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 Tutorial sobre FacturaE





¿Qué es el formato FacturaE?

Desde el 15 de Enero de 2015, las sociedades mercantiles (SA, SL, etc.) que tributen en España y facturen a las Administraciones Públicas están obligadas a presentar sus facturas en el formato de factura electrónica FacturaE 3.2.

En teoría, cualquier factura enviada en soporte digital es una factura electrónica, como las que se generan y envían desde Contasimple, sin embargo, el formato FacturaE 3.2 ha sido escogido por la administración tributaria como el formato estándar para enviar facturas en soporte electrónico a la administración.

El formato FacturaE destaca por ser un archivo de texto que define los campos de una factura según las normas del formato XML (que es un formato que se puede leer con cualquier editor de textos, como el Bloc de notas de Windows, pero que está diseñado para ser procesado fácilmente por ordenadores).

Los archivos generados por la FacturaE tienen extensión XML si no están firmados o XSIG (acrónimo de XML Signed) cuando están firmados. La diferencia radica en que el formato XSIG incluye al final del archivo la firma electrónica de la factura.

Las Administraciones Públicas requieren que todas las facturas que se le envían estén firmadas (llevando extensión XSIG) para su plena validez legal.

Cómo generar facturas en formato FacturaE con Contasimple



1
Primero debes crear la factura de forma normal con Contasimple. El siguiente tutorial te muestra Cómo crear Facturas emitidas
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Accede al registro de facturas emitidas, desde la pestaña contabilidad. Sobre la factura deseada, haz click en el icono Exportar FacturaE.

click en el icono Exportar FacturaE
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Debes indicar al programa si la factura es para una entidad privada o pública, ya que cambia ligeramente el formato.

Escoge el tipo de factura
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Si tienes que generar una factura para una entidad o administración pública se te pedirán más datos, como muestra la siguiente pantalla.

pantalla datos adicionales
5
A continuación podrás introducir los siguientes campos para la generación de la factura:

campos factura


  • Método de pago: Deberás seleccionar un método de pago de entre los métodos de pago que tienes configurados.
  • Número de cuenta: Cuando el método de pago seleccionado sea una transferencia o recibo, se deberá introducir el número de cuenta.
  • Número de expediente (FileReference): Número del expediente de contratación asociado a la factura. La obligatoriedad de rellenar este campo dependerá de la administración en la que se presente la factura, así como el formato que debe cumplir. Por ejemplo, para la Generalitat de Cataluña es obligatorio rellenar este campo, mientras que para el Gobierno de Navarra es opcional.
  • Referencia de la operación/Número del pedido/Número de contrato del Receptor (ReceiverTransactionReference): Indicador que permite la correcta tramitación de la factura para las administraciones que lo requieren. La obligatoriedad de rellenar este campo dependerá de la administración en la que se presente la factura, así como el formato que debe cumplir. Por ejemplo, para emitir facturas a la Generalitat de Cataluña y su sector público es obligatorio rellenar este campo.
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Al clickar sobre el botón Generar se iniciará la descarga de la factura, que tendrá extensión XSIG si está firmada o extensión XML si no lo está.

Si necesitas una factura firmada y no la obtienes consulta la sección de más abajo que explica Cómo configurar Contasimple para firmar las facturas digitalmente.

Para visualizar el contenido de una FacturaE puedes utilizar la herramienta del Ministerio de Hacienda: Visualizador FacturaE

Si tienes problemas con el fichero generado, puedes validar tu factura con la siguiente herramienta, también del Ministerio de Hacienda: Validador FacturaE

Si el receptor es una entidad privada, puedes enviarle el archivo directamente por correo electrónico, sin embargo, si el receptor es una administración pública, el proceso de envío varía de una administración a otra, pero generalmente suele requerir subir el archivo a una web específica que debe facilitarte la propia administración.

Cómo configurar Contasimple para firmar digitalmente las facturas



Para poder firmar digitalmente una factura en formato FacturaE necesitas disponer de un certificado digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Se trata del mismo certificado que puede utilizarse para presentar tus impuestos por internet.

Si no dispones de uno puedes solicitarlo en: Sede electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre

A continuación te explicamos cómo importar tu certificado digital en Contasimple para poder firmar digitalmente tus facturas:

1
Dirígete a la pantalla de Configuración haciendo un click en el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla.

accede a configuración
2
Haz click sobre el enlace Certificados digitales

click en certificados digitales
3
Se mostrará la pantalla de Configuración del certificado digital. Arrastra el fichero con el certificado sobre el panel resaltado con una línea discontinua o clicka sobre el botón con el texto Haz click para subir tu certificado y selecciona el certificado a subir.



subir certificado

Si el certificado requiere contraseña, se te solicitará en este momento.

Para que el certificado sea válido para la firma de facturas debe incluir las claves privada y pública en el fichero.

IMPORTANTE: El certificado a subir tiene que tener extensión PFX o P12 y contener la clave pública y privada del certificado en el mismo fichero. Si has descargado el certificado desde la web de la Agencia Tributaria, asegúrate de exportar la clave privada al guardarlo en fichero.
4
Llegados a este punto ya has subido el certificado digital a Contasimple, y sólo falta configurar el programa para que firme las facturas en formato FacturaE. Para ello debes desplegar el menú de Configuración (moviendo el mouse sobre el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla) y clickar sobre Facturas.

Accede a Configuración -> Facturas
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Se mostrará la pantalla de Configuración de facturación. Baja hasta la sección de Firma de facturas electrónicas y marca la opción Firmar mis Facturas Electrónicas en formato FacturaE 3.2.



firma facturas electronicas

6
Al marcar la opción anterior se mostrará el certificado subido anteriormente al servidor, selecciónalo para firmar tus facturas con él y no olvides clickar sobre Guardar.

certificado subido
7
Ya has terminado la configuración, a partir de ahora, cada vez que exportes una factura en formato FacturaE se exportará con extensión XSIG y firmada.

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