT number de una empresa y cómo se conforma

Todos los números de IVA tienen una composición similar. En ellos hay unos dígitos, que identifican de forma individual a cada negocio, y también las letras correspondientes a su país. En España, este número es idéntico al que ya se otorgó en su momento al constituir la sociedad. O, en el caso de los autónomos, al NIF del solicitante.

Así, si un profesional tenía como NIF el número 99999999X, su NIF-IVA será ES99999999X.

Estas son las iniciales de todos los Estados miembros:

• Austria. AT.
• Bélgica. BE.
• Bulgaria. BG.
• Chipre. CY.
• República Checa. CZ.
• Alemania. DE.
• Dinamarca. DK.
• Estonia. EE.
• Grecia. EL.
• España. ES.
• Finlancia. FI.
• Francia. FR.
• Croacia. HR.
• Hungría. HU.
• Irlanda. IE.
• Italia. IT.
• Lituania. LT.
• Luxemburgo. LU.
• Letonia. LV.
• Malta. MT.
• Países Bajos. NL.
• Polonia. PL.
• Rumanía. RO.
• Suecia. SE.
• Eslovenia. SI.
• Eslovaquia. SK.
• Irlanda del Norte. XI.

Hasta 2021, el Reino Unido también tenía su propio VAT (UK), pero tras el Brexit ya no es posible hacer operaciones intracomunitarias. Y cualquier transacción con este Estado obliga al comprado a abonar el IVA correspondiente en el destino europeo y también los aranceles correspondientes. Aunque, en estos casos, sí es un impuesto deducible en España.

¿Cuál es la utilidad del VAT number?

Ahora que ya hemos visto qué es el número VAT, vamos a mostrar su verdadera relevancia para las empresas.

Las operaciones intracomunitarias son una gran forma de conseguir o de proporcionar bienes o servicios en otro Estado miembro. Sin embargo, si no fuera por las exenciones al IVA que todos los países aplican en estas transacciones, se corre el riesgo de tener que enfrentarse a una doble tributación. Y aquí precisamente es donde entra en juego el VAT number.

Ya que este permite que el autónomo o la compañía pueda hacer importaciones o exportaciones en cualquiera de los países de la Unión Europea sin tener que gravar el IVA.

¿El IVA es diferente en cada país?

La Directiva de la Unión Europea establece unos mínimos para cada tipo de IVA, siendo el del general de un 15 %. Si no existiese la posibilidad de realizar transacciones exentas entre los diferentes países, aquellos con un IVA superior estarían sufriendo un agravio importante. Por ejemplo, en el caso de Luxemburgo, tal y como ocurría en España desde su creación hasta la crisis económica del 2008, el IVA es de solamente un 16 %. Por el contrario, existen países con tributos muy superiores, como Hungría, con un 27 %, o Suecia con un 25 %.

Al darse de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), y conseguir el VAT, se eliminan todas esas desigualdades, ya que se pueden hacer operaciones dejando a un lado el IVA y pagando solo por el valor real del producto o servicio. Eso hace que Estados como Hungría puedan incrementar su volumen de exportaciones, que de otra forma serían muy limitadas. A la vez que tampoco se perjudica su mercado interno.

De ahí la importancia de disponer de un número VAT. Este número, que ya hemos mostrado cómo se designa, es el que permite identificar a cada parte de estas transacciones. Y es que, para la Hacienda del país que emite la factura, los datos de la otra parte no le son conocidos. Sin embargo, al disponer de ese número, sí se puede compartir información con la Hacienda del otro Estado, y ambas partes quedan perfectamente identificadas.

¿Es obligatorio disponer de un número VAT?

Existe la falsa creencia de que antes de hacer ninguna compraventa con compañías o profesionales del extranjero es necesario obtener el número VAT. Pero no es así realmente. La Agencia Tributaria no obliga a todos los contribuyente a obtener este número. Sin embargo, si un empresario realiza operaciones intracomunitarias, Hacienda dice que sí es necesario solicitarlo. Eso sí, solamente cuando se cumpla alguna de estas condiciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Compras intracomunitarias de bienes sujetos al IVA.
• Prestación de servicios en otro Estado miembro cuando el destinatario sea objeto pasivo del IVA.
• Servicios solicitados a profesionales o empresas de otro Estado miembro.

De todos modos, es muy recomendable que todas las empresas o autónomos que vayan a trabajar con compañías del extranjero soliciten este registro. Ya que supone un ahorro considerable para la parte compradora. Hay que tener en cuenta que cada vez que se acude a otro mercado europeo para comprar un producto o abonar un servicio, si no se dispone de este número, hay que hacer frente al IVA local. Y como hemos visto en el apartado anterior, eso tendría un sobrecoste de entre un 16 y un 27 % que no sería deducible en España.

 ¿Qué es el VAT de las facturas?¿Tiene relación con el VAT intracomunitario?

Cuando se realiza alguna compraventa con empresas extranjeras es muy habitual encontrar, junto al importe el VAT. Pero, en este tipo de casos, lo que vemos no es más que el impuesto sobre el total de la factura, algo idéntico al IVA aplicado en España. El nombre de VAT, originalmente, procedía del Reino Unido. Aunque ahora otros países, como Malta o Polonia, también notifican con este acrónimo su Impuesto Sobre el Valor Añadido.

Por tanto, aunque el término pueda ser idéntico, la realidad es que el VAT que aparece en las facturas y el intracomunitario no guarda ninguna relación. Ya que siempre que se aplica el VAT intracomunitario se está exento del gravamen del tributo, algo que no sucede con el VAT en el resto de transacciones.

Cómo obtener el número de VAT paso a paso

En España, para solicitar el VAT hay que darse de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Eso sí, no todos los contribuyentes tienen esta posibilidad, ya que es un requisito indispensable haberse registrado previamente en Hacienda como autónomo y contar con un NIF.

Si ya te habías dado de alta previamente, puedes solicitar una modificación del Modelo 036. Pero, incluso si se trata de nuevos emprendedores, el proceso es muy similar.

En primer lugar, hay que acceder mediante un certificado digital a la sección “Censos” de la sede electrónica de Hacienda.

Una vez allí, hay que buscar el Modelo 036 para cumplimentarlo. Si es un alta nueva, tendrás que introducir todos los datos relacionados con tu actividad: datos fiscales, actividad que se va a realizar, etc.

Después, hay que marcar la casilla 130 “Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios”.

Posteriormente, habrá que marcar la casilla 582 para confirmar que se solicita el alta en el ROI. En la casilla 584 se debe anotar la fecha prevista en la que va a llevarse a cabo la primera operación intracomunitaria. Aunque solo es una referencia para la AEAT, hasta que no se reciba el visto bueno de Hacienda, cualquier operación tendrá que repercutirse con el IVA del país de emisión de la factura.

Por último, hay que firmar el documento para entregarlo de forma telemática.

¿Cuánto tiempo tarda en aprobarse el número de IVA?

Esta es una de las dudas más habituales, y lo cierto es que no hay una respuesta exacta. Hacienda estipula un plazo máximo de tres meses para activar el VAT intracomunitario. Si no se recibe ninguna respuesta en ese plazo, el silencio administrativo debe considerarse como una desestimación de la solicitud.

Aunque en la práctica los plazos suelen acortarse. Por norma general, se suele aprobar en unos días o en pocas semanas.

No obstante, si el técnico encargado de evaluar la solicitud considera que es necesaria más información, emitirá un requerimiento. En él se pedirá al solicitante que explique los motivos por los que necesita el número VAT y también es posible que se requieran justificantes o pruebas de que es necesario. Aquí se suele aceptar cualquier documento: correos electrónicos con proveedores o clientes de otro Estado miembro, facturas proforma, presupuestos, contratos, etc.

Una vez que se aporte toda la información solicitada, lo más habitual es que se reciba una notificación aprobando la solicitud. Pero siempre es importante asegurarse de que el número se encuentra activo antes de hacer la primera operación. Te mostramos cómo en el próximo apartado.

Consultar el número VAT ¿es posible?

Cada vez que un profesional debe emitir una factura para una operación intracomunitaria, este debe asegurarse de que todos los datos aportados por su cliente son verídicos. Ya que, posteriormente, tendrá que aportar esa información en las declaraciones informativas del Modelo 349 y el Modelo 390.

Si alguno de los clientes incorporados no se encuentra dado de alta como operador, sería el emisor de la factura quien podría enfrentarse a problemas legales y a duras sanciones de Hacienda.

Por suerte, existen varias fórmulas para comprobar que el número VAT es correcto. Y esto es algo que se puede hacer a nivel europeo con cualquier empresa y sin ningún certificado, por lo que resulta muy sencillo.

Tan solo hay que acceder a la página web del Censo VIES. Una vez allí, hay que hacer clic sobre el botón “Empezar”.

Esto nos llevará a otra página llamada “Validación del nº IVA en VIES), donde aparecerán cuatro campos rellenables, aunque solo los dos primeros son obligatorios:

• Estado miembro / Irlanda del Norte. Aquí hay que introducir las iniciales del país al que pertenece el número que queremos consultar.
• Número de IVA. En este apartado hay que incluir el número completo, a excepción de las iniciales del Estado miembro.

Por último, debemos hacer clic en “Comprobar”. Y accederemos a otra página en la que se nos dará el resultado. Si todo es correcto aparecerá en verde “Sí, número de IVA válido”. Señal de que esa factura puede emitirse sin problemas.

Por el contrario, si hay algún dato erróneo el sistema devolverá como resultado: “No, número de IVA no válido para operaciones transfronterizas dentro de la UE”. En cuyo caso habrá que contactar con el cliente para volver a solicitar los datos, por si estos no fuesen correctos. O, en caso de que lo fuesen, será necesario repercutirle el IVA de la factura para poder completar la operación.

Como vemos, el número VAT es fundamental para evitar sobrecostes en las transacciones intracomunitarias. A pesar de que no es obligatorio obtenerlo, sí proporciona un ahorro considerable. Además, la Agencia Tributaria facilita el registro en el ROI para que en tan solo unos minutos pueda solicitarse.

¿Llevas a cabo este tipo de operaciones de forma habitual? Para evitar errores, lo más adecuado es que dispongas de un software de facturación. Cegid Contasimple te ayudará a gestionar tus compras y ventas al extranjero y te pondrá más fácil la cumplimentación de los modelos 349 y 390. ¿Todavía no has probado nuestra herramienta?