¿Qué es una serie de facturas y cuándo se utiliza?

La serie de facturas es un código que identifica y ordena cada factura para garantizar su unicidad. En España, autónomos y empresas deben aplicarla según el Real Decreto 1619/2012 y las actualizaciones vigentes en 2025. Se utiliza en toda factura emitida, diferenciando actividades, establecimientos o facturas rectificativas. Su aplicación correcta es obligatoria en el territorio español y clave para cumplir con Hacienda, evitar sanciones y mejorar la gestión contable.

En el ámbito empresarial y profesional, llevar un control riguroso de la facturación es una obligación legal y una herramienta clave para mantener la organización interna y cumplir con Hacienda. Dentro de este proceso, la serie de facturas juega un papel esencial, ya que permite diferenciar, ordenar y clasificar cada documento de manera clara y única. En este artículo, descubrirás qué es una serie en una factura, cómo se aplica en España en 2025, qué normativa la regula y cuáles son las mejores prácticas para implementarla correctamente.

Comprender cómo funciona el número de serie de una factura y la importancia de las series de facturación aporta grandes beneficios a cualquier autónomo o empresa. No solo garantiza transparencia y trazabilidad frente a inspecciones fiscales, sino que también facilita la gestión contable y evita errores que podrían derivar en sanciones. Por eso, conocer bien este concepto y aplicarlo de forma adecuada se convierte en una ventaja competitiva y una garantía de seguridad administrativa.

¿Qué es una serie en las facturas?

Una serie de facturas es un código que se añade a la numeración de facturas para diferenciarlas entre sí, agrupándolas bajo un criterio común. Esa serie sirve para identificar un conjunto de facturas que comparten el mismo esquema de numeración. Puede ser con letras, números o una combinación de ellas y facilitar su gestión interna, control fiscal y seguimiento contable. En cada serie, la secuencia numérica debe ser correlativa, sin saltos, para asegurar la integridad y trazabilidad de las operaciones.

Cuando hablamos de la serie en una factura, nos referimos al identificador fijo que, junto con el número de factura, forma la designación completa. Por ejemplo: A-2025-0001, donde A-2025 podría ser la serie y 0001, el número correlativo dentro de esa serie.

El número de serie de una factura es esa cadena que incluye la parte fija (serie) más el número correlativo, lo que hace que cada factura sea única. La normativa española exige que cada factura esté identificada por un número y, en su caso, serie.

Marco legal en España y reglas para usar series de facturación

En España, la regulación que rige las obligaciones de facturación es el Real Decreto 1619/2012. Establece qué debe contener una factura, qué reglas debe seguir su numeración, cuándo son obligatorias las series, etc.

Algunas de las reglas principales en 2025 son:

• Numeración correlativa dentro de cada serie: Cada serie debe empezar por un número inicial, normalmente 1 o 0001, y seguir sin saltos.
• Número y, en su caso, serie deben figurar claramente en toda factura y en sus copias.
• Las facturas rectificativas, facturas expedidas por terceros o aquellas emitidas por destinatarios, tienen que tener series distintas.
• Se permite tener series de facturación separadas si hay distintas líneas de negocio, establecimientos diferentes o distintas actividades económicas, siempre que estén justificadas.
• No se permite repetir el mismo número de factura dentro de la misma serie y año fiscal para el mismo emisor, ya que el conjunto de datos debe identificar de forma única la factura.

Cómo se utiliza la serie de facturas en la práctica

Explicamos cómo las empresas y autónomos aplican la serie de facturas en su facturación diaria:

1. Definición de series: Se elige un esquema de serie adecuado. Puede basarse en el año 2025-, en la actividad (VENTA, SERVICIO), en el establecimiento (por ejemplo, local A, local B), o mixto. Por ejemplo: VTA-2025-, S-2025-, A-2025, etc.
2. Asignación de número de factura: Cada factura emitida bajo esa serie recibe un número correlativo: VTA-2025-0001, VTA-2025-0002, etc. La parte fija es la serie, lo que identifica esa línea o grupo, y la parte variable es el número.
3. Mantenimiento del orden: Dentro de una misma serie, se respeta que la fecha de emisión aumente con el número de factura. No se puede emitir una factura con número superior cuya fecha sea anterior a otra con número inferior.
4. Uso de series separadas cuando la actividad lo requiere: Si la empresa tiene distintos establecimientos físicos, líneas de actividad o servicios claramente diferenciados, puede establecer series distintas para cada uno. También para las facturas rectificativas. Esto ayuda en la contabilidad y facilita las inspecciones fiscales.
5. Control y registros: En los registros de facturación, como los libros de IVA, se anotan las facturas según su serie y número. De esta forma, permite verificar que no hay duplicados ni saltos. Además, con la implementación de sistemas como Verifactu o los sistemas informáticos de facturación (SIF), se rastrea cada factura con esos datos.

Cambios recientes en 2025 y obligaciones de facturación

En 2025, España está en proceso de adaptación a nuevas obligaciones fiscales relacionadas con la facturación:

• Se exige que los programas informáticos de facturación sean homologados según la normativa derivada de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
• A partir de enero de 2026, para sociedades, y julio de 2026, para el resto, será obligatorio el uso de facturación electrónica mediante sistemas homologados.
• Se refuerzan los requerimientos relativos a la inalterabilidad, trazabilidad e integridad de los registros. La serie y el número de la factura seguirán siendo elementos clave para garantizar unicidad y evitar duplicidades.

Importancia de la serie en una factura y buenas prácticas

Tener bien definida la serie de facturas y usarla correctamente aporta varios beneficios:

• Facilita la gestión contable y fiscal: Puedes separar ingresos por actividad, establecimiento, etc.
• Mejora la trazabilidad: Ante una auditoría o inspección, la serie y número de factura permiten localizar cualquier factura rápidamente.
• Evita errores como duplicidades o saltos en la numeración: Así, puedes soslayar posibles sanciones.
• Favorece la ordenación cronológica y coherente de las facturas: Ayuda al cierre de libros, declaraciones de IVA, etc.

Buenas prácticas en el uso de series

Algunas de las que puedes implementar son las siguientes:

• Documentar cuál es la estructura de serie que vas a usar. Por ejemplo: prefijo de actividad + año + número.
• No mezclar series sin motivo claro.
• Usar siempre el mismo formato: Usa las mismas mayúsculas, separación de caracteres, número de dígitos.
• Cambiar de serie cuando realmente sea necesario: Has abierto un nuevo establecimiento, facturas rectificativas, etc.

Aplicar correctamente la serie de facturas es fundamental para cumplir con la normativa española y garantizar un control ordenado de la facturación. Aunque puede parecer un aspecto técnico, la práctica demuestra que hacerlo bien evita sanciones, facilita auditorías y aporta claridad en la gestión de ingresos. Herramientas como Contasimple simplifican este proceso. Y es que permiten configurar diferentes series de facturación, asignar automáticamente el número de serie de una factura y llevar un registro seguro y actualizado conforme a la legislación vigente. Así, autónomos y empresas pueden centrarse en su actividad principal con la tranquilidad de tener su facturación siempre en orden.