Nomina
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Nómina: qué es y cómo calcularla
La nómina es el documento legal que justifica y desglosa el salario que un trabajador recibe de su empresa cada mes. Se define como el recibo oficial de salarios que detalla tanto los ingresos o devengos (salario base, complementos) como las deducciones legalmente establecidas (cotizaciones a la Seguridad Social y retenciones de IRPF). Su finalidad es doble: para el empleado, es la prueba de sus ingresos y la base de sus derechos sociales futuros; para la empresa, es una obligación contable y fiscal fundamental para garantizar el cumplimiento normativo.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué son los devengos y cómo se estructuran en tu nómina? Para entender todo lo que ganas.
- Las deducciones: ¿Qué te descuentan de la nómina y por qué? Para saber a dónde va tu dinero.
- Cómo calcular el sueldo neto: del bruto al líquido en 4 pasos. Para que hagas tus propias estimaciones.
- Ejemplos de nómina: del Salario Mínimo a una baja por enfermedad. Para ver casos prácticos.
¿Qué son los devengos y cómo se estructuran en tu nómina? Para entender todo lo que ganas
La primera parte que debes entender en una nómina es el apartado de «devengos». Este término agrupa todos los importes brutos que la empresa te abona en un periodo determinado, antes de aplicar cualquier tipo de deducción. Es, en esencia, la suma de todo lo que generas por tu trabajo y constituye la base para calcular tanto las retenciones como tu salario final. Los devengos se dividen en dos categorías principales que es importante diferenciar.
Por un lado, están las percepciones salariales, que son las cantidades que retribuyen directamente tu trabajo. Aquí se encuentra el salario base (la parte fija de tu sueldo según tu categoría profesional), los complementos salariales (por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, idiomas, etc.), las horas extraordinarias y las pagas extraordinarias, que pueden estar prorrateadas mensualmente o abonarse en momentos puntuales. Por otro lado, existen las percepciones no salariales, que son importes que compensan gastos que has tenido a causa del trabajo, como dietas, gastos de locomoción o plus de transporte. Aunque suman en el total, no siempre cotizan a la Seguridad Social de la misma manera.
En definitiva, entender los devengos es clave para saber cuál es el valor total que la empresa asigna a tu puesto de trabajo, más allá del dinero que finalmente llega a tu cuenta bancaria.
Para interpretar correctamente la parte de ingresos de tu nómina, asegúrate de identificar estos tres componentes:
- Salario Base: Es la retribución fija establecida por convenio o contrato para tu grupo profesional. Es el pilar de tu sueldo.
- Complementos Salariales: Son cantidades adicionales que dependen de condiciones específicas de tu puesto, como la antigüedad, la responsabilidad o la productividad.
- Percepciones No Salariales: Son compensaciones por gastos (como dietas o transporte) y no retribuyen directamente el trabajo, teniendo un tratamiento fiscal y de cotización diferente.
Ejemplo práctico: Carlos, un programador, recibió su primera nómina y vio un «plus de convenio» y un concepto de «dietas» que no entendía. Al principio, pensó que todo era parte de su sueldo base. Investigando, comprendió que el plus era una percepción salarial fija, mientras que las dietas eran una percepción no salarial variable que compensaba sus comidas fuera de la oficina. Esta distinción le ayudó a entender por qué su base de cotización no era igual al total que veía en los devengos.
Las deducciones: ¿Qué te descuentan de la nómina y por qué? Para saber a dónde va tu dinero
Una vez comprendes los devengos, la siguiente parte crucial de la nómina son las deducciones. Estos son los importes que se restan de tu salario bruto para cumplir con tus obligaciones fiscales y sociales. Son la razón por la que tu sueldo neto (lo que recibes en el banco) es inferior a tu sueldo bruto. Lejos de ser un recorte arbitrario, estas deducciones son aportaciones que garantizan tu protección social y contribuyen al sostenimiento de los servicios públicos.
Las deducciones se dividen en dos grandes bloques. El primero son las aportaciones a la Seguridad Social. Este dinero va destinado a financiar prestaciones futuras como la jubilación, el desempleo, la incapacidad temporal por enfermedad o la formación profesional. El porcentaje total ronda el 6,35% o 6,45% sobre tu base de cotización y se desglosa en: contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% si tu contrato es indefinido) y formación profesional (0,10%). El segundo gran bloque es la retención del IRPF en la nómina. Este es un pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que tendrás que regularizar en tu declaración anual. El porcentaje no es fijo; depende de tu nivel de ingresos y de tus circunstancias personales y familiares (estado civil, hijos a cargo, etc.).
Comprender estas deducciones es fundamental para saber no solo cuánto ganas, sino también cómo estás contribuyendo a tu propia seguridad social y a la sociedad.
En resumen, los dos descuentos principales que verás aplicados sobre tu salario bruto son:
- Cotizaciones a la Seguridad Social: Son tus aportaciones para financiar el sistema público de pensiones, la prestación por desempleo y otras coberturas sociales.
- Retenciones a cuenta del IRPF: Es un adelanto que tu empresa ingresa en Hacienda en tu nombre para el Impuesto sobre la Renta. El porcentaje varía según tu sueldo y situación personal.
- Otras Deducciones: En casos más específicos, pueden aparecer otros conceptos como anticipos que hayas solicitado o el valor de productos recibidos en especie.
Ejemplo práctico: Ana y Luis tienen el mismo salario bruto de 2.000 €, pero Ana recibe un neto ligeramente superior. La razón está en el IRPF: Luis es soltero y sin hijos, por lo que su retención es del 15%, mientras que Ana, con dos hijos a cargo, tiene una retención menor, del 12%. Ambos cotizan lo mismo a la Seguridad Social, pero sus circunstancias personales cambian el adelanto del IRPF, explicando la diferencia en el líquido final.
Cómo calcular el sueldo neto: del bruto al líquido en 4 pasos. Para que hagas tus propias estimaciones
Calcular la nómina y llegar a la cifra exacta que recibirás en tu cuenta puede parecer complejo, pero sigue un proceso lógico que puedes estimar. Entender cómo se pasa del salario bruto al neto te da un mayor control sobre tus finanzas y te ayuda a valorar mejor las ofertas de empleo. El cálculo se basa en restar al total de tus ingresos (devengos) las deducciones obligatorias por ley.
El proceso puede resumirse en cuatro pasos sencillos. Primero, debes sumar todos tus devengos (salario base + complementos + percepciones no salariales) para obtener el salario bruto total. Segundo, hay que calcular la base de cotización, que generalmente es el salario bruto con algunos ajustes. Tercero, a esa base de cotización se le aplican los porcentajes de aportación a la Seguridad Social (el ~6,4% que paga el trabajador). Finalmente, al salario bruto se le resta el porcentaje de retención de IRPF que te corresponde. La cifra resultante de restar estas dos grandes deducciones al bruto es tu sueldo neto.
Aunque existen muchas variables, especialmente en el IRPF, seguir estos pasos te dará una aproximación muy cercana a tu salario real.
Para que puedas hacer tus propias estimaciones, sigue este proceso simplificado para calcular tu sueldo neto:
- Calcula tu Salario Bruto: Suma tu salario base y todos los complementos que aparezcan en tu contrato o convenio. Si las pagas extras no están prorrateadas, no las incluyas en el cálculo mensual.
- Calcula tus Aportaciones a la Seguridad Social: Toma tu base de cotización (muy similar al bruto) y aplícale un porcentaje aproximado del 6,4%. Esta es la primera gran deducción.
- Calcula tu Retención de IRPF: A tu salario bruto, réstale la cantidad de la Seguridad Social. A la cifra resultante, aplícale el porcentaje de IRPF que te corresponde según tu tramo salarial y situación familiar.
- Obtén el Salario Neto: Resta a tu salario bruto las aportaciones a la Seguridad Social y la retención de IRPF. ¡Esa es la cantidad que recibirás!
Ejemplo práctico: David recibió una oferta de trabajo por 30.000 € brutos anuales. Para saber cuánto sería su sueldo neto mensual, dividió 30.000 / 12 = 2.500 € brutos/mes. A eso, le restó un 6,4% de S.S. (~160 €) y una retención estimada de IRPF del 16% (~400 €). El cálculo aproximado (2500 – 160 – 400) le dio un neto de 1.940 €/mes, una cifra mucho más realista para planificar sus finanzas que los 2.500 € iniciales.
Ejemplos de nómina: del Salario Mínimo a una baja por enfermedad. Para ver casos prácticos
La mejor forma de entender la teoría de una nómina es verla aplicada en situaciones reales. Analizar ejemplos de nómina te ayuda a visualizar cómo interactúan los devengos y las deducciones y cómo diferentes circunstancias laborales modifican el resultado final. Dos de los casos más comunes y que más dudas generan son la nómina con el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y la que refleja una baja por enfermedad.
A continuación, se presenta un ejemplo de nómina con salario mínimo interprofesional para 2025. El SMI se fija en 1.184 € en 14 pagas, lo que equivale a 1.381,33 € brutos si se prorratea en 12 pagas. Sobre este bruto, se aplican las cotizaciones a la Seguridad Social (~88 €), pero, por un acuerdo especial, el IRPF es del 0% para este nivel de ingresos. Por otro lado, un ejemplo de nómina con baja por enfermedad común es muy diferente. Durante una baja, el trabajador no cobra su salario habitual, sino una prestación. Los 3 primeros días no cobra nada, del 4º al 20º cobra el 60% de su base reguladora, y a partir del día 21, el 75%. Esto se refleja en la nómina con un neto considerablemente inferior.
Estos ejemplos demuestran que la nómina es un documento dinámico que se adapta a la realidad del trabajador cada mes.
Para clarificar cómo diferentes situaciones afectan a tu nómina, es útil comparar estos escenarios:
- Nómina con SMI: Refleja el salario base mínimo legal. Su característica principal en 2025 es que, a pesar de superar el mínimo exento, la retención de IRPF es del 0%, protegiendo los ingresos más bajos.
- Nómina estándar: Incluye un salario base superior al SMI y, por tanto, aplica deducciones de Seguridad Social y una retención de IRPF acorde al nivel de ingresos y situación personal.
- Nómina con baja médica: El salario base es sustituido por una prestación por incapacidad temporal. El importe a percibir es un porcentaje de la base reguladora y varía según la duración de la baja, resultando en un neto inferior.
Ejemplo práctico: Una pequeña empresa tuvo que gestionar su primera baja por enfermedad. El gerente no sabía cómo calcularla. Usando el software de Contasimple, simplemente introdujo las fechas de la baja del empleado, y el programa calculó automáticamente la prestación por incapacidad temporal, ajustó los devengos y las deducciones en la nómina de ese mes y generó el fichero para comunicarlo a la Seguridad Social, evitando un error que podría haber sido costoso.
Conclusión: La nómina, una herramienta de transparencia y control
La nómina es mucho más que el papel que acompaña a tu salario; es un documento fundamental que aporta transparencia a la relación laboral, detalla tus derechos como trabajador y formaliza las obligaciones del empleador. Entender su estructura, desde los devengos que suman hasta las deducciones que restan, es un ejercicio de control financiero tanto para quien la recibe como para quien la emite. Para los empleados, es la llave para comprender su valor en el mercado y la base de sus futuras prestaciones. Para los autónomos y pymes con personal a cargo, una gestión correcta de las nóminas es sinónimo de tranquilidad legal y fiscal.
La complejidad de calcular la nómina y la necesidad de mantenerse al día con los constantes cambios normativos han hecho que la tecnología sea el mejor aliado. Herramientas como la calculadora de nómina integrada en un software de gestión como Contasimple eliminan el riesgo de error humano, garantizan el cumplimiento de la ley y transforman un proceso administrativo denso en una tarea automática y eficiente. En definitiva, dominar la gestión de la nómina es fundamental para la salud de cualquier negocio.