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Configuración inicial

 Cómo exportar la contabilidad a a3ASESOR eco | con





Introducción


El presente documento va a explicar cómo exportar la contabilidad de un usuario de Contasimple a los programas a3ASESOR eco o a3ASESOR con de la empresa Wolters Kluwer, que son dos programas muy usados en el ámbito de las gestorías o asesorías.
La exportación se lleva a cabo mediante el formato SUENALCE de dichos programas, definido por la empresa Wolters Kluwer.

La información que se puede exportar es la siguiente:
  • las facturas emitidas
  • las facturas recibidas
  • los bienes de inversión junto con sus amortizaciones
  • los gastos
  • los cobros y pagos de facturas y gastos
Antes de iniciar la exportación es necesario revisar la configuración de ambos programas, tanto de Contasimple como de A3.

Configuración de Contasimple


Dirígete a la pantalla de Configuración haciendo un click en el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla.

Ubicación del botón configuración

Configuración de los prefijos de cuentas

Haz click sobre el enlace Cuentas Contables.

Ubicación del botón cuentas contables

Se mostrará la pantalla Configuración de la exportación a A3.

Configuración de la exportación a A3

Primero de todo deberás indicar el código de la empresa que tienes asignado en A3. Toda empresa en A3 se identifica por un código numérico, y deberás introducirlo en el campo "Código de la empresa" para que Contasimple pueda exportar la información asociándola a esa empresa.
Luego pon el número de dígitos que deseas que tengan tus cuentas contables.

Configuración de los prefijos de cuentas

En el apartado "Prefijos" te salen los 3 primeros dígitos de las cuentas contables ya predefinidas utilizadas en compras y ventas. Igualmente se pueden modificar introduciendo el nuevo valor en el campo de texto al lado de cada cuenta y clickando el botón "Guardar" .

Configuración de los prefijos de cuentas

Configuración de los números de cuenta para las cuentas genéricas


Más abajo en la pantalla encontramos la configuración de los Números de Cuenta.
En el apartado Cuentas por defecto, podrás cambiar los números de las cuentas genéricas, relacionadas con compras y ventas. En este apartado podrás modificar los dígitos del cuarto dígito en adelante. Por defecto te sale todo 0, tal como muestra la imagen. Pero es posible modificarlo clickando en cada una de las cuentas, y finalmente clickando en el botón Guardar.

Configuración de los números de cuenta para las cuentas genéricas

Configuración de los números de cuenta para las cuentas de clientes y proveedores


En el apartado Clientes y Proveedores, podrás configurar las cuentas de todos tus clientes y proveedores que tengas creados en Contasimple. Clicka en el botón Configurar números de cuenta tal como te muestra la imagen:

Configurar números de cuenta

Al clickar te saldrá todo el listado de clientes y proveedores que tengas creados y podrás asignarles el número de cuenta. Los proveedores te saldrán tres veces, como proveedor, como acreedor y como proveedor de inmovilizado, tal y como muestra la imagen siguiente:

Configuración de los números de cuenta para las cuentas de clientes y proveedores

Configuración de los números de cuenta para las cuentas de clientes y proveedores

De cara a rellenar los números de cuenta, tienes cuatro opciones:
  • Clickar en Rellenar automáticamente y guardar para que el programa te asigne un número incremental a cada cliente o proveedor.
  • Si lo deseas puedes indicar el número de cuenta manualmente para cada elemento, debiendo clickar sobre Guardar para guardar las modificaciones.
  • Para clientes que gestionabas con A3 previamente a utilizar Contasimple puedes importar los números de cuenta de sus clientes y proveedores desde Excel, exportado previamente dicho listado desde A3, para así asegurarte que se siguen utilizando los mismos números de cuenta
  • Puedes optar por no indicar los números de cuenta en esta pantalla, y desde la pantalla de exportación indicar que te los genere automáticamente para todo nuevo clientes o proveedor.
Si optas por utilizar la opción de importar los números de cuenta desde Excel, primero de todo deberás sacar un listado en formato Excel desde A3 que contenga el NIF y número de cuenta de los clientes a configurar. Una vez tengas dicho archivo Excel debes clickar sobre el botón Importar archivo Excel y se te abrirá la siguiente pantalla:

Importar los números de cuenta desde Excel

Podrás subir el archivo en formato Excel y seguir los pasos que te aparezcan por pantalla para su importación.

Configuración de los números de cuenta para los métodos de pago


En el apartado de métodos de pago, puedes configurar las cuentas de los métodos de pago que tengas creados en Contasimple. Clicka en el recuadro Configuración tal como muestra la imagen:

Configuración de los números de cuenta para los métodos de pago

Te saldrán los métodos de pago y podrás usar las mismas opciones para guardar estas cuentas contables, que en el apartado Clientes y Proveedores: Rellenar automáticamente y guardar o poner las cuentas a mano y guardarlas.

¿Cómo generar el archivo para su traspaso a A3?


Antes de proceder, recuerda que A3 necesita también de cierta configuración específica para trabajar en conjunción con Contasimple, para más información consulta el apartado de Configuración de A3 de éste mismo documento.
Una vez configuradas todas las cuentas contables, puedes proceder a generar el archivo para su importación en el programa A3.
Para ello, accede al módulo de Contabilidad clickando sobre la pestaña de Contabilidad en el menú de la parte superior de la pantalla.

Botón de acceso al módulo de contabilidad

Selecciona la opción Traspaso de Contabilidad, tal como te muestra la imagen:

Botón de acceso al traspaso de contabilidad

Se te abrirá la pantalla de Selección de información a Exportar.

Selección de información a Exportar

Aquí podrás seleccionar el tipo de información que quieres exportar, el rango de fechas para el cual realizar la exportación y si deseas realizar una exportación de toda la información disponible para el rango de fechas seleccionado o únicamente aquella que no haya sido exportada previamente.
Es importante remarcar que, dado que en formato de enlace con A3 no nos deja asociar los pagos y cobros a sus respectivas facturas, éstos aparecerán en A3 como asientos individuales pero no asociados a dichas facturas.

Por otra parte, Contasimple asume que todos los tickets o facturas simplificadas se encuentran pagados en el momento de su compra, y no permite al usuario indicar el método de pago utilizado en el momento de contabilizarlos, pero desde ésta pantalla se puede escoger un método de pago al que asociar todos los pagos de los gastos. Si el cliente no ha pagado todos los gastos de la misma forma, recomendamos crear un método de pago específico para asociar el pago de los gastos y posteriormente, desde A3, asociarlos al método de pago apropiado conforme el cliente os vaya aclarando cómo los ha pagado.

Muchas gestorías se encuentra que ellas mismas generan las nóminas de los usuarios de Contasimple, y que posteriormente éstos las contabilizan en el programa, por consiguiente, dicha información ya se encuentra en A3 y no interesa exportarla, por ese motivo por defecto aparece desmarcado el campo de No traspasar los gastos de personal (cuentas 640 y 642), pero se puede marcar en caso de interesar.

Si no se ha realizado la asignación de cuentas para los clientes y proveedores explicada al principio del documento, o si el usuario ha creado nuevos clientes o proveedores desde la última vez, recomendamos marcar la casilla Generar automáticamente números de cuenta para los nuevos clientes y proveedores, para que el propio programa les asigne un número de cuenta automáticamente y así no vayan a parar a la cuenta genérica.

La sección titulada Selecciona el periodo de fechas a exportar, es la última sección antes de generar el traspaso de contabilidad.

Primero de todo deberás seleccionar el rango de fechas para el cual exportar la contabilidad, pudiendo seleccionar un año entero, un trimestre o una fecha concreta.

Periodo de fechas a exportar

Por último, se deberá seleccionar también qué tipo de exportación se desea realizar:
  • Una Exportación Completa (te exportará todos los datos del período seleccionado).
  • Una Exportación Incremental (sólo te exporta los datos del período seleccionado que no hayan sido exportados previamente).

Tipo de exportación

Finalmente clicka sobre Traspasar contabilidad para generar el fichero de exportación:

Traspasar contabilidad

Si todo ha ido bien se te mostrará el siguiente mensaje:

Mensaje confirmación

Clickando en el enlace con el texto “aquí”, o accediendo a la pantalla del listado de exportaciones desde Configuración → Exportaciones, se te mostrará el listado de todas las exportaciones de información solicitadas, y si ésta ha finalizado podrás descargártela haciendo click en el botón de descarga.

Botón de acceso a descarga

Se te descargará un archivo comprimido en formato ZIP que contendrá en su interior lo siguiente:
  • Un archivo de nombre SUENALCE.DAT para su importación a A3.
  • Si el programa detecta que algún asiento requiere ser revisado manualmente por el gestor creará también un archivo de nombre Mensajes de aviso.txt con la lista de asientos a revisar y una breve explicación del motivo. La siguiente imagen muestra un ejemplo del contenido de dicho archivo:

Mensajes de aviso.txt

Es importante remarcar que el formato de importación con A3 nos permite importar facturas nuevas o crear asientos contables nuevos, pero no nos permite modificar aquellas facturas o asientos ya creados, de manera que si el cliente modifica una factura o gasto ya exportado se avisará en éste archivo al gestor para que traspase manualmente dichos cambios a A3.

Llegados a éste punto, ya sólo queda importar el fichero de nombre SUENLACE.DAT al programa a3ASESOR eco o a3ASESOR con y repasar el fichero de avisos y actuar en cada uno como convenga.

Configuración de A3

Configurar las cuentas a tener en cuenta para el cálculo de impuestos


Al registrar una factura en Contasimple, los usuarios deben indicar un tipo de ingreso o gasto, que corresponde con un una cuenta del Plan General Contable. Sin embargo, el listado de cuentas que se le presentan es un subcojunto del PGC, preseleccionado por nuestro equipo con las cuentas más comunes para la mayoría de usuarios, para evitar que éstos se saturen con el PGC completo.

Este PGC personalizado contiene unas pocas subcuentas creadas por nuestro equipo para facilitar la clasificación de los ingresos y gastos, como son:

VENTAS
  • 7098. Otras prestaciones de servicios.
  • 7099. Otras ventas de mercaderías.
COMPRAS
  • 60099. Otros aprovisionamientos.
  • 6231. Servicios de profesionales sin alta en act. Económicas (cursos, conferencias, etc.).
  • 6291. Comunicaciones (ADSL, móvil, etc.)
  • 6292. Viajes, estancias y desplazamientos.
  • 6293. Material de oficina.
  • 6294. Material informático.

Por defecto, a3ASESOR no recoge esas cuentas personalizadas a la hora de confeccionar los impuestos, por lo que es necesario acceder a la configuración de a3ASESOR e indicarle que debe recoger dichas cuentas para el cálculo del IRPF, ello puede hacerse desde la pantalla de Tablas → Conceptos/Plan Contable:

Botón de acceso a Conceptos/Plan Contable

En dicha pantalla hay que seleccionar la opción Conceptos para I.R.P.F. y el concepto Otros gastos fiscalmente deducibles, como muestra la siguiente captura de pantalla:

Otros gastos fiscalmente deducibles

Desde esas pantalla, para añadir una nueva cuenta, clickaremos sobre el icono , escribimos el número de cuenta a incluir para el IRPF y clickaremos sobre el icono , tal como muestra la captura de pantalla siguiente. Habría que repetir el proceso para todas las cuentas a añadir.

Otros gastos fiscalmente deducibles

¿Cómo se importa el fichero en el programa A3?


Una vez generado el fichero de nombre SUENLACE.DAT desde Contasimple, deberás extraerlo del archivo ZIP descargado en una carpeta cuyo nombre no contenga espacios ni tenga una ruta muy larga. Por ejemplo, en C:\Contasimple.
Para importar dicho fichero en a3ASESOR, debes abrir el programa y acceder al siguiente pantalla:

Utilidades → Importar Exportar/Enlace Contable

Se te abrirá una pantalla como la siguiente, en la que tendrás que escoger la carpeta en la que has descomprimido el archivo ZIP descargado en al punto anterior (si has seguido nuestro ejemplo, deberías escoger aquí la carpeta C:\Contasimple):

Importar Exportar/Enlace Contable

Incluso podrás comprobar si el fichero de enlace es correcto, pulsando el botón situado en la parte superior de la ventana.

Otros tutoriales


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