Recibo

Recibo: definición, características, tipos y ejemplos prácticos

Es un documento que acredita de forma fehaciente un pago o un cobro. En la práctica empresarial, cumple una doble función: prueba documental (jurídica y fiscal) y soporte contable para registrar la operación. Puede emitirse en papel o en formato digital o electrónico, puede estar vinculado a una domiciliación bancaria o a una transferencia, y puede justificar desde una cuota periódica (como el recibo de autónomo) hasta un pago puntual (por ejemplo, el recibo de alquiler, el recibo de honorarios o el recibo de compra). Esta guía explica qué es el recibo de pago, cómo se diferencia de la factura, qué datos debe contener, qué variantes existen, cómo se integra en la contabilidad y cómo gestionarlo de forma automatizada.

Tabla de Contenidos

¿Qué es un recibo y para qué sirve en una empresa?
Tipos de recibos: cuáles son y cuándo usar cada uno
¿Qué datos debe incluir un recibo y cómo se estructura el formato?
¿Cómo se relaciona el recibo con la contabilidad, la conciliación bancaria y la fiscalidad?
¿Cómo gestionar el recibo de autónomo de la Seguridad Social y los recibos bancarios domiciliados?

La evolución del cumplimiento: de la facturación en papel al ecosistema digital Verifactu

La facturación ha experimentado una transformación radical. Durante décadas, el proceso se basó en el papel y el correo postal, pero la llegada de internet introdujo la facturación digital, popularizando el envío de facturas en formato PDF por correo electrónico. Aunque esto agilizó los tiempos, no solucionó los problemas de fondo para la administración: el fraude fiscal y la falta de trazabilidad.

Para atajar esto, la normativa española se ha vuelto más estricta. El primer gran hito fue el reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que unificó los requisitos sobre qué datos debía contener una factura. Sin embargo, el cambio más disruptivo es la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Esta ley establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las transacciones entre empresas y autónomos en España.

Este nuevo marco legal, que conforma la regulación de la factura electrónica en España, busca la interoperabilidad total. Ya no basta con un simple PDF. La ley exige formatos estructurados (como Facturae) que puedan ser leídos automáticamente por los sistemas informáticos. El objetivo es que cumplir con la normativa de facturación sea sinónimo de transparencia.

Este ecosistema se completa con los sistemas Verifactu, que exigen que el software de gestión envíe registros de alta y anulación de facturas a la Agencia Tributaria (AEAT) casi en tiempo real. Por ello, utilizar un software de facturación homologado deja de ser una opción para convertirse en una necesidad operativa y legal.

Esta evolución puede resumirse en tres fases clave que marcan la transición de lo manual a lo digitalmente verificado:

Fase 1 (Analógica): Facturación en papel, con archivo físico y envío postal. Proceso lento, costoso y con alta fricción.
Fase 2 (Digital Básica): Uso de la facturación digital (PDF, Word, Excel). Más rápido, pero sin garantías de integridad ni trazabilidad real.
Fase 3 (Electrónica y Verificable): Impulsada por la Ley Crea y Crece sobre facturación electrónica, exige formatos estructurados, interoperabilidad y conexión con la AEAT, asegurando la trazabilidad total del proceso.

Tipos de recibos: cuáles son y cuándo usar cada uno

Los más habituales en gestión empresarial y de autónomos son:

De pago: lo emite quien cobra para reconocer que el pagador abonó una cantidad
De cobro: la empresa registra un ingreso y entrega el documento al cliente.
El bancario: comprobante de la entidad financiera tras una transferencia, ingreso o cargo.
El domiciliado: cuando existe una domiciliación bancaria, la empresa emisora solicita el cargo automático; el banco genera el recibo bancario que aparece en movimientos y el cliente conserva el recibo domiciliado como prueba.
De autónomos / Seguridad Social: el recibo de autónomo de la Seguridad Social es el justificante mensual de la cuota RETA.
De nómina / de salario: documento laboral que acompaña al pago de retribuciones; se conserva junto a nóminas y seguros sociales.
• De alquiler / de honorarios / de venta / de compra: supuestos de relación civil o mercantil en los que la parte que recibe dinero acredita la transacción. En operaciones minoristas, puede coexistir con la factura simplificada y, en su caso, el recibo con IVA.
• El electrónico / el digital: la versión digital con la misma validez probatoria siempre que se garantice integridad, autenticidad y conservación.
• El contable: etiqueta operativa para el documento que anexa el asiento de caja/banco (recibo de ingreso / recibo de egreso).

¿Qué datos debe incluir un recibo y cómo se estructura el formato?

Para que el recibo tenga utilidad probatoria y contable, incluye al menos:

Identificación del emisor (nombre/razón social, NIF, dirección) y del receptor.
Fecha de emisión y, si procede, periodo al que corresponde (el recibo mensual).
Importe, moneda y desglose de conceptos.
Medio de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, cargo domiciliado).
Referencia de operación (n.º recibo, n.º factura relacionada, n.º de transferencia/IBAN si es “el recibo de transferencia bancaria”).
Firma o sello; en el recibo digital o electrónico, firma electrónica o código de verificación.
Observaciones fiscales (si actúa como el recibo de factura asociado a una factura simplificada con IVA).

Formato práctico: el formato de recibo de pago estandarizado en la empresa (numeración, logotipo, campos obligatorios) simplifica OCR, archivo y búsqueda posterior. Para banca, el “recibo bancario ejemplo” suele incluir IBAN, BIC y referencia de operación; para “el recibo domiciliado”, conviene conservar junto al mandato SEPA original.

Diferencias legales: el recibo contable por sí mismo no sustituye a la factura cuando la operación exige facturación. Sí puede ejercer como el recibo justificante de pago, complemento perfecto del expediente documental (contrato/factura/pedido/albarán).

Ejemplos frecuentes: el recibo de alquiler entre arrendador y arrendatario; de honorarios en servicios profesionales; de empresa para pagos internos; con IVA en contextos donde el documento hace de comprobante de cobro vinculado a una factura simplificada.

¿Cómo se relaciona el recibo con la contabilidad, la conciliación bancaria y la fiscalidad?

En contabilidad, el recibo se ata a un asiento:

Recibo de ingreso (cobro): Banco (572) / Clientes (430) +, si procede, IVA (477).
Recibo de egreso (pago): Proveedores (400) / Banco (572) u otras cuentas de gasto.

El recibo de cobro o el recibo de egreso permite enlazar el movimiento bancario con la deuda/acreencia y cerrar el ciclo de cuentas a pagar/cobrar. En conciliación, “el recibo bancario” o “el recibo de transferencia” facilitan casado automático en el ERP, reduciendo errores.
Fiscalmente, el recibo justificante de pago sustenta deducibilidad del gasto cuando existe factura y ayuda a acreditar fechas y medios de pago. El recibo de nómina completa el expediente del trabajador junto al contrato y TC. En Seguridad Social, el recibo de autónomo es prueba de la cuota mensual y suele descargarse para auditorías, solicitudes de financiación o ayudas.

Digitalización y validez: el recibo digital o el recibo electrónico tienen plena validez si se cumple integridad y autenticidad.

Gobernanza documental: defina políticas de archivo por tipo (el recibo de empresa, el recibo contable, el recibo de caja), retención temporal y clasificación por proyectos/clientes. Añada metadatos y numere en serie única; así localizará en segundos el ejemplo de recibo de pago o el recibo pendiente que falta por conciliar.

Micro-historia 2 — Pyme con pendientes
Una pyme de servicios acumulaba recibos pendientes en el correo del gerente. Cada mes, el cierre se retrasaba por faltantes. Centralizaron el recibo digital en un buzón contable y activaron reglas de OCR. En dos cierres, la conciliación automática alcanzó el 93 % y el auditor interno validó el circuito.

¿Cómo gestionar el recibo de autónomo de la Seguridad Social y los recibos bancarios domiciliados?

El recibo de autónomos o Seguridad Social (RETA) se emite mensualmente y figura como cargo domiciliado en cuenta. La TGSS permite consultar el recibo de la Seguridad Social en la Sede Electrónica y descargarlo. Es recomendable archivar el recibo autónomo Seguridad Social en una carpeta trimestral y asociarlo al asiento contable.

Pagos y domiciliaciones: el recibo domiciliado automatiza cargos periódicos (cuotas, suministros, alquiler). Vincule cada el recibo bancario con su factura y contrato. Si la entidad genera “el recibo de transferencia bancaria” por un abono entrante (cliente), asócielo al albarán/factura correspondiente para cerrar el circuito de cobro.

Tesorería y control: use un tablero con estados (pendiente, digitalizado, devolución) y alertas. Identifique el recibo mensual por proveedor o concepto y programe conciliación automática.

Riesgos evitables: confundir el recibo con la factura, no conservar el recibo digitalizado, ignorar la necesidad del recibo electrónico con firma o huella, y no anotar en el ERP el recibo de ingreso/el recibo de egreso como soporte del asiento.

Diferencias clave entre recibo, factura y justificante:

La factura describe la venta y crea obligación de pago.
El recibo confirma que el pago se hizo o el cobro se recibió.
El justificante es una categoría general de evidencia (ticket, extracto), pero el recibo es el documento formal más claro para cerrar una transacción.
En retail, la factura recibo puede darse cuando un documento mixto cumple ambos roles en régimen simplificado; verifique el encaje fiscal antes de usarlo como sustituto.

El recibo en la práctica bancaria y en la era digital:
Conviven con pasarelas y open banking. Hoy, el banco emite el recibo de transferencia o la propia app descarga “el recibo electrónico” del movimiento. La adopción de operar en digital reduce archivadores físicos, facilita auditorías y refuerza el cumplimiento.

Para que el recibo digita tenga fuerza probatoria, aplique:

Índice por metadatos y cadena de custodia.
Integridad del archivo (hash) y control de versiones.
Acceso restringido y trazas.
Políticas de retención y destrucción segura tras el plazo legal.

En el flujo contable, se adjunta al asiento en el libro diario y se concilia con extractos; el recibo de caja y el recibo de caja chica registran operaciones con efectivo; el recibo de ingreso y el recibo de egreso etiquetan entradas y salidas. En comercio, el recibo de venta y el recibo de compra complementan facturas y remesas, y en profesional, el recibo de honorarios deja rastro claro de cobro.

Micro-historia 3 — Estudio jurídico y trazabilidad de cobros
Un despacho jurídico sustituyó el papel por el recibo electrónico con firma. Al cruzar “el recibo de cliente” con el contable y el extracto, redujo reclamaciones por supuestos impagos: cada expediente tenía su “el recibo de cobro” accesible en un clic.

Herramientas como ContaSimple permiten registrar el recibo, el recibo de pago y el recibo bancario con reglas automáticas:

Captura y OCR: entrada del recibo digitalizado desde email o móvil, lectura automática de emisor, fechas e importes.
Contabilidad integrada: creación del asiento con el recibo contable adjunto (ingreso/egreso) y conciliación con banco.
Archivo y cumplimiento: custodia del justificante electrónico con metadatos, historial y búsquedas; validez y trazabilidad.
Cuotas periódicas: enlace directo del recibo domiciliado con calendario (cuota RETA: el recibo de la Seguridad Social), estados y alertas de vencimiento.
Informes: panel de el recibo pendiente, el recibo de devolución, “el recibo mensual” por proveedor/cliente y vínculos a modelos fiscales.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Cómo emito un recibo de pago válido y qué debe contener el formato?

Para emitir correctamente, usa un formato estandarizado que permita identificar con claridad a emisor y receptor. El formato de recibo de pago debe incluir, como mínimo: nombre o razón social, NIF/CIF, domicilio, fecha de emisión, importe total, concepto detallado, medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia o cargo domiciliado), y firma manuscrita o firma electrónica. Si estás trabajando con banca online y buscas un recibo bancario ejemplo, añade la referencia de operación, el IBAN y, si procede, el BIC. Cuando el cobro está domiciliado, conserva el recibo domiciliado junto al mandato y al contrato. Un ejemplo de recibo de pago bien construido también añade numeración interna correlativa, referencia a factura o a pedido, y los datos que faciliten su rastreo contable (centro de coste, proyecto o cliente). Si operas en digital, genera el recibo electrónico en PDF con sellado de tiempo y guarda el recibo digitalizado (si partías de papel) garantizando integridad.

¿Qué es un recibo bancario y por qué es clave en la conciliación?

Cuando preguntas “recibo bancario qué es”, piensa en el justificante emitido por la entidad financiera que acredita un movimiento: cargo, abono, transferencia o un recibo domiciliado. El bancario muestra los datos de la operación (fecha y hora, referencia, cuantía, IBAN de origen/destino, canal) y es esencial para la conciliación: permite casar el movimiento del extracto con la factura y con el justificante de pago. En la práctica del día a día, los del banco son la fuente de verdad: si se produce un desacuerdo con un cliente o proveedor, el recibo bancario ejemplo es la evidencia objetiva que valida que el dinero salió o entró. Además, cuando una empresa trabaja con cobros periódicos, el recibo domiciliado ofrece la prueba de que el cargo se autorizó y se ejecutó correctamente. Para reforzar la trazabilidad, adjunta el recibo de transferencia bancaria a las operaciones puntuales y guárdalo junto al del cliente, la factura y el contrato. La suma de estos documentos simplifica la auditoría, reduce el número de recibo pendiente y acelera cierres contables.

¿Cuál es la diferencia práctica entre recibo, justificante y factura?

El recibo certifica que se realizó el pago; el justificante es un término paraguas que puede referirse a tickets, extractos o evidencias menores; la factura es el documento fiscal que prueba la venta o el servicio y soporta IVA/IRPF. No confundas el recibo con la factura: incluso cuando hablamos de el recibo con IVA, su función fiscal no sustituye a la obligación de facturar si la operación lo exige. En comercio minorista puede existir la factura simplificada y de pago como confirmación de cobro. En alquileres, el recibo de alquiler es útil como comprobante periódico, pero no reemplaza el contrato ni las obligaciones tributarias. En el ámbito laboral, el recibo de nómina (o el recibo de salario/recibo de sueldo) documenta el pago al trabajador y acompaña a la nómina. En todos los casos, lo más seguro para el control y la deducción correcta es trabajar con el pack “factura + pago + justificante bancario” o “factura + justificante de transferencia bancaria”, de modo que el expediente quede sólido ante cualquier revisión.

¿Cómo descargo y organizo el recibo de autónomo de la Seguridad Social?

El recibo de autónomo (también consultado como recibo seguridad social autónomo o recibo cuota autónomo) se genera todos los meses con el cargo del RETA. Puedes pagar recibo autónomo online, revisar el recibo de la Seguridad Social en la Sede Electrónica y, si lo necesitas, pagar recibo autónomo con tarjeta a través de la pasarela de tu banco. Una vez descargado el recibo de la Seguridad Social en PDF, archívalo como el recibo digital o el recibo digitalizado y vincúlalo al asiento contable de gasto. Agrupa por meses y trimestres para que, al preparar impuestos o un informe financiero, puedas localizar en segundos el recibo de autónomo. Si una domiciliación falla y recibes un recibo de devolución, trata ese documento como parte del expediente de el recibo domiciliado y regulariza el asiento (reabre deuda, contacta con el banco o reintenta el cargo). Mantener esta disciplina documental reduce incidencias y simplifica justificaciones ante entidades.

¿Qué validez legal tiene un recibo digital, electrónico o digitalizado?

El recibo digital (generado nativamente en PDF) o electrónico (con firma o sellado de tiempo) tienen plena validez siempre que se garantice integridad y autenticidad. Si conviertes papel en fichero, ese recibo digitalizado debe cumplir los requisitos de digitalización certificada para sustituir al original de papel; de lo contrario, conserva ambos. Para reforzar la probatoria de el recibo, archiva metadatos (fecha, importe, tercero, medio de pago), controla el acceso, y utiliza un repositorio con historial de versiones. En operaciones bancarias, añade el recibo bancario o el recibo de transferencia bancaria como piezas complementarias. Y cuando emites el recibo de empresa a un cliente por un pago recibido, firma digitalmente para asegurar no repudio. En auditoría, la combinación de el recibo electrónico, la factura, el extracto y los asientos contables deja el expediente blindado. Esta práctica también aplica a documentos laborales (el recibo de nómina/el recibo de salario/recibo de sueldo) y civiles (el recibo de alquiler).

¿Cómo organizo el archivo de recibos para acelerar cierres y auditorías?

Organiza por año/mes/tercero y usa nombres normalizados: AAAA-MM-DD_importe_tercero_concepto.pdf. Etiqueta cada el recibo con tags (banco, efectivo, tarjeta, el recibo domiciliado, el recibo de transferencia bancaria) y asócialo al asiento en tu ERP. Un panel con estados te permite ver de un vistazo el recibo pendiente de conciliar, el recibo de abono por devoluciones o descuentos, y el recibo de cliente que está a la espera de cobro. Incluye una carpeta de recibos banco para que el proceso de conciliación automática encuentre coincidencias rápidas. Cuando emitas el recibo de empresa interno (dietas, caja), usa plantillas; para caja menor, el recibo de caja o el recibo de caja chica con firma del responsable.

¿Cómo uso el recibo en la contabilidad diaria (ingresos y gastos)?

En ingresos, adjunta el recibo de cobro y, si aplica, el recibo bancario al asiento Banco (572) a Clientes (430), más impuestos. En gastos, adjunta el recibo de egreso y el justificante bancario al asiento Proveedores (400)/Gastos a Banco (572). Cuando la operación es puntual por transferencia, archiva también el recibo de transferencia bancaria. Si hay devoluciones o descuentos, emite y guarda el recibo de abono para ajustar la contabilidad. Para salarios, incorpora el recibo de nómina (el recibo de salario o recibo de sueldo) al expediente laboral y concilia con el pago. En alquileres, acompaña cada mensualidad con el recibo de alquiler. Recuerda: el recibo contable es el documento que el sistema asocia al asiento para dejar huella de la operación. Todo ello, junto con los recibos banco del periodo, facilita cierres y auditorías.

¿Cómo gestiono recibos domiciliados, fallos y devoluciones sin perder trazabilidad?

Cuando domicilias un pago o cobro, el recibo domiciliado y el recibo bancario sirven de prueba de autorización y ejecución. Si aparece un recibo de devolución, revisa causa (saldo insuficiente, datos erróneos, acuerdo revocado) y actualiza el expediente: el recibo pendiente vuelve a estado abierto y preparas un nuevo intento. En el ERP, el recibo de cliente y el contable deben reflejar la situación real en todo momento. Combina alertas y reconciliación automática con los recibos banco para detectar fallos el mismo día. En pagos a proveedores, documenta también el recibo de empresa (aprobación interna) y, si cambias método, guarda el recibo de transferencia bancaria de la nueva operación. Esta metodología te permite mantener continuidad documental aunque cambie el canal de pago.

¿Qué relación tiene el recibo con impuestos y con la prueba de pago?

Para Hacienda, el recibo justificante de pago es evidencia de que una obligación se cumplió, pero no reemplaza a la factura cuando la normativa exige facturación. Por ejemplo, el recibo con IVA en comercio minorista puede acompañar a la factura simplificada; para deducir un gasto o soportar IVA, conserva la factura y el justificante de pago. En cotizaciones, el recibo de autónomo (recibo cuota autónomo) acredita el abono mensual al RETA; almacénalo como el recibo digital y, si lo abonaste por banca, añade el recibo bancario o el recibo de transferencia bancaria. En nóminas, el recibo de nómina (recibo de salario/recibo de sueldo) acredita el pago del salario neto y complementa el fichero de nómina y los seguros sociales. Una buena política es que cada expediente fiscal o laboral contenga factura/contrato, el justificante de pago y los extractos del banco relevantes.

¿Cómo me ayuda un software contable con todos los tipos de recibo?

Un ERP o una plataforma de contabilidad moderna permite capturar el recibo digital o electrónico desde el correo o desde el móvil, convertir papel en el recibo digitalizado con OCR y vincular automáticamente cada documento a su asiento. Verás un panel con estados: el recibo pendiente, el recibo de abono, el recibo de cliente, el recibo de empresa y los recibos banco del periodo. Cuando cobras por transferencia, adjunta el recibo de transferencia bancaria; si cobras por domiciliación, se adjunta el recibo domiciliado. Para autónomos, al descargar el recibo de la Seguridad Social (recibo seguridad social autónomo o recibo cuota autónomo), lo subes y queda conciliado. El sistema estandariza el formato de recibo de pago, genera un ejemplo de recibo de pago en segundos y asegura que cada el recibo contable cumpla requisitos de integridad. Con este flujo, las búsquedas son instantáneas y los cierres más rápidos.