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Tutorial sobre las Remesas bancarias



El módulo de Remesas bancarias es una herramienta que permite a la empresa cobrar a sus clientes a traves de recibos bancarios según la norma SEPA.
   Por ejemplo: Podrás crear recibos bancarios recurrentes o puntuales y agruparlos en remesas para su cobro en tu banco habitual.
   Otra manera de trabajar es generar facturas como siempre, y una vez generada generar el recibo equivalente a la factura.



¿Dónde puedo encontrar dicha funcionalidad?


En el menú superior existe una pestaña llamada Bancos, al seleccionarla aparecerá una subopción llamada Recibos bancarios que al clicarla te lleva directamente al módulo.

Menú de remesas y recibos bancarios

Introducción a remesas bancarias

El proceso de remesas es el siguiente:


El módulo de remesas te permite realizar las siguientes acciones:
  • Crear recibos puntuales.
  • Crear reicbos recurrentes.
  • Generar remesas bancarias.
  • Descargar el fichero SEPA norma 19.14. (compatible con todos los bancos europeos)
  • Generar facturas automáticamente sobre los recibos generados así como enviar las facturas a tus clientes.
  • Marcar dichas facturas como pagadas en el sistema.
  • Gestionar de forma fácil los impagos a través de fichero bancario.
  • Hacer un seguimiento cómodo y rápido de tus recibos y sus estados.

Conceptos

  • Recibo bancario: Un recibo es una operación única de cobro de una cantidad de dinero a una cuenta bancaria específica.

    • Recibo puntual: Es un recibo que se gira una única vez, o al menos, que no se cobra con una frecuencia de tiempo constante.
      Por ejemplo: Un cliente te pide que le hagas un trabajo, que no se va a repetir o cuyo coste, no será el mismo que el siguiente trabajo. En este caso podrías generar un recibo puntual para cobrar dicha cantidad.
    • Recibo recurrente: Es un recibo que se repetirá a lo largo del tiempo con cierta frecuencia.
      Por ejemplo: Cobras una suscripción a tus clientes cada mes/semana/trimestre/{...}, y no quieres generar el recibo manualmente. El sistema lo realiza por ti.
  • Remesa bancaria: Agrupación de recibos que se enviarán de forma conjunta para ser cobrada al banco.

  • Norma SEPA / Norma 19.14 / Fichero cuaderno 19.14: Es un fichero de forma estándar, con el que trabajan todos los bancos europeos y te permite generar recibos a cualquier cuenta bancaria europea.

Requerimientos para trabajar con remesas

Es necesario:
  • Hablar con tu banco habitual. El banco te ha de habilitar para poder generar remesas bancarias. Deberá facilitarte un mínimo de datos como por ejemplo el "Sufijo Acreedor" (Tres carácteres que te identifican como acreedor).
  • Crear un contrato bancario de remesas en Contasimple. Un contrato bancario simplemente es una configuración bancaria donde cobrar tus recibos. Contasimple te permite tener tantas configuraciones como necesites de forma que puedas cobrar ciertas remesas en una cuenta y otras remesas en otras cuentas. Para ello, deberás crear un "contrato bancario" para cada cuenta donde desees cobrar a tus clientes.

Para crear un contrato bancario:


Configurar contrato bancario
Configurar contrato bancario
Configurar contrato bancario

Importante: Hay que rellenar estos campos correctamente o el fichero generado no será procesado por el banco.
  • Nombre: Nombre privado para identificar el contrato.
  • Nombre del banco: Nombre privado para identificar el banco.
  • Sufijo acreedor: Identificador numérico de 3 dígitos proporcionado por el banco.
  • IBAN: Cuenta bancaria donde cobrar los recibos.
  • BIC: Se calcula automáticamente. BIC asociado a la cuenta bancaria. Si no lo sabes, pídeselo a tu banco.
  • Razón social/NIF ordenante: Información de la empresa que cobrará los recibos.
  • Razón social/NIF presentadora: Información de la empresa que subirá al banco el fichero (lo normal es que la empresa que ordena el cobro y la que realiza la acción de cobrar sea la misma).

Cómo crear un recibo bancario

Recibo puntual


1
Ir a la pantalla de creación de recibos.

Nuevo recibo bancario
2
Rellenar las direrentes secciones del formulario.

Nuevo recibo bancario
  • Habilitado: Puedes crear un recibo que decidas que no se pueda procesar por el momento.
  • Tipo de recibo: Si es un recibo puntual (generado una sola vez) o recurrente.
  • Fecha de cobro: Fecha en la que el recibo estará listo para ser cobrado (Aparecerá en el listado de recibos disponibles al generar la remesa).
  • Información del titular: Si el titular es cliente puede seleccionarlo del listado. En caso contrario puedes decidir crearlo o simplemente girarle el recibo sin darlo de alta.
  • Información de pago: Cuenta bancaria de tu cliente (IBAN + BIC). Concepto que le aparecerá tanto en la descripción del cobro en su banco, como en su factura en el caso de generarla.
  • Importe: Cantidad de dinero final que se enviará al banco a cobrar. Esta cantidad ya debe llevar todos los impuestos añadidos.
  • Información de facturación: Es opcional, solamente se rellena si quieres generar una factura para este recibo de forma automática.

    Información de facturación
    • Si hemos de generar la factura se han de rellenar los datos del receptor de la factura, así como el importe de Base imponible y los tipos de impuestos.
    • Se podrá también Marcar la factura como pagada.
    • Se podrá también, enviar directamente la factura a tu cliente en el momento en que se cree la remesa bancaria.

Recibo recurrente


Premite crear recibos con una frecuencia de cobro automatizada segun las necesidades de tu negocio.

Nuevo recibo bancario recurrente
  • Información del titular: Es la misma que al del recibo puntual. Consultar la ayuda de la sección recibo puntual.
  • Información de pago: Es la misma que al del recibo puntual. Consultar la ayuda de la sección recibo puntual.
  • Información de facturación: Es la misma que al del recibo puntual. Consultar la ayuda de la sección recibo puntual.
  • Información del recibo:
    • Fecha inicio cobro: En recibos recurrentes, este campo significa la fecha en la que se activará el primer recibo para su cobro.
      Para el resto de recibos autogenerados, se aplicará la frecuencia seleccionada sobre esta fecha.

      Ejemplo: Hoy es día 01/01/2017.
      La fecha de inicio de cobro es 15/03/2017.
      La frecuencia de cobro es mensual.

      1er Recibo será el: 15/03/2017.
      2º Recibo: 15/04/2017.
      3er Recibo: 15/05/2017.
      {...}.

      ¿Qué pasa si no genero la remesa y el recibo debería haber sido cobrado más de una vez?

      No pasa nada, si la frecuencia del recibo es alta y por tanto, deberían haber sido pasados varios recibos, al generar la remesa, se pasará el primer recibo, y volverá a aparecer el recibo de nuevo (el que falta) para generar una remesa nueva, y así sucesivamente con los recibos que no hayan sido procesados.

      Ejemplo: Un recibo que empieza el día 1 y se debe cobrar cada día.
      - Día 1. Se debería haber cobrado 1 recibio.
      - Día 2. Se debería haber cobrado 1 recibo.
      - Día 3. Se debería haber cobrado 1 recibo.

      A día 3, proceso los recibos. Aparecerá el recibo del día 1.
      Una vez procesados, vuelvo a ir a la pantalla de procesar recibos. Aparecerá el recibo del día 2.
      Una vez procesado, vuelvo a ir a la pantalla de procesar recibos. Aparecerá el recibo del día 3.
      Una vez procesado, vuelvo a ir a la pantalla de procesar recibos. No aparece nada pendiente de procesar.


    • Frecuencia de cobro: Te permite decidir el tipo de frecuencia de cobro de este recibo:
      • Por intervalo de tiempo: Puedes introducir una frecuencia diaria, semanal, mensual o anual.
        Ejemplo: Puedes definir cada 2 Semanas, 3 meses, 2 años etc... Marca el número en la casilla, y selecciona la frecuencia.
      • Por frecuencia mensual: Si trabajas con frecuencias mensuales, puedes seleccionar las opciones más típicas.
        - A principio de mes: El día 1 de cada mes.
        - A final de mes: Será el último día del mes (si es Enero, será el 31, si es Febrero, depende de si es bisiesto (29) o no (28), ...)
        - Un día a definir de cada mes: Por ejemplo, el día "7" de cada mes.
Consulta siempre la tabla con las estimaciones del cobro calculadas para asegurarte que son las que tienes pensadas.

Tabla estimaciones cobro de los recibos recurrentes

Cómo crear una remesa

Una remesa es una agrupación de recibos bancarios, que se van a enviar al banco para su cobro.

1
Para crear una remesa, accede a la sección: "Procesar recibos"

Crear una remesa
2
Selecciona los recibos (recurrentes o puntuales) que quieres incluir en esta remesa.
Selecciona el contrato bancario (banco donde quieres cobrar la remesa).
Selecciona la fecha de cobro. (Fecha en la que se hará efectivo el cobro en tu cuenta bancaria)
Importante: La normativa bancaria no permite poner fechas de cobro inferiores a 7 días respecto la fecha en la que se sube el fichero. Nuestra recomendación, es poner una fecha 10 días posterior para evitar conflictos.


Crear una remesa
3
Confirma que la cantidad es correcta. La remesa se generará en cuestión de segundos. Cuando esté lista, la plataforma te enviará un mensaje y te la copiará en tu disco duro virtual.

Confirmación remesa
4
Consulta el estado en el histórico de remesas.



Consulta de remesas generadas y descarga del fichero bancario 19.14

Accede al histórico de remesas en el menú lateral.
En esta pantalla, se listarán todas las remesas realizadas con el estado de la misma.

Histórico de remesa
Si el estado es "Procesado", aparecerá un botón verde para la descarga directa del fichero del cuaderno 19.14, para subirlo a tu banco habitual.
A su vez, puedes ver el detalle del procesado de la remesa, clicando el botón contiguo gris "Ver recibos de la remesa".

Detalle del histórico de remesa
En esta pantalla podrás consultar:
  • Estado de la generación de la remesa.
  • Estado del procesado de cada recibo de forma individual.
  • En el caso que se requiera crear factura y enviarla, estado del envío del email.
  • Las facturas generadas para cada recibo.
  • Consultar el detalle completo de la remesa.


Otros temas a tener en cuenta

  • Numeración de las remesas y recibos: Cada remesa se numerara con un valor numérico incremental, empezando por el 1.
    Cada recibo, dentro de una remesa, se numerará con el número de la remesa y un valor numérico incremental, separado por un ".".
    De esta forma, la tercera remesa tendrá los siguientes recibos:
    - Recibo "3.1" - Primer recibo de la tercera remesa.
    - Recibo "3.2" - Segundo recibo de la tercera remesa.
  • Disco Virtual: Todos los ficheros del cuaderno 19.14 generados se suben de forma automática a tu disco virtual. Puedes descargarlos también accediendo directamente al disco virtual.
    Carpeta "Documentos adjuntos" -> "Domiciliaciones / Remesas / Cuaderno19.14" -> AÑO

    Remesas en el disco duro virtual

Gestión de impagos y devoluciones

Una vez finalizada la gestión de una remesa, tienes la posibilidad de gestionar de forma cómoda la morosidad de dichos recibos, es decir los impagos o devoluciones.

Para ello, te recomendamos que consultes el tutorial de Gestión de impagos y devoluciones.


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