Tutorial para la gestión el catálogo de productos o servicios

Accede al módulo de Catálogo haciendo click sobre la pestaña de CATÁLOGO en el menú de la parte superior de la pantalla.

La pantalla incial del Catálogo muestra un listado con los productos y servicios que tengas ya creados, y te permite editarlos, eliminarlos o crearlos por copia, así como dar de alta nuevos productos o servicios.

Puedes dar de alta un nuevo producto o servicio clicando el botón Nuevo producto o servicio.

Para cada producto o servicio podrás introducir la siguiente información:

Información del producto

• Familia/Subfamilia: Categoría o familia a la que pertenece el producto o servicio.
• Nombre: El nombre del producto o servicio. Es el texto que se mostrará en la factura cuando se seleccione un elemento del catálogo.
• Descripción: Una breve descripción indicando en qué consiste el producto o servicio .
• Anotaciones: Anotaciones privadas sobre el producto o servicio que no se mostrarán en la factura.
• Producto visible (activo): Se permite seleccionar si el producto estará visible para ser seleccionado al crear una nueva factura, bien de inversión, presupuesto o albarán.

Para dar de alta nuevas familias, editarlas, borrarlas o seleccionarlas deberás clicar en el texto Seleccionar una Familia/Subfamilia, que abrirá la siguiente ventana:



A continuación se detallan las acciones que realiza cada botón:

• Nueva familia: Crea una nueva familia/subfamilia. Para crear una nueva familia, debes seleccionar el nodo raíz Familias/Subfamilias y clicar en el botón Nueva familia. Se abrirá una ventana donde deberás indicar el nombre de la familia y hacer click en el botón de crear. Para crear una subfamilia, deberás seleccionar la familia padre y seguir los mismos pasos que los descritos anteriormente.
• Editar familia: Edita el nombre de una familia/subfamilia. Para editar una familia, selecciónala y haz click en el botón de Editar familia. Se abrirá una nueva ventana desde la que podrás modificar el nombre de la familia/subfamilia.
• Borrar familia: Borra una familia/subfamilia. Para borrar una familia, selecciónala y haz click en el botón de Borrar familia. Si la familia que se va a borrar contiene varias subfamilias, todas ellas serán eliminadas.
• Seleccionar familia: Para seleccionar la familia a la que pertenece el producto o servicio, seleciona la familia y haz click en el botón de Seleccionar. En el caso de que hayas asignado una familia a un producto o servicio y quieras deshacer la acción, selecciona el nodo raíz Familias/Subfamilias y haz click en el botón de Seleccionar.

Referencias

• Código de producto (SKU): Es el código para identificar el producto o servicio dentro de tu propia empresa. En caso de rellenar este campo, el código deberá ser único y no podrá ser utilizado por ningún otro producto.
• Referencia proveedor: Es el código de producto utilizado por tu proveedor.

Precio

• Precio unitario (Base imponible): El precio unitario del producto o servicio (se debe introducir la base imponible).
• Porcentaje IVA: El porcentaje de IVA del producto o servicio. Este valor se marcará por defecto al introducir el producto o servicio en la factura, aunque se puede modificar desde la propia factura. Dentro de la aplicación, el nombre del impuesto se modificará en función de tu región fiscal.
• Coste de adquisición: Es el coste que te supone a ti, como empresa, la adquisición del producto, más los costes necesarios para poner dicho producto a disposición de tu empresa (costes de transporte, instalación, aduanas, etc). Se debe especificar la base imponible total de los costes.

Campos personalizados

Para configurar los campos personalizados que se pueden asignar a los productos o servicios, deberás ir a la pantalla de Configuración > Catálogo e introducir los campos que se aplicarán para todos los productos o servicios que vayas a dar de alta.

Control de stock

Si quieres controlar el stock de un producto cuando lo utilices en tus facturas emitidas y/o albaranes, tendrás que habilitar el control de stock. Antes de empezar a utilizar el control de stock en productos, deberás leer el tutorial de Control de stock para aprender cómo debe configurarse esta funcionalidad para ser usada con facturas emitidas y/o albaranes y su funcionamiento.




A continuación, se describen los distintos campos que se pueden configurar en el control de stock de un producto:

• Habilitar control de stock: Si marcas esta opción, se habilitará el control de stock para el producto. Su stock se incrementará/decrementará en base a las operaciones que realices con él cuando lo utilices en tus facturas emitidas y/o albaranes.
• Stock inicial: Con el control de stock activado, se debe especificar el stock actual del producto en el momento de su creación. Si no sabes el stock del producto cuando lo estás dando de alta, puedes poner valor 0 y modificarlo más adelante.
• Permitir vender sin stock: Si marcas esta opción, cuando el producto se encuentre fuera de stock, se seguirá permitiendo su venta, en caso contrario se bloqueará.
• Activar alarma de stock: Si marcas esta opción, recibirás un aviso cuando el producto se encuentre por debajo del número de unidades que especifiques.
• Avisar cuando queden menos de X unidades: Si después de realizar una operación con el producto (por ejemplo una venta) el stock del producto se encuentra por debajo de las unidades configuradas, recibirás un aviso a través del medio que configures.
• Avisar en el Dashboard: Si el producto se encuentra por debajo de las unidades configuradas, podrás visualizarlo en la pantalla principal del programa (Dashboard).
• Enviar notificaciones: Si realizas una operación con el producto y su stock pasa a estar por debajo de las unidades configuradas, recibirás una notificación en el programa.
• Enviar correo electrónico: Si realizas una operación con el producto y su stock pasa a estar por debajo de las unidades configuradas, recibirás una notificación en la dirección de correo que hayas configurado en la pantalla de Configuración > Catálogo.

Si quieres controlar el stock del producto en un futuro pero no quieres habilitarlo en el momento en el que lo estás dando de alta, podrás hacerlo más adelante desde la pantalla de edición.

Los campos resaltados en negrita son de introducción obligatoria.
Una vez introducida la información, clica sobre el botón Insertar para crear el producto o servicio. Una vez introducido correctamente el producto o servicio, aparecerá un mensaje en pantalla así indicándolo. Para volver al listado de productos clicka sobre el botón Volver al listado.

Una vez el producto o servicio ha sido introducido puedes realizar diversas operaciones sobre él:

•  
  Editar la información del producto o servicio.
•  
  Dar de alta un producto o servicio por copia.
•  
  Eliminar el producto o servicio.

Si tienes que introducir muchos productos puedes utilizar la función de importación para subir los productos desde un fichero Excel o CSV.

Para ello, haz clic en la pestaña “Catálogo” del menú superior de la pantalla de inicio. Una vez en el catálogo, haz clic en “Importar” en el menú lateral izquierdo.

Una vez en la pantalla de importación, elige el tipo de datos a importar.

• Productos o servicios de catálogo: Si vas a importar productos en tu catálogo sin activar el control de stock.

A tener en cuenta: No utilices esta opción si ya tienes tu control de stock activado por defecto en la pestaña “Configuración del catálogo”, último apartado “Valores por defecto” (ver imágenes debajo). Si tienes esta opción activa, selecciona “Productos o servicios de catálogo con control de stock”.

• Productos o servicios de catálogo con control de stock: Si vas a importar productos con control de stock.

Puedes descargarte un excel de ejemplo con el formato recomendado o arrastrar y soltar tu fichero en el recuadro indicado para iniciar la importación y seguir las instrucciones que te aparecerán por pantalla.

Las columnas obligatorias que debe contener tu excel son:

• Nombre: nombre del producto.
• Base imponible: precio sin impuestos ni descuentos.
• % IVA: porcentaje de IVA en formato numérico. Ejemplo: el IVA del 21% lo hacemos constar como 21.

Y, en caso de utilizar el control de stock:

• Stock absoluto: stock inicial.
• Código de producto: referencia única de cada producto.

Aquí tenemos un ejemplo de excel preparado sin utilizar el excel de ejemplo de Contasimple. Te explicamos cómo importarlo correctamente.



Una vez hemos importado el excel en Contasimple, lo vemos así:



Lo primero será seleccionar en la lista desplegable de cada columna el título que corresponde según el excel de ejemplo de Contasimple. En el siguiente apartado de este tutorial te explicamos lo que significa cada título de columna.

En segundo lugar, indica la fila en la cual se encuentran tus títulos en el apartado “Cabeceras del fichero en línea”. En nuestro caso, hemos puesto “1” porque los títulos de nuestro excel se encuentran en la fila 1.

Por último, indica la primera línea donde empieza la lista de tus productos en el apartado “Iniciar importación en línea”. En nuestro caso, hemos puesto “2” porque la lista de nuestros productos empieza en la fila 2.

Estas son las columnas del excel de ejemplo con control de stock, y que también puedes utilizar al crear tu propio excel, o seleccionarlas más tarde después de la importación. Si descargas el excel, encontrarás más información sobre cada columna en la pestaña “Leyenda”.

• A. Familia/Subfamilia: Categoría a la que pertenece el producto. Puedes dejar el campo vacío o especificar el nombre de la familia. Si existen subfamilias, especifica el nombre de las familias/subfamilias separadas por el carácter '|'. Ejemplo: Ropa | Mujer | Vestidos.
• B.Nombre: Nombre del producto. Campo obligatorio.
• C. Descripción: Descripción del producto.
• D. Notas privadas: Información sobre el producto que no se mostrará en las facturas.
• E. Tipo de unidad: Puedes añadir uno de los siguientes valores: uds, dec, cent, mill, mg, g, kg, t, ml, cl, dl, l, m3, min, h, d, 1/2d, jornadas, 1/2j, semana, mes, trimestre, semestre, año, letra, palabra, frase, página, mm, cm, m, km.
• F. Visible (activo): Indica si el producto está visible en el programa y se puede seleccionar para trabajar con él. Si dejas el campo vacío, el campo se establecerá como visible por defecto. Escribe No para que no sea visible.
• G. Código de producto: Referencia única que identifica el producto dentro de tu propia empresa. Si es de un producto que todavía no existe en tu catálogo del programa, se dará de alta. En el caso de que el código de producto sea de un producto que ya existe en tu catálogo del programa, se actualizarán sus datos con los valores introducidos en el resto de campos.
• H. Referencia proveedor: Referencia del producto de tu proveedor.
• I. Base imponible: Precio del producto sin impuestos ni descuentos en formato numérico. Campo obligatorio.
• J. % Descuento: Porcentaje de descuento a aplicar al producto en formato numérico entre 0 y 100.
• K. % IVA: Porcentaje de IVA en formato numérico. Si, por ejemplo, el IVA es del 21%, escribiremos 21. Campo obligatorio.
• L. Coste adquisición: El coste que te supone a ti, como empresa, la adquisición del producto más los costes necesarios para poner dicho producto a disposición de tu empresa (transporte, instalación, aduanas…). Se debe especificar la base imponible total de todos los costes. Utilizar formato numérico.
• M. Material.
• N. Peso.
• O. Tamaño.
• P. Color.
• Q. Controlar stock: Escribir Sí para activar el control de stock, o No para desactivarlo. Si dejas el campo vacío, se cogerá el valor que hayas configurado en los valores por defecto para el control de stock en la pantalla de configuración del catálogo.
• R. Stock absoluto: Si se trata de un nuevo producto que todavía no existe en el catálogo del programa, se establecerá este valor como stock inicial del producto. Si el producto ya existe en el catálogo del programa, se sustituirá el stock del producto por el valor introducido en este campo y pasará a ser el stock actual del producto.
• S. Stock relativo: Si se trata de un nuevo producto que todavía no existe en el catálogo del programa, este valor debe estar vacío. Si el producto ya existe en el catálogo del programa, se sumará/restará al stock actual del producto el valor introducido en este campo.
• T. Permitir vender sin stock: Indica si el producto se puede vender cuando está fuera de stock. Si dejas el campo vacío, se cogerá el valor que hayas configurado en los valores por defecto para el control de stock en la pantalla de configuración del catálogo.
• U. Activar alarma de stock: Indica si se debe activar la alarma de stock cuando algún producto se encuentre por debajo de las unidades configuradas. Si se activa esta opción, debe activarse al menos una opción de aviso de entre las disponibles (dashboard, notificación y/o correo electrónico).
• V. Avisar cuando el número de unidades sea inferior a: Cuando se realice una venta y el stock del producto sea inferior a las unidades especificadas en este campo, se recibirán las alarmas de stock configuradas. Introducir en formato numérico.
• W. Avisar en el Dashboard: Indica si los avisos de alarma se muestran en el dashboard del programa. Escribir Sí o No. Si dejas el campo vacío, se cogerá el valor que hayas configurado en los valores por defecto para el control de stock en la pantalla de configuración del catálogo.
• X. Avisar mediante notificación: Indica si los avisos de alarma se envían mediante notificación del programa. Escribir Sí o No. Si dejas el campo vacío, se cogerá el valor que hayas configurado en los valores por defecto para el control de stock en la pantalla de configuración del catálogo.
• Y. Avisar mediante correo electrónico: Indica si los avisos de alarma se envían mediante correo electrónico. Si se marca esta opción, se debe haber configurado una dirección de correo en la que recibir los avisos en la pantalla de configuración del catálogo.

Ejemplo de excel rellenado con las columnas sugeridas en el excel de ejemplo de Contasimple: